Voltijds receptionist(e) / Facility Coördinator (40u) in Diegem - vanaf juli

Bij Eligio, de Belgische marktleider in outsourcing van receptie- en officediensten, zetten onze 325 medewerkers zich elke dag vol enthousiasme in voor onze klanten. Deze klanten zijn (middel)grote bedrijven uit verschillende sectoren, verspreid over heel België.. Voor onze klant in Diegem zijn wij op zoek naar een receptionist(e) / facility coördinator. Beschik je over goede communicatieve vaardigheden en heb je een sterke administratieve achtergrond? Dan ben jij de nieuwe collega die we zoeken! Als receptionist(e) zien jouw taken er als volgt uit:

• Je ontvangt en registreert de bezoekers
• Je beheert inkomende telefoongesprekken en verbindt door naar de juiste persoon of afdeling - je zorgt voor een correcte en vriendelijke communicatie
• Je beheert inkomende en uitgaande post, aangetekende zendingen en coördineert koerierdiensten
• Je zorgt voor tijdige bestellingen van kantoormateriaal en onderhoudt relaties met de leveranciers
• Je plaatst lunchbestellingen voor medewerkers en bezoekers
• Je beheert de planning en reservattie van vergaderzalen en zorgt voor de benodoigde faciliteiten in de vergaderzalen
• Je assisteert bij algemene administratieve taken

Jouw functie van facility coördinator omvat het volgende:

• Je zorgt voor een soepele organisatie van de kantoorruimte, vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimten
• Je coördineert de activiteiten van leveranciers en dienstverleners voor onderhoud, reparaties en upgrades. Je voert regelmatig inspecties uit om eventuele onderhouds- of veiligheidsproblemen te identificeren en direct aan te pakken
• Je beheert en coördineert de inventaris en aankoop van kantoorbenodigdheden, apparatuur en meubilair
• Je coördineert de receptie en zorgt voor een professionele en uitnodigende sfeer voor de bezoekers
• Je bent de primaire contactpersoon tussen het bedrijf en de eigenaar/beheerder van het gebouw: je communiceert de behoeften, zorgen en vereisten van het bedrijf aan de eigenaar van het gebouw en coördineert de toegang tot het gebouw, de beveiliging en het onderhoud.
• Je ontwikkelt plannen en -procedures voor verschillende scenario's, waaronder brand, natuurrampen en veiligheidsdreigingen en houdt regelmatig oefeningen en trainingen om ervoor te zorgen dat alle medewerkers bekend zijn met de noodprotocollen
• Je treedt op als aanspreekpunt tijdens noodsituaties, je coördineert evacuatieprocedures en neemt contact op met hulpdiensten

Je werkt van maandag tot en met vrijdag, tussen 8h en 17h (40u/week).

We zijn op zoek naar een nieuwe collega die over volgende competenties beschikt:

• Je hebt een uitstekende beheersing (gesproken en geschreven) van het Nederlands, Frans en Engels
• Ervaring in een eerste junior Facility rol is mooi meegenomen - bij gebrek aan ervaring zal een 4-daagse Opleiding “Facility Management van a tot z” aangeboden worden
• Je durft zelfstandig te werken, neemt initiatief en bent ondernemend
• Je bent communicatief, creatief, sociaal en enthousiast
• Je hebt een sterke ervaring met applicaties zoals Outlook en het MS Office pakket (Word; Excel)
• Je bent representatief, accuraat en discreet
• Op organisatorisch vlak ben je sterk, je bent flexibel met zin voor verantwoordelijkheid en initiatief