Avertissez vos clients, contacts et collègues de votre absence. Préparez un briefing pour les personnes qui assurent le suivi de vos dossiers et informez-les sur la manière de procéder les semaines qui suivent. Appelez vos clients ou envoyez-leur un e-mail pour les informer et planifier les tâches les plus urgentes. Le projet sera-t-il en suspens pendant votre absence ? Une autre personne prendra-t-elle le relais ? Si vous lez prévenez bien à l'avance, ils auront le temps de prendre vos congés en compte.
N'oubliez-pas vos outils de base ! Votre messagerie Outlook dispose d'une fonction out-of-office, utilisez-la ! Vous ne serez probablement pas en mesure d'informer tous vos contacts, optez pour un message indiquant la durée de votre absence ainsi que les personnes qui peuvent les aider pendant cette période. Cela leur sera certainement utile.
Sharepoints est une façon d'automatiser les flux de travail et permet de transférer certaines activités automatiquement à la bonne personne, traiter automatiquement les demandes des clients et avertir les services concernés de certains projets en cours lorsqu'un travailleur n'est pas là.
Beaucoup de choses peuvent être gérées par le client ou par un collègue s'ils ont l'accès aux formulaires ou aux logiciels appropriés. Il s'agit de portails en libre-service tels ceux utilisés pour l'e-banking, les déclarations d'impôts en ligne, la gestion des services internet ou la commande de courses online. Tout ce qu'ils peuvent faire par eux-mêmes ne devra plus l'être par vous-même !
Un 'bot' a une réponse à tout. Il peut se balader dans les répertoires d'un ordinateur, des bases de données en ligne ou des données de personnes de contact de manière à répondre à presque toutes les questions standard. Si le 'bot' atteint la limite de ses capacités, il avertit le client et lui communique le nom de la personne appropriée à qui s'adresser.
Vous n'êtes pas le seul à prendre des vacances. Proposez votre aide à vos collègues, ils feront de même à votre égard. La collégialité, cela paie !
(eh/jy) – Source : OrbitOne.com
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