Onder impuls van Covid-19 hebben vele bedrijven versneld proberen te digitaliseren. Door de plotse urgentie omwille van verplicht thuiswerk moest er hals over kop geïnvesteerd worden in online oplossingen zoals Microsoft 365 en VPN. Het gevolg van de plotse omslag uitte zich in een wildgroei aan Teams kanalen en een kluwen aan SharePoint pagina’s. Met als gevolg dat niemand precies meer weet waar wat nu ook weer opgeslagen was.

Als je in bovenstaande situatie belandt, is het de hoogste tijd voor Digital Information Management. Breng orde in de chaos door je content en processen op een doordachte manier in te richten. Het doel is om de opslag, toegang, beveiliging en verwijdering van content te stroomlijnen, waardoor efficiëntie, compliance en samenwerking worden verbeterd. Hoe je dat doet, leer je in deze opleiding.

Tijdens deze opleiding leer je in 2 dagen alle belangrijke aspecten van het digitaliseren van je content en je processen. Aan de hand van je eigen praktijkcase ga je interactief op zoek naar nieuwe inzichten en concepten die je nadien kan omzetten in de eigen werkpraktijk.

Na deze opleiding:

• Pak je de verschillende informatie- en digitalisatieuitdagingen met vertrouwen aan.
• Vertaal je de aangereikte concepten en praktijkvoorbeelden concreet naar het digitaliseren van content en processen.
• Kan je zelf oplossingen op basis van een Enterprise Content Management Systeem implementeren.

Dag 1

A. Het digitaliseren van informatie, documenten en processen: wat is het?

Rondetafelgesprek waarbij je de mogelijkheid krijgt om je casestudy en precieze bedrijfscontext toe te lichten. Voor de start van de opleiding neemt de docent contact met je op om vrijblijvend informatie te bezorgen, zodat de opleiding zo optimaal mogelijk afgestemd kan worden op specifieke vragen.

Daarna ontdek je de basisbegrippen en aspecten die van belang zijn bij het digitaliseren van je content en processen. Aan de hand van het volledige contentcreatie-, beheer- en ontsluitingsproces krijg je inzicht in verschillende specifieke concepten, business drivers en technologieën.

Hierbij wordt telkens de link gelegd met de verschillende casestudy's van de collega-cursisten, zodat ervaringen en kennis gedeeld worden.

Je wordt ook geïntroduceerd in de concepten van een Enterprise Content Management-aanpak.

1. De business drivers achter het digitaliseren van content en processen

• Samenwerken
• Toegevoegde waarde
• Kosten
• Compliance/Continuity/Risk

2. Enterprise Content Management

• Content
• Content Management: what’s in a name?
• Enterprise Content Management (ECM)

3. De content lifecycle

• Contentcreatie
• Contentbeheer
• Contentontsluiting

4. Hoe ontstaat content in je organisatie?

• Bronnen van content
• Contentcreatie: MS Office, Google Docs, XML editors, Adobe …
• Capteren van content
• Migratie (import)

5. Hoe wordt content bijgehouden, beveiligd, verwijderd?

• Opslag
• Conservatie, archivering
• Veroudering: hardware, formaten, technologie
• Beveiliging
• Verwijderen van content: hoe ga je hiermee om?

6. Waar werken samenwerken wordt: digitale werkplekken en processen!

• Vanwaar de noodzaak?
• Voordelen en aandachtspunten
• Workflow
• Uitdagingen

7. Hoe behoud je het overzicht?

• Metadata
• Classificatie
• Aanbevelingen

8. Hoe maak je je content snel en efficiënt vindbaar?

• Wat is search?
• Overzicht van verschillende zoekalgoritmen: ‘het Google-effect’
• Aanbevelingen om content vindbaar te maken

9. Hoe publiceer je content?

• Intern / extern
• Mediumneutraal, multi-format / multi-channel delivery
• Create once, publish everywhere

Dag 2

Tijdens dag 2 bekijken we hoe je de opgedane kennis uit dag 1 concreet zou kunnen toepassen binnen je eigen organisatie. Via een helder stappenplan en diverse tips en aanbevelingen leer je hoe je zelf aan de slag kan gaan binnen je eigen specifieke context.

1. Voorbereiding: randvoorwaarden, stakeholders, businesscase en roadmap

• Randvoorwaarden
• High-level scope
• Businesscase
• Van AS IS naar TO BE (doel); de roadmap bepalen (de kaart)

2. Uitvoering: projectaanpak en change management

• Projectaanpak
• Denken (Design)
• Doen (Implementatie)
• Change Management

3. Duurzame resultaten waarborgen, governance, meten is weten (ROI)

• Het beheer van content en werkstromen stopt niet na de oplevering van een project
• Content-governancemodel
• Meten is weten: effectiviteit meten (ROI)

4. Best practices: tips en valkuilen