Zo start elke vergadering zoals gepland: 3 tips

uur kijken

Heb je ook vaak het gevoel dat je veel tijd verliest door te wachten op een vergadering die te laat van start gaat? Hoe kan je dit vermijden? Bestaan er technieken om hier iets aan te doen?

Vaak lukt het niet om een vergadering op tijd te starten en is de start ervan een rommeltje. Het gebeurt regelmatig dat slechts twee collega’s op tijd zijn, er is jammer genoeg geen projector beschikbaar en enkele collega’s moeten nog snel even een telefoontje afwerken. De voorzitter blijkt bovendien zelf te laat te zijn want de agenda’s moesten nog worden af geprint. De twee collega’s die op tijd waren hebben begrepen dat ze de volgende keer maar beter een kwartiertje later komen opdraven. Het is een vicieuze cirkel waar je als organisatie maar moeilijk uit geraakt.

3 praktijktips

Er zijn een aantal mogelijkheden om komaf te maken met laatkomers. De volgende drie tips komen van cursisten die het zelf hebben uitgeprobeerd.

1. Stoelen weghalen

Zo liet de CEO van een bekende multinational de overgebleven stoelen weghalen zodat de laatkomers de hele meeting moesten blijven rechtstaan. Een plezierige start voor de medewerkers die op tijd komen maar de deelnemers die te laat binnenkomen voelen zich uiteraard geviseerd. Deze tip blijkt te werken, maar het blijft opletten voor uitzonderlijke omstandigheden zoals overmacht.

2. Spaarvarken Artsen Zonder grenzen

Een andere tip is het ‘Artsen zonder Grenzen-spaarvarken’ dat dankbaar het aantal minuten dat je te laat bent omzet in te ontvangen euro’s. Hoewel te laat komen voor een goed doel nuttig kan zijn, blijkt iedereen plots stipt op tijd te kunnen komen.

Besproken punten samenvatten

Minder sympathiek is de vraag aan de laatkomers of ze de reeds besproken punten even zouden kunnen samenvatten. Na de stilte die volgde vroeg de man de laatkomers in kwestie een inschatting te laten maken van wat het de organisatie zou kosten als iedereen op hen had gewacht. Confronterend maar effectief.

Op zich zijn dit drie nuttige tips maar probeer er voor te zorgen dat het verhaal constructief blijft, anders zal het effect maar kortstondig zijn.

(tc)

Tim Christiaens is de oprichter van de Time Management Company en auteur van Win Tijd Op Jouw Manier. Hij is een expert in time management en coacht medewerkers in tijdsbeheer.
Lezers van Jobat ontvangen een korting van 10% voor de open opleiding.

Meer info over Vergaderen

18/04/2014