Customer Service Administrator

Voornaamste verantwoordelijkheden

Administratieve ondersteuning aan vertegenwoordigers en onderhoudssupervisors:

• Heronderhandelingen : Opstellen van de nieuwe onderhoudscontracten / bijlagen.


• Briefwisseling gelinkt aan prijsverhogingen naar de klanten toe.


• Beëindiging van onderhoudscontracten: Beëindigingsbrief opvragen, facturatiedienst informeren zodra er een annulering of een credit nota nodig is.


• Nieuwe onderhoudscontracten: Opstellen van het contract.


• VB Sales support activiteiten: ondersteunen in document en kwaliteitscheck van documentatie, creditwaardigheid van klanten controleren, lijst van onderaannemers; interne overhandiging pakketten.


• Kopiëren van contacten, onderhoudsrapport / algemene ondersteuning van de klanten.

Ondersteuning gelinkt aan de operaties

• Administratieve ondersteuning in het algemeen, voorbeelden hiervan zijn: beheren van documenten gelinkt aan de veiligheid en de toegang tot de site.


• Uniek contactpunt voor de Key Accounts in het kader van de specifieke aanvragen en de opvolging van klanten.


• Onderhoudsplanning: veranderingen/updaten van onderhoudsplannen in SAP.


• Opvolging van meldingen verstuurd door de techniekers.

Administratie algemeen

• Wijziging en creatie data


• Nakijken en opvolgen periodieke rapporten


• Facturatie + opvolgen inkomende PO nummers


• Opvolgen klachten


• Opmaak + opvolgen van opportuniteiten (risico analyses, annulaties, heronderhandelingen, …)


• Briefwisseling algemeen (inkomende post) + uitgaande post

• Tweetalig (FR/NL)


• Gestructureerd en planmatig


• Kan goed prioriteiten stellen


• Service minded


• Heeft bij voorkeur minstens 2 jaar ervaring in een gelijkaardige functie


• Ziet het zitten om de interne processen te leren kennen met het oog op doorgroeimogelijkheden naar de toekomst toe.

Gemakkelijk bereikbaar met openbaar vervoer en wagen.

Werkuren tussen 8u30 en 17u30 van maandag tem vrijdag.

2 dagen telewerk per week nadat u ingewerkt bent.

U werkt in een team van een 10-tal mensen.

Aangename werksfeer.