Meer en meer is facility mangement een essentieel onderdeel geworden van de bedrijfsvoering en neemt het een strategische positie in. De moderne facility manager maakt deel uit van de strategische en operationele bedrijfsvoering. Bedrijven zullen meer en meer diensten outsourcen en zich enkel bezig houden met hun core-business. Het is de rol van het facility team om alle medewerkers en bezoekers te ontvangen in een gebouw dat beantwoord aan alle eisen van de moderne en hedendaagse eisen teneinde dat iedereen zich hier in een optimale werkomgeving thuis voelt. Hierdoor kan men eveneens streven naar meer efficiëntie en kostenbesparend werken.

Transitie naar outsourced facility Management.

De implementatie van het transitieproject is de meest intensieve fase van het project. In deze fase worden de communicatie- en projectplannen geïmplementeerd die tijdens de mobilisatie zijn ontwikkeld.
Het is de overgang van insourced management naar outsourced management.Maar hoe gaan we te werk om van insourcen naar outsourcen te evolueren?

• De evolutie van FM contracten: single services, multi services, maincontracting & IFM (Integrated Facility Management)
• Er moet eerst beslist worden of we middelencontracten of kwaliteits gedreven contracten zullen afsluiten. En wat met data gedreven contracten? Hoe komen we tot een partnership of een “vested” contract?
• Er dient een globaal lastenboek opgesteld te worden. Richtlijnen voor enkele diensten zoals schoonmaak, catering, handyman services, receptie en security services.
• Hoe speelt data management hier een rol in?
• Vervolgens dient de transitie en implementatie periode bepaald te worden. (Implementatie en go-live datum)
• Alle stakeholders worden uitgenodigd en er wordt een communicatieplan opgesteld.
• Transitie en implementatieplan wordt opgesteld waarin de verschillende Workstreams aan de respectievelijke stakeholders worden toegekend.
• De Transitie en Implmentation manager heeft de leiding, coördineert en stuurt bij waar nodig.
• Overdracht beschrijft de vereisten voor het overdragen van contracteigendom aan het operationele managementteam na voltooiing van een transitieproject.

Strategie voor grote organisaties: hoe worden FM uitbestedingscontracten aangepakt in internationale en multi site bedrijven.

Over de docent Tom Ryckaert:

Tom Ryckaert heeft een passie voor en expertise in facility- en vastgoedmanagement. Hij heeft werkomgevingen wereldwijd getransformeerd om de tevredenheid van werknemers en klanten te verhogen. Zijn uitgebreide ervaring strekt zich uit over nationale en internationale platformen. Als medeoprichter van 2nRich streeft hij ernaar organisaties, teams en individuen te verrijken in hun persoonlijke en professionele leven. Toms leiderschap strekt zich uit tot zijn rol als bestuurslid van IFMA België, waar hij innovatie- en technologie-initiatieven leidt, waardoor hij vooruitgang boekt op het gebied van facility management.

 

• Dag 1:
  • Inleiding tot Transitie Management:
    • Definitie van transitie naar outsourced facility management.
    • Belangrijkste doelstellingen en voordelen van een succesvolle transitie.
    • Overzicht van de transitiefasen en -processen.
  • Contractuele Overwegingen:
    • Middelencontracten versus kwaliteitsgedreven contracten: voor- en nadelen.
    • Het belang van een gedetailleerd en evenwichtig contract.
    • Juridische en financiële aspecten van outsourcingcontracten.
  • Opstellen van een Globaal Lastenboek:
    • Identificeren van essentiële vereisten en doelen.
    • Voorbeelden vanuit schoonmaak, catering, handyman services, receptie en security services.
    • Structuur en inhoud van een effectief lastenboek.
    • Hoe omgaan met data management?
    • Het belang van heldere specificaties en SLA's (Service Level Agreements).
  • Transitieplanning en Implementatie:
    • Vaststellen van de transitie- en implementatieperiode.
    • Rol van de Transitie- en Implementatiemanager.
    • Toewijzing van taken en verantwoordelijkheden aan verschillende stakeholders.
• Dag 2:
  • Stakeholder Management en Communicatie:
    • Identificeren van belangrijke stakeholders en hun belangen.
    • Ontwikkelen van een effectief communicatieplan.
    • Omgaan met weerstand en uitdagingen tijdens de transitie.
  • Overdracht van Contracteigendom:
    • Definitie van overdrachtseisen en -procedures.
    • Voorbereiding van het operationele managementteam voor contractovername.
    • Evaluatie van de voltooide transitie en implementatie.
  • Strategieën voor Grote Organisaties:
    • Specifieke uitdagingen en benaderingen voor internationale en multi-site bedrijven.
    • Best practices voor het beheren van FM-uitbestedingscontracten op grote schaal.
  • Oefening: Opstellen van een Transitie- en Implementatieplan:
    • Deelnemers krijgen de kans om hun kennis toe te passen door een transitie- en implementatieplan op te stellen voor een fictieve casestudy.
    • Groepsdiscussies en feedbacksessies om inzichten te delen en best practices te benadrukken.

De doelgroep voor deze opleiding zijn professionals die werkzaam zijn in het vakgebied van facility management, of zij die van plan zijn om in dit vakgebied te gaan werken.

• (toekomstige) Facility Managers: Personen die verantwoordelijk zijn voor het beheer en de organisatie van facilitaire diensten binnen een organisatie.
• (toekomstige) Facility Coördinatoren: Professionals die assisteren bij het beheer van facilitaire processen en taken.
• Projectmanagers: Personen die betrokken zijn bij de planning en uitvoering van transitieprojecten, met name gericht op het outsourcen van facilitaire diensten.
• Operationele Managers: Personen die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse operationele activiteiten binnen een organisatie, met inbegrip van facilitaire taken.
• Professionals in aanverwante gebieden: Dit kunnen zijn HR-managers, IT-managers, of financiële managers die betrokken zijn bij de besluitvorming rondom outsourcen en faciliteitenbeheer.