Efficiënter e-mailen en vergaderen doe je zo

Uit een studie van Robert Half Nederland blijkt dat meer dan een derde van de HR-managers van mening is dat werknemers het stijgend aantal e-mails niet kunnen verwerken. Ook 83 procent van de vergaderingen zou volgens hen niet productief zijn.

Productiviteit

"Vergaderingen en e-mail kunnen heel waardevol zijn in communicatie en besluitvorming, maar alleen als ze op een goede manier gebruikt worden", aldus Stephan Renken, directeur Robert Half Nederland.

"Hoewel dat voor de meeste mensen heel logisch klinkt, blijkt dat het onvoldoende in de praktijk wordt gebracht. Bedrijven kunnen een flinke productiviteitsslag maken wanneer zij deze problemen slim aanpakken. Dit kunnen ze bijvoorbeeld doen door samen met medewerkers meetings te evalueren of door gezamenlijk afspraken te maken over intern e-mailverkeer."

Het rekruteringsbedrijf geeft nog enkele tips om efficiënter te e-mailen en te vergaderen:

E-mail

• Probeer tijd efficiënt te benutten, door enkel op een aantal vaste momenten per dag je mails te beantwoorden.
   
• Mail alleen naar personen voor wie je boodschap relevant is. Voorkom te veel (onnodige) personen in ‘CC’.
   
• Spreek met je baas en collega’s af wanneer en waarvoor onderling e-mails kunnen worden verstuurd. Zo voorkom je een stijgend aantal (onnodige) e-mails. Vaak is een korte mondelinge vraag of toelichting efficiënter dan een e-mail.
   
• Ga slim om met de onderwerpregel. Zorg dat de ontvanger de e-mail ook meteen zelf efficiënt kan behandelen en direct kan zien of er actie moet worden ondernomen of niet.

Vergadering

• Beperk de lengte van vergaderingen tot 30-45 minuten. Na die tijd zal de concentratie van aanwezigen immers dalen, wat direct impact heeft op de effectiviteit van de vergadering.
   
• Zorg dat er voorafgaand een agenda wordt gedeeld met de aanwezigen en dat het doel van de vergadering wordt vastgelegd. Wanneer de agenda tijdig wordt gedeeld, kunnen aanwezigen zich vooraf voorbereiden, wat bijdraagt aan de productiviteit. Als er geen agendapunten of doelen zijn, is het niet nodig de vergadering door te laten gaan.
   
• Beperk de tijd per agendapunt, zodat alle agendapunten kunnen worden behandeld.
   
• Na de vergadering is het handig als de voorzitter een samenvatting van de vergadering deelt, inclusief afgesproken actiepunten, wie verantwoordelijk is en de deadlines. Zo is de kans groter dat afspraken ook werkelijk worden uitgevoerd.

(nm) – Bron: Roberthalf.nl