VIDEO: Wat is jouw optimale kantooromgeving?

Met de opkomst van landschapskantoren zijn werkplekken waar je ongestoord kunt werken nog schaarser geworden. Organisaties slaan twee vliegen in één klap: ze kunnen het aantal werkplekken én het aantal vierkante meters verminderen.

Nieuwe kantoorgebouwen beogen een bezettingsgraad van maximaal 70%, wat ertoe leidt dat een eigen werkplek over enkele jaren een utopie zal worden. Nochtans kunnen rustige momenten met weinig storingen juist erg productief zijn voor de medewerker. Zowel werkgevers als werknemers hebben er dus alle baat bij om gebruik te maken van storingsvrije zones op de werkvloer.

Grootste ergernis

Gelukkig zijn er veel organisaties die investeren in stille zones. In de praktijk zien we echter dat die zogenoemde cockpits en bubbels vaak worden opgeëist door managers die hun kantoor kwijtraakten. Op andere plaatsen zijn er dan weer door plaatsgebrek geen aparte ruimtes meer gepland. Uiteraard is dat dodelijk voor de efficiëntie op de werkvloer.

Het samenwerken in grote ruimtes maakt blijkbaar veel werknemers ongelukkig. Na mailitis en vergaderitis is het moeten functioneren in een open kantoor de meest gehoorde klacht bij kantoorwerkers. Het lawaai, de vele onderbrekingen en het gebrek aan privacy zijn hierbij de grootste ergernissen.

Zingende vogels

In combinatie met thuiswerken, flexibele werkuren of stille ruimtes hoeft een landschapskantoor geen slecht idee te zijn. Je wint tijd door je werkplek in functie van je taak te kiezen. Routinetaken voer je eventueel in aanwezigheid van andere collega’s uit. Voor taken die meer concentratie vereisen, kun je het beste in afzondering werken.

Wat kun je doen tegen lawaaihinder op kantoor als je echt niet apart kunt zitten? Julian Treasure, geluidsgoeroe en auteur van het boek Sound Business, geeft aan dat productiviteitsverlies zich vaak in kleine hoekjes verschuilt. Pratende collega’s, rinkelende telefoons en zoemende printers zijn slechts enkele van de boosdoeners. Dit kun je verhelpen met geluidsabsorberende plafondtegels. Hij heeft ook een gouden tip: ‘Luister naar het geluid van zingende vogels.’

Volgens Treasure vertellen onze instincten dat we veilig zijn wanneer we vogels horen zingen. Blijkbaar maakt dat geluid ons kalmer, alerter en productiever. Onzin, hoor ik je misschien denken, maar met klanten zoals Microsoft, Unilever en verschillende luchthavens kan hij al een aardig trackrecord voorleggen.

Anderen zien het helemaal anders. Ravi Mehta, onderzoeker aan de Universiteit van Illinois, heeft een studie omtrent het effect van geluid uitgevoerd. Hij ziet minder heil in stilte en rust op kantoor. Volgens hem kan bijvoorbeeld het gemurmel van een koffiebar juist de creativiteit stimuleren.

Koptelefoons

Hoewel koptelefoons vaak voor ergernis zorgen, is het voor sommigen een onmisbaar werktuig. Volgens experts zijn er twee grote voordelen: je kunt je met muziek een tijdje volledig afsluiten om je te concentreren op een taak. Daarnaast kan het een motiverende werking hebben. 

Uiteraard zijn er ook nadelen aan verbonden: je krijgt al snel het etiket van asociale medewerker en het zorgt vaak voor ergernissen bij collega’s. Sommige medewerkers zetten hun muziek dan ook zo luid dat ze zelfs hun telefoon niet meer horen rinkelen. Bovendien hebben verschillende onderzoeken aangetoond dat mensen afgeleid worden door de liedjes die ze echt goed vinden.

Kan iedereen zomaar de hele tijd oortjes op het werk dragen? Uiteraard niet. Als je als vertegenwoordiger klanten moet bellen, dan is dat niet mogelijk. Maar dat geldt bijvoorbeeld niet voor werknemers die de hele dag opdrachten op hun computer moeten uitvoeren. Misschien is het een goed idee om wat meer begrip op te brengen voor collega’s die op zoek zijn naar middelen om zich beter te kunnen concentreren.

Experiment

Geluid op de werkvloer kan dus een negatief effect hebben op je productiviteit. Gelukkig zijn er oplossingen voor dit probleem. Een gemiddelde kantoorwerker verliest dagelijks gemiddeld 86 minuten door afleiding. Investeren in een goede akoestiek zou dit tijdsverlies kunnen verminderen met 30%. Dat blijkt althans uit een experiment van het vooruitstrevende Stress Research Institute in Stockholm.

Bovendien zou ook het stressniveau aanzienlijk dalen. De onderzoekers gingen aan het werk in twee open kantoren van de gemeente Sundbyberg. Tijdens het eerste deel van het experiment werd de eerste ruimte ingericht met geluidsabsorberende wanden. De tweede ruimte daarentegen moest het met harde en dus minder goed geïsoleerde materialen stellen. In het weekend verwisselde men – zonder medeweten van de werknemers – de isolatie van beide kantoren. Zo werkte iedereen dus even lang in dezelfde ruimte, afwisselend goed of slecht geïsoleerd.

De resultaten tonen aan dat de goed geïsoleerde ruimte 30% minder afleiding voortbracht. Ook de cognitieve stress daalde met zo’n 15%. Deze bevindingen zijn uniek omdat het experiment niet in een kunstmatige, maar in een authentieke omgeving plaatsvond.

Teveel interactie

Bij de keuze van een nieuw kantoor of bij verbouwingen is het geen slecht idee om te zorgen voor degelijke isolatie. Stress en afleiding behoren immers tot de grootste irritaties op de werkvloer, dus betalen de meerkosten zich ongetwijfeld terug. In Silicon Valley investeren bedrijven al jaren in open kantoren. Ze geloven dat een maximale interactie leidt tot een maximale productiviteit. Het architectenbureau NBJJ ontwikkelde software die een keuken, toilet of printer plaatst op een plek waar de interactie het hoogst is. Deze software berekent hoeveel mensen elkaar kunnen tegenkomen op weg naar de parking of de koffieautomaat.

Samsung gebruikte het programma al voor het grondplan van zijn nieuwe hoofdkantoor. Ook andere techreuzen zoals Apple en Facebook passen dit idee al langer toe en gaan doordacht om met de locatie van nutsvoorzieningen.

Een teveel aan interactie kan de productiviteit echter ook ondermijnen. John Weeks, professor leiderschap en organisatiegedrag aan de IMD Businessschool in Zwitserland, geeft aan dat er ook voldoende privacy moet zijn. Anders hebben gesprekken te weinig waarde en worden de werknemers constant afgeleid. Daarnaast moet het management een nieuwe werkcultuur aannemen. Zo moet het mogelijk zijn om even te praten met collega’s zonder dat de baas daar opmerkingen over maakt. Alleen zo kan de open kantoorcultuur volgens Weeks effectief zijn.

CO2-concentratie

Verstelbare werktafels en ergonomische stoelen zijn vandaag de dag vanzelfsprekend. Toch kan het nog veel uitgebreider. Tegenwoordig kun je elk aspect van de kantooromgeving aansturen vanuit je iPad. Verwarming, verlichting en airconditioning kunnen aangepast worden aan het aantal mensen op kantoor, het tijdstip van de dag of het weer. Er zijn tegenwoordig ook gepersonaliseerde verlichtingssystemen die rekening houden met leeftijd of persoonlijke voorkeuren. Via een app past de verlichting zich automatisch aan op het moment dat je naar een andere werkplek gaat. Ook geuren en kleuren zijn belangrijk. Donkere ruimtes of muffe geurtjes hebben meteen een negatieve invloed op de productiviteit dus voldoende daglicht is een must. Daarnaast zijn kantoren waar veel rommel rondslingert ook niet meteen bevorderlijk voor de productiviteit.

Uit een experiment van enkele Harvard-wetenschappers blijkt dat de gemiddelde concentratie CO2 op kantoor vaak te hoog ligt. De onmiskenbare gevolgen zijn hoofdpijn en minder concentratie. Het gros van de kantoren bevat circa 945 ppm CO2 (parts per million). Aan de hand van een experiment met 24 kantoorwerkers, reguleerden de onderzoekers het CO2-level. De groep met 500 ppm presteerde het beste. Zij die moesten werken met 945 ppm waren 15% minder productief en de groep met 1400 deeltjes zelfs 50%. Aangezien deze laatste waarden regelmatig worden waargenomen, zijn er dus veel kantoren die alleen al door hun atmosfeer de mentale prestaties verslechteren.

Op termijn kan dat veel economische schade opleveren. Vooral kantoren waarin veel werknemers in een relatief kleine ruimte werken, bevatten veel CO2. Om de lucht zuiver te houden, is het raadzaam de luchtkwaliteit regelmatig te meten. Zorg voor een degelijk verluchtingssysteem en zet regelmatig de ramen open. Ook planten kunnen de luchtkwaliteit gevoelig verbeteren. Ze zetten CO2 om in zuurstof en werken bovendien de onaangename geuren weg.

Groen, groener, groenst

Het blijkt ook dat werknemers productiever zijn in groene kantoren. De onderzoekers beoordeelden de duurzaamheid van tien gebouwen in vijf grote steden. Enkele aspecten die ze daarvoor onder de loep namen, zijn het thermisch comfort, de luchtkwaliteit, ventilatie, verlichting en het vochtgehalte.

Ook de gezondheid van de proefpersonen werd in kaart gebracht via een dagelijkse vragenlijst, cognitieve tests en een smartwatch die de slaapkwaliteit registreerde. De onderzoekers merkten op dat de werknemers die in de groenste gebouwen werken, tot 26% beter scoorden op de cognitieve test. Ook de slaapkwaliteit lag bij hen zo’n 6% hoger.

6 richtlijnen voor een optimale kantooromgeving

Harvard bestudeert al langer hoe de duurzaamheid van een gebouw het welzijn van de werknemer beïnvloedt. Zo ontwikkelden de onderzoekers negen richtlijnen waarmee bedrijven rekening kunnen houden. De zes belangrijkste zijn:

1. Ventilatie

De onderzoekers raden aan een airconditioning te installeren met een filterefficiëntie van 75%. Als je kantoor dicht bij een drukke weg ligt, kun je beter niet ventileren via open ramen.

2. Luchtkwaliteit

Het is een goed idee om jaarlijks de luchtkwaliteit te testen en te evalueren. Daarbij is het belangrijk om te letten op de bouwmaterialen en de meubels. Vanzelfsprekend zijn asbest en PCB’s slechte opties als het op duurzaamheid aankomt.

3. Waterkwaliteit

Ook het regelmatig testen van de waterkwaliteit is geen overbodige luxe. Zorg bijvoorbeeld voor een waterzuiveringssysteem om bacteriën en microben geen kans te geven.

4. Thermisch comfort

Het is raadzaam om gedurende de hele dag eenzelfde temperatuur aan te houden op kantoor. Om dit te controleren kun je thermometers installeren. Ook het regelmatig onderhouden van het verwarmingssysteem is wenselijk.

5. Licht en uitzicht

Probeer zoveel mogelijk daglicht te integreren in het gebouw. Verder zijn planten erg goed voor de productiviteit.

6. Geluid

In open kantoren kan het soms erg rumoerig zijn. Zorg daarom voor ruimtes waarin het achtergrondgeluid beperkt is tot 35 decibel, zodat werknemers in maximale stilte kunnen werken.

(tc) - Meer info: Dive At Work