E-mail: vermijd de (b)cc-terreur

E-mail bcc

Sta jij ook zo vaak in ‘cc’ ? Altijd ter informatie, maar ondertussen vullen deze berichten wel je mailbox. Bovendien vreten ze nodeloos aan je productiviteit, want je hoeft er in principe niets mee aan te vangen. Of verwacht men misschien toch een bepaalde actie van je? Want voor sommige zenders lijken ‘to’ en ‘cc’ wel synoniemen.

Om je mailbox te ontvetten van al die ‘cc’s’ komt er best één richtlijn voor het hele bedrijf. Maar hoe ga je zelf om met onderstaande valkuilen?

Basis ‘cc’

Het ‘to’-veld vraagt om een reactie, het ‘cc’-veld niet ... maar niet iedereen respecteert deze regel. Zelfs al start iemand anders een conversatie met verschillende personen in ‘cc’, verwijder hen gerust wanneer jouw antwoord voor hen niet relevant is. Zij zullen je erg dankbaar zijn.

‘Cc’ to All

Je krijgt een ‘cc’-mail, gaat niet akkoord met de inhoud en reageert er meteen op. Voldaan verstuur je een vurige respons. En dan ontdek je dat je door ‘Reply to all’ ook alle mensen in ‘cc’ met jouw gevoelige bericht hebt bereikt ...

‘Cc’-conflicten

Het gebeurt nog te vaak: een klagende mail naar een collega met de manager in ‘cc’. Verwacht bij een ‘cc’-bericht geen actie van de leidinggevende. Knoop met hem of haar een direct gesprek aan. Zo kader je een probleem duidelijker en werk je samen aan een oplossing. Desnoods stuur je de manager een ‘to’-bericht.

Blinde ‘cc’

De ‘bcc’ lijkt op de ‘cc’-functie. Maar er is wel één groot verschil: de ontvanger ziet niet wie jij in ‘bcc’ gezet hebt. De ontvanger weet dus niet wie meeleest. Deze functie misbruikt men vaak bij conflicten, maar heeft belangrijke nadelen: je verliest je geloofwaardigheid en het komt onprofessioneel over. Wel is ‘bcc’ handig voor het versturen van grote mailings. Dan worden de ontvangers niet gestoord door de honderden mailadressen in ‘to’ of ‘cc’.

Minder ‘cc’

Minder ‘cc’ resulteert in minder mails voor jou en je collega’s. Dat zijn een pak minder berichten om te behandelen. Bovendien leidt een verkeerd gebruik van ‘cc’ mogelijk tot tijdrovende conflicten. Het is vaak beter om problemen direct aan te kaarten. In beide scenario’s spaar je dus tijd uit.

Blijven sommige collega’s je hardnekkig ‘cc’-en? Maak een regel aan in Outlook: alle berichten met jou in ‘cc’ verdwijnen dan in een apart mapje en je krijgt enkel de ‘to’-mails in je Inbox. Bang dat je zo informatie zal missen? Geloof ons, de belangrijkste zaken verneem je gegarandeerd ook op een andere manier.

(tc) – i.s.m. TimeManagementCompany.com 

Meer info over E-mail

12/09/2013