Meer en meer is facility mangement een essentieel onderdeel geworden van de bedrijfsvoering en neemt het een strategische positie in. De moderne facility manager maakt deel uit van de strategische en operationele bedrijfsvoering. Bedrijven zullen meer en meer diensten outsourcen en zich enkel bezig houden met hun core-business. Het is de rol van het facility team om alle medewerkers en bezoekers te ontvangen in een gebouw dat beantwoord aan alle eisen van de moderne en hedendaagse eisen teneinde dat iedereen zich hier in een optimale werkomgeving thuis voelt. Hierdoor kan men eveneens streven naar meer efficiëntie en kostenbesparend werken.

Opmaak van Service Level Agreements (SLA) en Key Performance Indicators (KPI) 

Naargelang het over middelen contracten of over kwaliteits contracten gaat dienen de SLA’s overeenkomstig deze criteria opgesteld te worden. De SLA’s moeten onderhandeld worden en dienen in het lastenboek van de respectievelijke leveranciers beschreven te worden.
Hoe stellen we een basis SLA op? Hoe gaan we deze meten? Hoe maken we een balanced scorecard op? Gaan we boetes toepassen? Hoe gaan we deze toepassen? Opmaken van KPI’s per leverancier en globaal. We dienen te evalueren welke KPI’s zwaarder wegen dan andere (m.a.w. waar ligt het zwaartepunt van het contract naargelang de corebusiness van het bedrijf?)

Het overzichtelijk opmaken van de operationele rapportage aan de hand van de KPI’s. De facturatie: Base en above base facturatie. Wat is het verschil? Wat zijn de voor – en nadelen voor het facility bedrijf en voor de klant? 
De verschillende contract modellen. (bv. Het ski-booth model). De voor-en nadelen. 
Wat dient er operationeel en financieel geraporteerd te worden. Hoe groter de organisatie, hoe meer rapportage. (bv. HSE& Quality, KPI, Verbeteringsvoorstellen, Besparingsvoorstellen, Evaluatie onderaannemers, Tevredenheidsenquêtes, Energiebeheer…)

Over de docent Tom Ryckaert:

Tom Ryckaert heeft een passie voor en expertise in facility- en vastgoedmanagement. Hij heeft werkomgevingen wereldwijd getransformeerd om de tevredenheid van werknemers en klanten te verhogen. Zijn uitgebreide ervaring strekt zich uit over nationale en internationale platformen. Als medeoprichter van 2nRich streeft hij ernaar organisaties, teams en individuen te verrijken in hun persoonlijke en professionele leven. Toms leiderschap strekt zich uit tot zijn rol als bestuurslid van IFMA België, waar hij innovatie- en technologie-initiatieven leidt, waardoor hij vooruitgang boekt op het gebied van facility management.

• Dag 1
  • Inleiding tot Facility Management Rapportage:
    • Definitie van financiële en operationele rapportage in facility management.
    • Het belang van nauwkeurige en overzichtelijke rapportage voor het beheer van faciliteiten.
  • Operationele Rapportage en KPI's:
    • Identificatie van relevante Key Performance Indicators (KPI's) voor facility management.
    • Methoden voor het verzamelen, analyseren en presenteren van operationele gegevens.
    • Gebruik van KPI's voor het monitoren en verbeteren van prestaties.
  • Facturatie: Base en Above Base Facturatie:
    • Definitie van Base en Above Base facturatie.
    • Verschil tussen Base en Above Base facturatie.
    • Voor- en nadelen voor facility managementbedrijven en klanten.
  • Contractmodellen in Facility Management:
    • Overzicht van verschillende contractmodellen, zoals het ski-booth model.
    • Analyse van voor- en nadelen van elk contractmodel.
    • Selectie van het meest geschikte contractmodel op basis van behoeften en doelstellingen.
  • Operationele en Financiële Rapportage:
    • Vereisten voor operationele en financiële rapportage in facility management.
    • Voorbeelden van operationele en financiële rapporten.
    • Het belang van een gestructureerde rapportage voor effectief besluitvormingsproces.
  • Uitgebreide Rapportage in Grote Organisaties:
    • Toenemende complexiteit van rapportage in grotere organisaties.
    • Overzicht van extra rapportagegebieden, zoals HSE & Quality, Verbeteringsvoorstellen, Besparingsvoorstellen, Evaluatie van onderaannemers, Tevredenheidsonderzoeken, Energiebeheer, enz.
    • Strategieën voor het beheren van uitgebreide rapportagevereisten.
  • Praktische Toepassing en Case Studies:
    • Casestudy's en praktijkoefeningen om de geleerde concepten toe te passen.
    • Bespreking van real-life voorbeelden en best practices in rapportage.
    • Interactieve sessies om uitdagingen en oplossingen te bespreken.
      
• Dag 2:
  • Inleiding tot SLA's en KPI's:
    • Definitie van Service Level Agreements (SLA's) en Key Performance Indicators (KPI's).
    • Het belang van SLA's en KPI's in contractmanagement.
    • Overzicht van verschillende typen SLA's en KPI's.
  • Soorten Contracten en SLA's:
    • Middelencontracten versus kwaliteitsgedreven contracten: impact op SLA's.
    • Het belang van afgestemde SLA's op de contractsoort.
    • Onderhandelingsstrategieën voor het opstellen van SLA's.
  • Opstellen van Basis SLA's:
    • Identificeren van meetbare doelen en prestatie-indicatoren.
    • Structuur en inhoud van een effectieve SLA.
    • Methoden voor het vaststellen van haalbare servicelevels.
  • Meting en Monitoring van SLA's:
    • Definiëren van meetmethoden en frequentie.
    • Gebruik van technologieën en tools voor monitoring.
    • Rol van rapportage en feedbackmechanismen.
  • Balanced Scorecard (BSC) voor SLA's en KPI's:
    • Het concept van de Balanced Scorecard.
    • Het vertalen van bedrijfsdoelstellingen naar SLA's en KPI's.
    • Integratie van financiële en niet-financiële prestatie-indicatoren.
  • Boetes en Sancties:
    • Overwegingen bij het toepassen van boetes.
    • Alternatieve methoden voor het stimuleren van naleving.
    • Juridische en contractuele aspecten van boetes.
  • Prioritering van KPI's:
    • Evaluatie van de relevantie en impact van verschillende KPI's.
    • Methoden voor het bepalen van het zwaartepunt van het contract.
    • Afstemming van KPI's op de corebusiness van het bedrijf.
  • Oefening: Opmaak van SLA's en KPI's:
    • Deelnemers werken in groepen aan het opstellen van relevante SLA's en KPI's voor verschillende contractscenario's.
    • Presentatie en discussie van de uitkomsten, waarbij inzichten worden gedeeld en beste praktijken worden besproken.
      

De doelgroep voor deze opleiding zijn professionals die werkzaam zijn in het vakgebied van facility management, of zij die van plan zijn om in dit vakgebied te gaan werken.

• (toekomstige) Facility Managers: Personen die verantwoordelijk zijn voor het beheer en de organisatie van facilitaire diensten binnen een organisatie.
• (toekomstige) Facility Coördinatoren: Professionals die assisteren bij het beheer van facilitaire processen en taken.
• Projectmanagers: Personen die betrokken zijn bij de planning en uitvoering van transitieprojecten, met name gericht op het outsourcen van facilitaire diensten.
• Operationele Managers: Personen die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse operationele activiteiten binnen een organisatie, met inbegrip van facilitaire taken.
• Professionals in aanverwante gebieden: Dit kunnen zijn HR-managers, IT-managers, of financiële managers die betrokken zijn bij de besluitvorming rondom outsourcen en faciliteitenbeheer.