Plan elke week een ‘shituur’
De ideale oplossing voor ‘shitjobs’ die elke werknemer heeft is een wekelijks ‘shituur’. Tijdens dit uur geldt er maar een regel: ‘ik doe het nu!’.
Hieronder de meest effectieve technieken om met deze tijdverspillers om te gaan ...
Als een taak af is, is hij af. Iedere minuut die je er extra aan besteedt is pure verspilling. Bepaal dus duidelijk voor iedere taak wat “goed genoeg” is. Zodra je dit bereikt hebt, ga je verder met je volgende taak.
Houdt altijd dit kernprincipe in gedachten: eerst uitdagen, dan besluiten, vervolgens uitvoeren. Een perfectionist is iemand die steeds blijft uitdagen, in plaats van na het besluit te focussen op de uitvoering.
Zoals de bekende sportcoach John Wooden zei: “Als je al geen tijd hebt om het goed te doen, wanneer ga je dan tijd hebben om het opnieuw te doen?” Zorg dus dat je alles in één keer goed doet. Een goede focus en concentratie helpen daarbij.
Deze tijdverspiller geldt vooral voor administratieve taken: een fout leidt tot een klacht, en alle moeite van de afhandeling had voorkomen kunnen worden door de fout niet te maken. Maar dit geldt ook voor organisatorische functies. Bij het nemen van besluiten geldt bijvoorbeeld: zorg dat alle mensen met inspraak direct betrokken zijn en baseer het besluit op objectieve informatie, zoals statistieken. Zo voorkom je dat andere belanghebbenden later een beslissing omkeren, of dat nieuwe informatie zorgt dat je weer een stap terug moet nemen.
Wij zijn allemaal goed van binnen en willen niets anders dan anderen helpen. Maar soms gaat dat ten koste van onszelf. Hieronder staan een aantal concrete suggesties om toch respectvol “nee” te zeggen tegen collega’s die van je tijd komen roven:
En laten we de rollen eens omkeren. Heb je jezelf al eens afgevraagd of je respectvol omgaat met de tijd van jouw collega’s?
Ken je dat gevoel? Je ontvangt een gesproken of geschreven bericht dat er iets fout is gegaan en je weet direct: o jee, dat is míjn schuld! Je weet direct wat de oorzaak is en schiet in gang: corrigeren, excuseren en hup, versturen.
Maar in je haast heb je weer een fout gemaakt, en je moet je nogmaals excuseren aan al je collega’s. Nu is het pas écht gênant geworden.
Overhaaste acties maken problemen alleen maar erger. Denk dus altijd rustig na voordat je actie neemt. Verzamel feiten en statistieken, en benoem vervolgens verschillende opties om met het noodgeval om te gaan. Overleg eventueel ook even met een collega over de oplossing. Zo voorkom je dat met een foute aanname of overhaaste actie het noodgeval nog erger gemaakt wordt.
Heb je ook collega’s aan wie je best geen e-mails meer stuurt? Over hun schouder zie je dat het aantal ongelezen berichten niet meer te tellen is, en hun inbox is geworden tot een Bermudadriehoek waarin op mysterieuze wijze van alles verdwijnt.
Hoe hou jij jouw e-mailverkeer wél onder controle?
Zoek je meer tips over omgaan met e-mails en andere stressfactoren op kantoor? Vraag dan het gratis rapport over e-mailen op kantoor aan.
(ak)
Alexander Keehnen is projectmanager bij een grootbank en geeft workshops over zelfmanagement. Meer tips over werken op kantoor zijn te lezen in zijn boek ‘Weg met Stress op Kantoor’.
17 september 2014Meer dan 440.000 Jobat gebruikers zijn wekelijks op de hoogte
De ideale oplossing voor ‘shitjobs’ die elke werknemer heeft is een wekelijks ‘shituur’. Tijdens dit uur geldt er maar een regel: ‘ik doe het nu!’.
Werknemers verliezen bijna een derde van hun werkweek door hun e-mails te bekijken en te beantwoorden. Dat blijkt uit onderzoek van McKinsey & Company.
Een studie van Google toont aan dat niet de jongere generatie, maar vooral leidinggevenden tijdens de werkuren actief zijn op sociale media.
Maar liefst 1 op 3 Belgische werknemers houdt geen rekening met beperkingen op het gebruik van social media op het werk.
Mensen doen meer en meer overuren en brengen zo hun werk-privéleven uit balans. Maar waarom doen we nu eigenlijk overuren?
Een gesprek met je werkgever kan lastig zijn. Zeker wanneer je iets delicaats wil bespreken. Hoe pak je zo’n gesprek dan best aan? Lees hier 5 do’s-and-don’ts.
Werk waar een geurtje aan hangt? Grote kans dat je 'm terugvindt in onze lijst van '10 vuilste jobs'. Van vuilnisman tot pornoacteur, ontdek de lijst hier.
In ‘Niet appen tijdens het eten’ overlopen auteurs Sanne Kanis en Aaron Mirck een 30-tal kwesties rond digitale etiquette. Welke tips moet je zeker onthouden?
Zit je zo’n beetje in te dommelen achter je computer? Heb je last van werkmoeheid? Tijd om je te herpakken! Met deze 5 tips moet het lukken …