Timemanagement workshop: hoe win je 3 uur tijd per dag?

“Als je veel aan je hoofd hebt en je bent niet gestructureerd bezig, zit je hoofd continu vol” (Johan D’Haeseleer, timemanagementcoach)

Als je dag wordt gedirigeerd door je mailbox en lastige taken worden uitgesteld, is het tijd om een aantal lastige gewoontes af te leren. En dat kan ik zelf. Dacht ik. Alles wat meer gestructureerd aanpakken is toch niet zo moeilijk? Mis poes. Het was iets dat ik me meer dan een jaar geleden al had voorgenomen om aan te pakken en ik was slechts een klein stapje vooruit geraakt.

Tijd voor drastische actie en een professionele coach. Ik wist dat Johan D'Haeseleer met deze problematiek zijn brood verdient, ik had hem al enkele keren geïnterviewd over omgaan met to do's en timemanagement. Een artikel schrijven over nuttige tips is één, ze zelf - zonder hulp - in de praktijk zetten iets anders. Iets helemaal anders, het lukte me niet.

Huiveren van witte jassen

Nu moet je weten: ik sta altijd een beetje huiverachtig tegenover coachen, therapeuten, psychologen en andere mensen met een witte jas. De coachen schieten als paddenstoelen uit de grond en de nieuwsbrieven en artikels vol tips zijn niet meer te tellen. Een anti-burn-outcoach, een jobcoach, kleurencoaches, een coach voor meer zelfvertrouwen, voor stressreductie of bedrijfsyoga. Je kan het zo gek niet verzinnen of het bestaat.

Een coachingsessie kost ook al snel enkele honderden euro's. Is dit z'n geld wel waard? Want zeg nu eerlijk: onze (groot)ouders worstelden toch ook al met hun tijdsindeling en de combinatie werk-gezin. Is er nu niet gewoon een nieuwe business ontstaan van coachen die goed geld verdienen door deze thema's onder de aandacht te brengen?

Dat wou ik wel eens testen. Hop naar de sofa van Johan D'Haeseleer. De sofa - een vergaderzaal - bevond zich in Lede, tegen Aalst, waar ik een hele dag een workshop kreeg van Johan, samen met vier andere cursisten.

Focussen

Johan D'Haeseleer was in een vorig leven chef van de afdeling werkvereenvoudiging bij Colruyt. Hij is de man dankzij wie we geen munten in de Colruyt-winkelkarretjes moeten stoppen. ‘Negen jaar geleden vond ik het genoeg geweest. Ik wilde niet blijven schuiven met mijn privé en professionele tijd. Ik kreeg alles niet meer gecombineerd en wou rust in mijn hoofd.’

Johan is zich gaan verdiepen in de problematiek en heeft een methodiek ontwikkeld om meer controle over je werk te krijgen. ‘Vroeger werkte iedereen in de fabriek van negen tot vijf, dat waren duidelijke grenzen. Nu zijn die grenzen weg en is het altijd mogelijk om te werken. Het cruciale is dan niet timemanagement, maar aandachtsmanagement. De focus bewaren dus, want je brein heeft geen gevoel voor ritme en timing. Als je veel aan je hoofd hebt en je bent niet gestructureerd bezig, zit je hoofd continu vol.’

Ik was al blij om te merken dat ik niet de enige was met dit probleem. In de workshop zaten ondernemers en leidinggevenden. Iedereen kreeg alles wel gedaan, maar wilde dit voortaan op een rustigere manier doen.

Medecursist Stefaan Van Dyck, vicepresident R&D van een multinational: ‘Ik herkende wat Johan aan het begin van de cursus zei. Hoeveel tijd steken wij niet in het behandelen van e-mails? Ik heb een overvolle mailbox en lees sommige mails wel tien keer. Ik wil meer overzicht en een leeg hoofd. Op het werk zit ik dikwijls thuis en thuis zit ik op het werk. Ik kan het misschien voor een stuk verbergen als ik ergens anders zit, maar voor mezelf is het geen fijn gevoel als ik nog met een vorig of volgend probleem bezig ben als ik gestoord word. Ik heb schrik om het te laten vallen. Meer tijd voor coaching en betrokkenheid bij mijn team, dat zou ik willen bereiken.’

Alles uit je hoofd

De essentie van Johans benadering is dat je een betrouwbaarto do-systeem moet creëren buiten je hoofd. ‘Alle papieren die op je bureau en keukentafel rondslingeren, alles wat op je af komt via meetings, sms'en, mails enzovoort moet je in dat systeem stoppen en niet in je hoofd. Week per week moet je datgene eruit halen wat het meest dringend is én realistisch is om te doen, rekening houdend met je agenda. Dat systeem kan je bijhouden op papier of op pc.’

De methode die Johan heeft uitgewerkt is gebaseerd op zijn eigen persoonlijke ervaring, zijn jarenlange ervaring met coaching en de Getting things done-methodiek van David Allen.

En het moet gezegd: zijn systeem zit knap in elkaar. Ambitieus, maar niet onmogelijk. Als het lukt om dat op poten te zetten, zal ik inderdaad alles meer onder controle hebben. Niet dat dat nu niet het geval is, ik krijg ook wel alles gedaan. Maar zo'n systeem zou voor meer rust zorgen als ik de deadlines en de verschillende fases van alle projecten niet meer in mijn hoofd moet stockeren. Dan kan je erop vertrouwen dat alles in je to do-systeem zit.

Johan D'Haeseleer beaamt: ‘Als het lukt, ben je de koning te rijk. Het is een zalig gevoel als niets nog door de mazen van het net glipt.’

20% slaagt

Het is onmogelijk om je werkwijze en gewoontes in één keer om te gooien. Johan laat zien hoe je dat stap voor stap kan uitbouwen. Je boekt in de workshop ook direct resultaat, doordat je met je eigen materiaal aan de slag gaat. Soms is het confronterend om zo zelf te merken wat je fout doet.

Bij het napraten met een pint in de hand onthult Johan het slaagpercentage en dat is even slikken. ‘Van de deelnemers aan de workshops slaagt 20 procent er in dit systeem op poten te zetten en nog eens 20 procent ontwikkelt een eigen, beperktere variant.’

Peter Jonkers is een van de gelukkigen. Hij is hr business partner bij Cegeka, een ICT-bedrijf, en volgde de workshop anderhalf jaar geleden. ‘Ik had in het verleden al een aantal keren een cursus timemanagement gevolgd, maar heb eigenlijk nooit echt het beoogde resultaat behaald. Ik had het gevoel mijn tijd niet meer onder controle te hebben, mails onderbraken mijn werkzaamheden en ik las mails wel 10 keer. Na de cursus van Johan ben ik onmiddellijk aan de slag gegaan om al snel het systeem te implementeren in mijn Outlook. Nu neem ik eenmaal per week de tijd om alles te ordenen en op te volgen en heb ik een systeem opgezet waarbij ik voor mezelf taken kan uitzetten door simpel mailtjes naar mezelf te sturen; alles wordt netjes in de juiste folder geplaatst. Ook het delegeren van taken kan ik nu heel goed opvolgen. Mijn inbox is bijna elke dag leeg en ik heb het gevoel alles terug onder controle te hebben. Vroeger niet en dat was een bron van stress. Nu word ik niet langer gestuurd door de input die ik krijg.’

Peter heeft de methodiek ook geïntroduceerd in zijn bedrijf. ‘Op vraag van onze medewerkers. Het gaat rond als een lopend vuurtje dat er een cursus wordt gegeven over een methode die werkt.’

3 uur extra tijd per dag

Ook medecursist Stefaan Van Dyck heeft stappen vooruit gezet. ‘Dankzij de mailrules die ik heb gemaakt, vallen mails automatisch in de juiste folder. Het is al de derde dag dat ik een lege inbox heb, mijn assistente wist niet waar ze het had. Nu zien of ik het volhoud.’

Omdat Johans zakelijk succes ook afhangt van het percentage dat slaagt, heeft hij sinds kort het systeem van maandelijkse teleseminars in het leven geroepen. Het blijft niet bij één workshop, elke deelnemer krijgt gedurende drie maand opvolging via een maandelijkse teleseminar om de vooruitgang en moeilijkheden te bespreken. Kostprijs van het hele pakket: 662 euro, btw inclusief.

Aan het begin van de workshop zei Johan D'Haeseleer: ‘Ik kan ervoor zorgen dat je drie uur extra tijd per dag creëert.’ Aan die drie uur zit ik nog lang niet. Ik heb nog wat werk, maar ik heb wel al een kleine vooruitgang geboekt in die drie weken na de workshop. Het heeft me goede inzichten en concrete tips opgeleverd. Systematischer dingen samennemen en jezelf verplichten je to do's te omschrijven in één concrete actie zorgt ervoor dat je meer focus krijgt. Nu dit nog volhouden en het grotere systeem op poten zetten om je to do's op één centrale overzichtelijke plaats te managen. En misschien eens nadenken wat ik met die extra drie uur ga doen. Gaan vissen misschien?

(mr)