Stop met deze woorden te gebruiken in je e-mails

Bij geschreven communicatie is het altijd opletten met wat je schrijft. Je beschikt niet over dezelfde indicatoren die je hebt als je iemand face-to-face toespreekt. Soms ontbreekt het iemand aan context of zijn woorden voor interpretatie vatbaar. Hoewel e-mails best kort en bondig zijn, kan dat ook aangevoeld worden als een negatieve boodschap of een boze reactie.

Hoe kan je misverstanden vermijden?

Benadruk het positieve

Hoe doe je dat? Wel, uiteindelijk draait het allemaal om woordkeuze. De som van de woorden die je kiest, zetten de toon van je communicatie. Wanneer je dus regelmatig negatieve bewoording en zinnen gebruikt, gaan je e-mails kortaf, neerbuigend of boos klinken.

Negativiteit is nooit goed en leidt tot negatieve gevoelens. Zelfs als je je niet goed voelt over een situatie, kan je nog altijd een inspanning doen om je e-mail in de vorm van een positief bericht te gieten (dat krijgt ook betere reacties).

Welke woorden gebruik je dus beter niet? 

Al deze woorden hebben een bijzonder zware en negatieve bijklank. Mensen die ze vaak gebruiken in e-mails worden vaak – misschien foutief – gezien als egocentrisch en worden geassocieerd met een gebrek aan empathie, zaken die hun professionele maturiteit in twijfel trekken.

Probeer in je communicatie ook niet achter een persoon aan te gaan en de schuld op iemand anders te steken. Blijf neutraal en bespreek de situatie en niet de man of vrouw die de situatie heeft gecreëerd…

Een voorbeeld : 

“Helaas, lijkt het onmogelijk om het project op tijd klaar te hebben door de problemen die sommige mensen veroorzaken door hun werk te laat in te dienen.”

Een hoop negatieve woorden in één zin, terwijl het even gemakkelijk op een positievere manier kon geformuleerd worden zonder dat de boodschap verloren gaat.

“Kan iedereen zijn deel van het project tegen donderdag indienen, zodat we op tijd klaar zijn met het werk en onze deadline halen?”

Woorden met een positieve bijklank zijn dan bijvoorbeeld: ‘voordeel’, ‘het is best/beter om’, ‘kwestie’, ‘aangelegenheid’, ‘zaak’, ‘vooruitgang’, ‘succes’ en ‘waardevol’.

Een andere kleine nuance kan bijvoorbeeld een korte afsluiter zijn nadat je een bericht hebt gehad. In plaats van te antwoorden met ‘oké’ of ‘staat genoteerd’ of ‘check’, kan je kort ‘bedankt’ schrijven. Zo weet de afzender dat hij of zij goed werk heeft geleverd.

Suggesties en negatieve kritiek

Het is gemakkelijk om in een negatieve spiraal terecht te komen als je een lijst gaat schrijven van dingen die mensen niet mogen doen.

• Laat niet opgegeten voedsel niet in de kantoorijskast liggen.
• Wees niet te laat op de vergadering.
• Vergeet niet om die papieren mee te brengen.

Het verschil ligt weer in een positieve formulering. In plaats van iemand te vertellen wat ze niet mogen doen, kan je hen beter vertellen wat ze wél moeten/kunnen doen.

• Kunnen jullie alsjeblieft jullie lunch weer mee naar huis nemen aan het einde van de dag?
• Kunnen jullie alsjeblieft vijf minuten voor de aanvang van de vergadering al aanwezig zijn?
• Denk je eraan om die papieren mee te brengen?

Mensen zullen sneller ingaan op een positieve suggestie dan op negatieve kritiek op hun gedrag.

Wees duidelijk

Krijg je vaak reacties op je e-mails waaruit blijkt dat mensen je berichten verkeerd interpreteren? Misschien ben je dan nog te vaag of te beknopt. Probeer om zo duidelijk mogelijk te zijn en voorzie de nodige context. Je moet je niet schamen om echt te zeggen hoe jij je voelt wanneer je schriftelijk communiceert met je collega’s. Ze kunnen het niet van je gezicht aflezen, dus ga je explicieter moeten zijn met je woorden.

Bijvoorbeeld, in plaats van kortaf te zijn en negatieve bewoording te gebruiken in je e-mail als je gefrustreerd bent over nieuwe software of een aanslepende kwestie, kan je ook gewoon recht voor de raap zijn. “Deze nieuwe software werkt echt op mijn zenuwen, maar het lijkt erop dat we elkaar vrijdag wel kunnen zien…”

Zo weet de ontvanger dat het niet aan hem of haar ligt en dat je dus negatieve gevoelens hebt over iets anders.

Tip : Het is altijd best om je tijdens het voorbereiden van je e-mail in de plaats van de ontvanger te stellen. Zou jij jouw mail begrijpen met de context die de ontvanger heeft? Hoe zou je mail overkomen op iemand anders? Kan je iets positiever verwoorden? Is je mening duidelijk zonder beschuldigend te zijn?

Het lijkt alsof er veel inspanning voor nodig is, maar het is vooral een kwestie van oefenen en jezelf trainen om telkens een positieve ingesteldheid aan te nemen als je communiceert. Een negatieve boodschap is snel verstuurd.

(sjv) – Bron: Entrepreneur.com