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GALACTIC
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Executive Assistant

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Published on Jobat.be 10 days ago

Executive Assistant

Galactic, un des leaders mondiaux en biotechnologie au service de l’alimentation humaine et animale, aide depuis 1994 ses clients à développer des produits sûrs, sains, durables et de qualité. Spécialiste en fermentation, nous offrons une large gamme d’antimicrobiens et de solutions naturelles innovantes tels que l’acide lactique, les lactates et autres dérivés. Avec son siège social en Belgique, des installations de production aux Etats-Unis, en Chine et en Europe, Galactic emploie près de 250 personnes dans le monde dont 120 en Belgique et est active dans plus de 80 pays.

Job description

Responsable de l’assistance administrative et organisationnelle de plusieurs membres de la Direction afin de contribuer au bon déroulement de leurs activités quotidiennes.

  • Assurer le secrétariat de la Direction Générale. Dans ce cadre, vous :
  • Etes responsable de l’accueil des visiteurs sur le site et de la coordination avec les différentes sociétés locataires du site.
  • Rédigez les PowerPoint en français et anglais ainsi que les comptes-rendus des réunions et diverses correspondances (ex : réunion des ventes).
  • Etes en charge de l’organisation des voyages de la Direction, des réservations de restaurants, l’établissement des notes de frais, ….
  • Gérer des tâches administratives et organisationnelles e.a. :
  • La gestion day-to-day des différents bureaux.
  • La gestion des achats des consommables.
  • La gestion des baux avec les locataires et interface pour toute demande.
  • Superviser le rangement, la propreté et la sécurité du bâtiment et rappeler à l’ordre si besoin.
  • Assistance du Directeur commercial. Dans ce cadre, e.a., vous :
  • Effectuez le contrôle des commissions et des remises des clients.
  • Contrôlez de présence au bureau (compléter des calendriers)
  • Être l’interface entre la société et les externes pour l’organisation des voyages des externes, l’obtention des VISA.
  • Être le relais du secrétariat du service du Personnel pour e.a. :
  • La préparation physique de l’accueil des nouveaux membres du personnel.
  • Les traductions français – anglais des procédures ;
  • L’interface pour la gestion du parc automobile.
  • Le support pour l’organisation des fêtes fin d’année.
  • Le support pour tout autre dossier administratif demandé.

Profile

  • Une formation de Bachelor (Secrétariat de Direction) et minimum 3 à 5 ans d’expérience significative.
  • Bonne connaissance des outils informatiques courants (Linked-In, Word, Excel, Power Point, Autre soft de mis en page, CRM).
  • Bilingue Français – Anglais et la connaissance du néerlandais est un atout.
  • Vous possédez un excellent sens de l’organisation.
  • Vous êtes orienté client.
  • Vous avez l'esprit constructif et d’anticipation.

Vous faites preuve de discrétion et de polyvalence.

Offer

Un contrat CDI

Un poste stimulant qui vous donne la possibilité de prendre une part active au développement d’une société jeune et innovante et d’y faire votre carrière.

Une société à taille humaine avec une dimension internationale, encourageant l’autonomie et l’esprit d’équipe.

Un package salarial intéressant assorti d’avantages extralégaux (chèques repas, écochèques, l’assurance hospitalisation pour vous et votre famille : consultations médecins, frais dentaires, optiques, médicaments prescrits, consultations et soins paramédicaux, l’assurance de groupe (vie/décès/rente d’invalidité).

Une expérience pluridisciplinaire, formatrice et stimulante par les défis à réaliser et la variété du travail.

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    Characteristics

    Requirements

    • Academic Bachelor
    • At least 5 years experience
    • French

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    • Permanent
    • Full-time

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