Solliciteer nu
Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie

Administratief financieel assistent(e)

Nog 2 dagen om te solliciteren

Administratief financieel assistent(e)

De functie binnen de organisatie

De Diensten van het Verenigd College (DVC) vormen de Administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC).

Ze zijn bevoegd voor de uitvoering van het gezondheids- en welzijnsbeleid in het Brussels Gewest en staan ten dienste:
  • Iedereen die gebruik maakt van de gezondheids- en welzijnsinstellingen op het Brussels grondgebied (sociale bijstand, nieuwkomers, jeugdbescherming, ouderen,…);
  • Alle sporters die deelnemen aan evenementen in Brussel of die behoren tot de Brusselse ‘doelgroep’ in het kader van de strijd tegen doping;
  • Personen die besmet zijn of besmet kunnen worden met een besmettelijke ziekte;
  • De eerste lijn (huisartsen,…) maar ook enkele honderden tweetalige instellingen en diensten (ziekenhuizen, OCMW ’s, zorgdiensten, opvangcentra,…) die actief zijn op het gebied van gezondheid en bijstand aan personen in het Brussels Gewest.
De DVC brengen een honderdtal medewerkers samen in een actieve, tweetalige administratie waarbij veelzijdigheid en dynamiek de sleutelwoorden zijn.

De Diensten van het Verenigd College bestaan uit vier Directies, een Studiedienst en een Communicatiedienst:
  • ‘Gezondheid en Bijstand aan Personen’; verlenen en vernieuwen van erkenningen aan instellingen, het verlenen van subsidies, het opstellen van nieuwe verordeningen of besluiten, enz.;
  • ‘Controle’;
  • ‘Coördinatie en Procedures’: transversale ondersteunende diensten voor de andere Directies (HR, administratieve coördinatie, juridische dienst);
  • ‘Begroting en Financiën’;
  • het ‘Observatorium voor Gezondheid en Welzijn’, een studiedienst.
De Directie ‘Begroting & Financiën' bestaat uit twee afdelingen:
  • Boekhouding & Financieel beheer (uitgaven & ontvangsten, boekhouding);
  • Begroting & Budgettaire controle (begrotingstrajecten & monitoring).
Deze Directie heeft als taak erop toe te zien dat de vastgelegde begrotingen gerespecteerd worden en dat de uitgaven goed beheerd worden, zowel door de Diensten van het Verenigd College als door de instellingen waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

De administratief financieel assistent(e) zal werkzaam zijn binnen de Directie 'Begroting & Financiën'. Deze zal in teamverband en onder rechtstreeks toezicht van een attaché, eerste attaché deskundige of de directeur(trice) werken op alle bevoegdheidsgebieden die aan de Directie toegewezen zijn.

Functieomschrijving

Doelstellingen van de functie

De administratief financieel assistent(e) bij de Directie ‘Begroting & Financiën' zal verantwoordelijk zijn voor:
  • Het verzekeren, onder toezicht van de directeur(trice) en/of de (eerste) attaché(s) van de Directie, van het dagelijks beheer van de subsidiedossiers;
  • Het controleren van de bewijsstukken voor de subsidiedossiers en de boekhouding;
  • Het opstellen of controleren van de boekhouding van de aan de instellingen toegekende subsidies;
  • Het opstellen van de benodigde correspondentie voor de uitvoering van de bovengenoemde taken;
  • Het deelnemen aan de opvolging van het gebruik van de subsidies die toegekend worden aan de instellingen van openbaar nut van de GGC (Iriscare, New Samusocial, Bruss'help,…);
  • Het verzekeren, onder toezicht van de directeur(trice) en/of de (eerste) attaché(s) van de Directie, van het dagelijks beheer van de boekhoudkundige boekingen en transacties die in de boekhouding opgenomen moeten worden alsmede voor het administratieve beheer van de vastleggingen van de uitgaven en de betalingsopdrachten;
  • Het nauw samenwerken met de controleur(euse) van de vastleggingen en betalingen, de boekhouder en de rekenplichtige in het kader van hun reglementaire taken;
  • Het voorbereiden van de opstelling van de rekeningen en de balans van de Gemeen-schappelijke Gemeenschapscommissie en, in voorkomend geval, de overdracht van de boekjaren van het ene jaar naar het andere en van het ene systeem naar het andere;
  • Het verrichten van de nodige boekhoudkundige taken in het kader van het boekhoudkundig systeem (vanaf 1 januari 2017, SAP) en het beheren van de samenwerkingen op het gewestelijke platform;
  • Het bijstaan van de Directeur(trice) ‘Begroting & Financiën' en de (eerste) attaché(s) van de Directie, tijdens vergaderingen met de bevoegde Leden van het Verenigd College, de Inspectie van Financiën, het Rekenhof en de kassier van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en de door de GGC gesubsidieerde instellingen.
Verantwoordelijkheden

Als administratief financieel medewerker vereist de functie:
  • Het realiseren van administratieve taken met betrekking tot de verschillende bevoegdheidsgebieden van de dienst op methodische wijze en volgens de ontvangen instructies, teneinde bij te dragen aan de optimale en efficiënte werking van de dienst;
  • Het beheren van de administratieve verwerking van de dossiers en het actueel houden van bestanden om bij te dragen tot een ordelijke, optimale en efficiënte werking van de dienst;
  • Het deelnemen aan verschillende projecten of werksessie van de Directie;
  • Het zorgen voor een administratieve, organisatorische en logistieke ondersteuning bij de organisatie van vergaderingen (reservatie van de zaal en de benodigde apparatuur, opstellen van notulen,…) of andere activiteiten van de Directie.
Als adviseur vereist de functie:
  • Het begeleiden, informeren en formuleren van volledige en duidelijke adviezen of opinies;
  • Het onderhouden van interacties met interne en externe partners, al wetende hoe de communicatie aan te passen aan de gesprekspartner en gebruik makend van het meest geschikte communicatiekanaal voor dit doel;
  • Het informeren van de interne partners (DVC) over moeilijkheden bij de toepassing van regel- of wetgeving en de in de praktijk opgedane ervaring gebruiken ten behoeve van deze interne partners, met name bij de aanpassing van regel- of wetgeving      
Als ondersteuning aan het dossierbeheer vereist de functie:
  • Het verzamelen, verwerken en opvragen van informatie aangaande de toevertrouwde dossiers en het contacteren van de nodige gesprekspartners om over alle nuttige elementen te beschikken na de verwerking van de dossiers;
  • Het bepalen en uitvoeren van de regelgeving of de procedure waaraan het dossier onderhevig is en het voorstellen van verbeteringen aan de bestaande procedures;
  • Het gebruiken van de ad hoc IT-applicaties en het actueel houden van de beheersinstrumenten (codering in de verschillende bestanden, regelmatige updates, opstellen van de stand van zaken,…) en het beheren van de archivering van de verschillende dossierstukken;
  • Het controleren of de informatie in het dossier volledig, correct, consistent en samenhangend is;
  •  Het actief deelnemen aan de teamvergaderingen en het vergemakkelijken van de collectieve verwerking van de dossiers door de dienst;
  • Het controleren en, indien nodig, het aanpassen van de standaardbrieven en -formulieren volgens de regelgeving.

Profiel

Administratieve voorwaarden om te solliciteren

Diploma en/of ervaring

Gevraagd diploma

Kandidaten voor de functie van administratief financieel assistent(e) moeten in het bezit zijn van
  • Een gegradueerde/professionele bachelor van het economische type (boekhouding, bedrijfsmanagement,…);
  • Of een andere gegradueerde/professionele bachelor en nuttige ervaring voor de functie voorleggen (beheer, financiën, economie).
Ervaring
  • Ervaring met administratief of financieel beheer in de associatieve sector is een pluspunt;
  • Ervaring binnen een publieke administratie of kennis van publieke administratie is een pluspunt;
  • Kennis van de tweede Brusselse taal is een pluspunt.

Aanbod

Wat wij aanbieden voor deze functie
  • Weddeschaal B101 [min. 28.667,31 € ; max. 51.056,57 €] geïndexeerd volgens het huidige stijgingscoëfficiënt (1,7410 op 01/04/2020);
  • Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met een aftrek van 1,09 €);
  • Hospitalisatieverzekering, inclusief kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
  • Gemakkelijke bereikbaarheid met het openbaar vervoer;
  • Gratis openbaar vervoer van en naar het werk;
  • Mogelijkheid tot het verkrijgen van een fietsvergoeding en/of een Villo! Abonnement;
  • Flexibele dienstregeling voor de 38-urige werkweek;
  • Mogelijkheid tot telewerken;
  • 35 verlofdagen per jaar;
  • Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
  • Talrijke opleidingsmogelijkheden;
  • Mogelijkheid om te genieten van een gunstige tweetaligheidspremie.
Anderen bekeken ook
    Voeg je CV toe
    Jobs voor jou zal je betere jobs suggereren gebaseerd op je opleiding, vaardigheden en werkervaring.

    De job werd bewaard

    Je kan je bewaarde jobs terugvinden onderaan deze pagina, maar ook op de homepage en in Mijn Jobat.

    Wil je ze ook op andere toestellen kunnen bekijken? Meld je dan aan.

    Nog 2 dagen om te solliciteren

    Kenmerken

    Vereisten

    • Academische Bachelor
    • Nederlands, Frans

    Aanbod

    • Onbepaalde duur
    • Voltijds

    Solliciteer voor

    • 15 april

    Ontvang per mail jobs op maat

    Ontvang nieuwe 'Financieel management' jobs in Brussel meteen in je mailbox.