Jobs via e-mail
Send me 'Management assistant / secretary' jobs in Western Flanders
Onze klant is internationaal actief in de ophaling, reconditionering en recyclage van industriële verpakkingen.
Ze zijn marktleider in het 200L stalen vaten segment.
HR management assistant
Job description
Ben jij een ervaren organisatietalent dat energie haalt uit structuur brengen, vooruitdenken en ontzorgen? Wil je een sleutelrol spelen in een innovatieve, circulaire onderneming waar je dagelijks bijdraagt aan een duurzamere wereld? Dan is dit jouw kans!
Onze organisatie geeft gebruikte materialen een tweede leven. Wat niet herbruikbaar is, wordt op een verantwoorde manier gerecycleerd. Met een team van meer dan 140 collega’s werk je mee aan een proces dat zowel maatschappelijk als ecologisch impactvol is.
Jouw rol
Als Management / Executive Assistant ben jij de rechterhand van de CEO. Jij zorgt ervoor dat alles efficiënt, gestructureerd en vooruitziend verloopt. Je beheert volledige agenda’s, mailverkeer en dossiers en hebt toegang tot gevoelige informatie, waarvoor discretie en nauwkeurigheid essentieel zijn.
Je takenpakket omvat o.a.:
- Filteren, structureren en opvolgen van inkomende communicatie: mails, berichten, telefoons, afspraken
- Voorbereiden en uitwerken van communicatie, notities, acties en opvolging
- Beheren van agenda’s en planning van de CEO, inclusief praktische regelingen zoals vluchten en hotels
- Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen, dossiers, beslissingen, presentaties en deadlines
- Opzetten en onderhouden van een overzichtelijke kennis- en documentstructuur over verschillende vennootschappen
- Administratieve, organisatorische en financiële ondersteuning
- Contact onderhouden met externe partijen zoals notarissen, advocaten en belangrijke klanten (Frans & Engels)
- Proactief meedenken, anticiperen op vragen en voorbereid antwoorden kunnen geven
- Gebruik van digitale tools en AI om werkprocessen te optimaliseren
Profile
Dit heb je nodig voor de job
Voor deze functie te Roeselare zoeken wij een dynamisch, matuur en communicatief sterk profiel dat:
- Ervaren is in een vergelijkbare rol en discreet kan omgaan met vertrouwelijke informatie
- Organisatorisch sterk is en overzicht bewaart, ook bij complexiteit en drukte
- Proactief denkt en voorbereid kan anticiperen op vragen van de CEO
- Goed kan plannen en prioriteiten stellen, inclusief coördinatie van meerdere vennootschappen
- Sterk is in notuleren, mailverkeer beheren en dossieropvolging
- Talenkennis heeft: Nederlands, Frans en Engels; kennis van Spaans? Dit is zeker een plus!
- Comfortabel is in contact met externe partijen, zoals klanten, notarissen en advocaten
- Digitale tools en AI efficiënt kan inzetten om processen te stroomlijnen
- Sterk in schoenen staat en assertief kan optreden waar nodig
Offer
- Group insurance
Je loon en extralegale voordelen
Wat bieden wij?
- Een zeer veelzijdige functie met veel autonomie en ruimte voor eigen initiatief
- Correct salaris met extralegale voordelen
- Werken in een modern, dynamisch en familiaal bedrijf dat marktleider is in zijn sector en voortdurend innoveert
- Een rol waarbij je een directe impact hebt op de efficiëntie van het management en het succes van de organisatie
Onderling met de collega's afspreken.