(Senior) Financieel beheerder Europese en internationale projecten

KU Leuven Research & Development (LRD) heeft als missie het bevorderen van kennis- en technologievalorisatie van de universiteit. Deze brugfunctie tussen bedrijfswereld en universiteit wordt nagestreefd door een actieve politiek van octrooibescherming en licentieverlening. LRD levert juridische, financiële en administratieve ondersteuning aan alle departementen van de universiteit, bij het onderhandelen en opstellen van overeenkomsten en het verwerven van projectfinanciering. LRD ondersteunt onderzoeksteams met innovatieadvies en technologiebemiddeling, bij het oprichten van spin-offs en met het financieel en administratief beheer van projectdossiers gefinancierd door diverse partijen.

Momenteel zijn we op zoek naar een medewerker voor de dienst financiële administratie van onderzoeksprojecten gefinancierd door de Europese Commissie, EFRO / INTERREG en Amerikaanse overheden. Onze dienst zorgt voor de administratieve en financiële aspecten van honderden onderzoeksprojecten tijdens hun volledige levenscyclus vanaf de goedkeuring tot de laatste betalingen. Zij is onderdeel van de financiële dienst van LRD. Je komt in een team van 9 financieel beheerders met ondersteuning van een collega die zorgt dat de tijdregistraties van de onderzoekers voor alle dossiers in orde zijn.

De financiële regels van de projecten beheerd in deze dienst zijn complex en worden ook strikt opgevolgd via externe controles en audits. De regelgeving voor de Europese projecten is erg uitgebreid. Ze vormt regelmatig een uitdaging om specifieke vragen van onderzoekers of situaties te beoordelen op het vlak van toelaatbaarheid en vereisten. Voor EFRO en INTERREG projecten zijn de regels beperkt maar de controles zijn erg streng. De Amerikaanse projecten hebben specifieke afspraken en regels per dossier met de extra uitdaging van het effect van de wisselkoersen. Samen maakt dit dat je terecht komt in een dynamische en boeiende wereld met ruimte om je te ontwikkelen in een expertise die een grote meerwaarde heeft voor de onderzoekers.

 

Als financieel beheerder volg je een portefeuille van dossiers op van begin tot einde. Het financieel dossier wordt in grote mate ondersteund door SAP, waar elk project een aparte analytische code heeft. Daarnaast hebben we een belangrijke component in Excel en gebruiken we de verschillende eigen ‘portalen’ van de financiers. Het merendeel van de dossiers vereist een periodieke audit die volgens een vast tijdschema uitgevoerd wordt door onze statutaire auditor.

 

De rol van financieel beheer omvat een breed spectrum aan taken waaronder:

 

• De volledige opzet en het beheer van het dossier in SAP;
• De periodieke financiële rapportering aan de financier volgens extern opgelegde deadlines, waarbij de financieel beheerder ervoor zorgt dat de regels van de financier gerespecteerd zijn en het dossier alle nodige bewijsstukken bevat;
• Het voorbereiden van het auditdossier en begeleiding van de audit t.e.m. de goedkeuring;
• Adviesverlening aan onderzoekers, professoren en collega’s over financiële aspecten, het beantwoorden van vragen van de Europese Commissie of andere partijen over de financiële rapportering.

Binnen onze dienst krijg je onmiddellijk het vertrouwen om met alle aspecten van verschillende dossiertypes van start te gaan. We zorgen voor een goede begeleiding en ondersteuning. We werken in een sfeer van autonomie met ruimte voor eigen invulling en planning, waarbij je tegelijkertijd altijd kan rekenen op steun waar en wanneer je dat nodig hebt.

 

 

 

• Je werkt nauwkeurig, grondig en bent analytisch sterk. Bij voorkeur heb je een master in een richting die deze vaardigheden vraagt. Kennis van boekhouding is geen vereiste;
• Je bent een teamspeler, je helpt graag collega's en kan samenwerken aan een gemeenschappelijk doel. Tegelijk werk je ook graag zelfstandig aan eigen dossiers en opdrachten;
• Je kan omgaan met tijdsdruk, deadlines en piekperiodes. Je kan je aanpassen aan veranderende omstandigheden, haalt voldoening uit het kwalitatief afwerken van een dossier binnen de deadline;
• Je communiceert duidelijk en genuanceerd en je kan je indien nodig ook assertief en standvastig opstellen. Je bent voldoende vertrouwd met het Engels om mails te beantwoorden of een telefoongesprek te voeren;
• Ervaring in deze vormen van financiering is een pluspunt, al is de belangrijkste factor het potentieel om een goede financieel beheerder te worden.

Een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur, een deeltijdse tewerkstelling tot 80% is eveneens mogelijk. Deze functie is gekoppeld aan een salaris in graad 5, 6 of uitzonderlijk 7, afhankelijk van de relevantie van je ervaring en je competenties.