Terug naar zoekresultaten Vorige

15 van 55

Volgende
Vrije Universiteit Brussel

Management Assistant – Directie ICT

Management Assistant – Directie ICT

Vrije Universiteit Brussel | Elsene | Onbepaalde duur, Voltijds

Nog 3 dagen om te solliciteren

De Vrije Universiteit Brussel is al bijna 50 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt ongeveer 16.000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6.000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad.

Management Assistant – Directie ICT

Functieomschrijving

Binnen de VUB is de Directie ICT verantwoordelijk voor de centrale ICT services. Dit omhelst o.a. digital workplace support, het onderhoud en uitbaten van systemen voor onderwijsadministratie en -ondersteuning, onderzoeksadministratie, netwerkbeheer, enz. De Directie ICT telt momenteel een 60-tal medewerkers, en is op zoek naar een Management Assistant ter ondersteuning van de CIO en de Directie ICT in het algemeen.

We zoeken naar iemand die sterke voeling heeft met de uitdagingen van een administratieve organisatie en hierbij vlot overweg kan met de toepassingen die bij een moderne administratieve organisatie komen kijken. Dankzij jou draait de Directie ICT administratief op rolletjes, en kunnen de CIO en de andere collega’s ervan op aan dat ze zich over de administratie geen zorgen hoeven te maken. Je krijgt hierbij ook de hulp van een collega management assistant, die jij dient aan te sturen. Zelf rapporteer je rechtstreeks aan de CIO.

Je takenpakket omvat o.a. het volgende:

Administratieve ondersteuning van de CIO:

  • Je beheert de agenda van de CIO. Je maakt afspraken met personen van binnen en buiten de instelling. Je signaleert agendaproblemen en lost deze proactief op.
  • Je regelt vergaderingen en zorgt ervoor dat alle deelnemers op de hoogte zijn, dat ze over de nodige documenten beschikken en dat alle logistieke randvoorwaarden in orde zijn.
  • Bij formele vergaderingen ben je verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen. Je slaagt erin om soms complexe en technische discussies helder samen te vatten.
  • Wie de CIO telefonisch wil bereiken dient via jou te passeren. “Cold calls” wimpel je beleefd maar kordaat af, voor andere contacten hou je rekening met de agenda van de CIO en vind je een balans tussen doorverbinden / nota nemen van de boodschap / vragen om later terug te bellen.
  • Je bent administratief verantwoordelijk voor de belangrijkste contracten met leveranciers, en houdt de CIO en/of Afdelingshoofden van de dienst proactief én tijdig op de hoogte van administratieve mijlpalen zoals contractverlengingen, -stopzettingen, betalingen, etc…
  • Eenvoudige offerte aanvragen vraag je zelfstandig aan (met inhoudelijke input van de CIO of Afdelingshoofden) en volg je proactief op.
  • Bovenstaand takenpakket is niet limitatief, in het algemeen zorg je ervoor dat de CIO zoveel mogelijk ontlast wordt van administratieve taken.

Algemene administratieve/logistieke/financiële ondersteuning van de dienst:

  • Je bent verantwoordelijk voor de logistieke werking van de Directie ICT. Dit omhelst o.a. het voorraadbeheer en bestellingen van kantoormateriaal, printerbenodigdheden, allerhande catering, enz… .
  • Je doet de input van facturen, bestellingen, onkostennota’s, etc…,
  • Je volgt inkomende correspondentie op, registreert en archiveert relevante briefwisseling, en bezorgt alles aan de betreffende ontvangers.
  • Je volgt administratief de inzet van externe consultants op, en zorgt ervoor dat hun timesheets overeenstemmen met gerelateerde bestelbonnen en facturen.
  • Je onthaalt bezoekers op een professionele en vriendelijke manier. Je bent vaak het eerste contact van bezoekers met de Directie ICT, jij zorgt ervoor dat die eerste indruk positief is!
  • Onze werkplek is ordelijk en net, en je zorgt ervoor dat dit ook zo blijft. Collega’s die zich niet aan de “house keeping” regels houden krijgen met jou te maken!
  • Je draait je hand niet om voor de organisatie van een event, dit kan gaan van een after-work drink over een tweedaags seminarie voor het ICT-management op verplaatsing tot een dag teambuilding voor de ganse afdeling.
  • Je bent hét aanspreekpunt voor alle collega’s binnen Directie ICT voor allerhande praktische en administratieve zaken, en je helpt ze waar je kan.
  • Voor al het bovenstaande heb je de hulp van een collega management assistant. Je stuurt deze collega aan, samen zorgen jullie ervoor dat de administratie in de breedste zin van het woord vlot verloopt.

Profiel

  • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: hogere administratieve en technische deskundigheid. Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
  • We zoeken iemand met toch al wat ervaring, je hebt idealiter al gewerkt als management assistant op directie niveau. Anderzijds kunnen we een gezonde dosis ambitie ook wel smaken, als je denkt dat je klaar bent om op dit niveau te werken waag dan zeker je kans.
  • Ervaring in de ICT-sector of in een ICT-afdeling is geen must, maar wel een grote troef (ons taalgebruik is soms nogal technisch)
  • Je hebt goede verbale en schriftelijke communicatievaardigheden, zeker in het Nederlands en in het Engels. Een bezoeker onthalen of de telefoon beantwoorden in het Frans vormt ook geen onoverkomelijk probleem.
  • Je hebt een degelijke kennis van het gebruik van de courante officetoepassingen (Office365,…) op administratief vlak.
  • Je hebt voldoende voeling met administratieve processen in een organisatie, financiële administratie en cijfers schrikken je niet af (integendeel!).
  • Je vindt orde en nauwkeurigheid in het volbrengen van taken belangrijk.
  • Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
  • Je staat erom bekend een harde, dynamische werker te zijn, die steeds proactief en oplossingsgericht denkt.
  • Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken.
  • Je kunt ook functioneren op zelfstandige basis.
  • Je hebt een pragmatische ingesteldheid en je zoekt actief mee naar oplossingen voor het optimaliseren van de werking.
  • Kortom, je bent een administratieve duizendpoot, maar ook gewoonweg een fijne collega om mee samen te werken!

Aanbod

Een functie bij de Vrije Universiteit Brussel, met schitterende uitdagingen, belangrijke verantwoordelijkheden, creatieve kansen en boordevol variatie. Verder bieden wij je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn voor universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aangevuld met de volgende extralegale voordelen:

  • een degelijke introductieperiode met ook nadien kansen om je persoonlijk te ontwikkelingen via opleiding en coaching
  • maximale tussenkomst in woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • groeps- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden in ons campusrestaurant
  • een uitzonderlijke verlofregeling

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid met aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag met een beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Meer informatie vind je op onze jobsite http://www.vub.ac.be/vacatures/.

Geïnteresseerd? Laad dan uiterlijk 17/02/2019 jouw CV, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma op via onze VUB-website. Gelieve bij het uploaden van jouw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief in één document zijn opgenomen.

De selectieproeven staan ingepland tussen 21/02/2019 en 26/02/2019.

Voor meer informatie over de selectieprocedure kan je steeds contact opnemen met het HR-team op het nummer 02/629.20.03.

Voor meer informatie over de functie-inhoud, contacteer Xavier Van Moen op 02/629.86.56.

Kenmerken

  • Personeelsformatie: Patrimonium
  • Aard: Onbepaalde duur
  • Omvang: Voltijds
  • Benaming functie: Management Assistant
  • Hoofdeenheid: IT
  • Gradengroep: 4-5-6
  • Wijze van begeven: werving
  • Aantal plaatsen: 1

Interesse?

Natasja Amys
02.629.20.01

Brussel

Anderen bekeken ook

De job werd bewaard

Je kan je bewaarde jobs terugvinden op de homepage en in Mijn Jobat.

Wil je ze ook op andere toestellen kunnen bekijken? Meld je dan aan.

Solliciteer nu Solliciteer nu

Nog 3 dagen om te solliciteren

Kenmerken

Vereisten

  • Professionele Bachelor (Hoger Onderwijs Korte Type)
  • Minstens 2 jaar ervaring
  • Nederlands, Frans, Engels

Aanbod

  • Onbepaalde duur
  • Voltijds

Solliciteer voor

Ontvang nieuwe jobs via e-mail

Ontvang nieuwe 'Management assistant / secretariaat' jobs in Brussel meteen in je mailbox.

We sturen je geen reclame.