Retail gaat mobiel: werken via WhatsApp

Retail met Whatsapp
“Als je ergens ter plaatse bezig bent, wil je ook graag meteen een oplossing.” (Michiel Hartman, technieker rechts op de foto naast verantwoordelijke Jurgen Theunynck)

De smartphone en tablet blijken cruciale instrumenten voor je werk. Ook voor de technicus die thuis je verwarmingsketel komt herstellen. “Ik sta met mijn collega’s in contact via WhatsApp”, vertelt Michiel, die technicus is bij Van Marcke, met hoofdkantoor in Kortrijk.

Elke ochtend krijgt Michiel Hartman zijn rittenplan op zijn tablet. Michiel is servicetechnicus bij Van Marcke en staat in voor de dienst na verkoop bij de zogenaamde HVAC-toestellen: heating, ventilation, air conditioning & cooling. “Ik werk van thuis uit. Zodra ik de adressen ontvang van de klanten die ik moet bezoeken, leg ik mijn rittenschema vast”, vertelt Michiel. Hij voert dagelijks vijf à zeven herstellingen of onderhoudsbeurten uit bij klanten, doorgaans bij particulieren. “Meestal gaat het om verwarmingstoestellen.”

Tablet veel mobieler

De app die Michiel gebruikt, net als de andere HVAC-technici binnen Van Marcke, heeft het bedrijf zelf laten maken. “We bezorgen, behalve de adressen, ook meteen alle informatie die nodig is voor de interventie ter plaatse”, stelt Jurgen Theunynck, verantwoordelijke van de HVAC-servicetechnicus.

Dezelfde app gebruiken de technici ook ter plaatse bij de klant. “De technicus maakt daar een rapport op basis van een checklist op maat van de klant. Na de interventie mailt hij dat rapport meteen naar de klant en ook naar onze backoffice”, vertelt Jurgen Theunynck. “Als de technicus bij de klant buitengaat, is alle administratie dus afgehandeld.”

Vroeger gebruikten de technici van Van Marcke ter plaatse een laptop, maar een tablet is veel mobieler. “Bovendien is onze app zo opgevat dat de technicus vooral moet aanvinken, swipen en klikken, en niet zozeer moet schrijven. Wij doen op de hoofdzetel nog een finale check om vervolgens de factuur naar de klant te sturen. Dat gaat allemaal heel efficiënt.”

WhatsApp

In een retailbedrijf als Van Marcke blijkt mobiel dus cruciaal. Klanten kunnen onder meer de productcatalogus met alle technische productinfo op hun mobiel toestel raadplegen. Ze kunnen ook meteen weten of het betreffende product ter beschikking is in de betreffende winkel, naast de locatie van die winkel en de openingsuren ervan.

Maar dat mobiele toestellen cruciaal zijn voor de job zelf, blijkt ook uit het gebruik van andere apps. “Omdat het verkeer vandaag nogal onvoorspelbaar is, gebruik ik een gps-app zoals Waze. Op basis van de info die ik zo verkrijg, kan ik de volgorde van mijn klantenbezoeken aanpassen”, vertelt Michiel Hartman. “Dat is erg nuttig in functie van files.”

Michiel werkt grotendeels alleen. Zijn rechtstreekse collega’s ziet hij alleen bij opleidingen of vergaderingen. Maar toch is er een goede manier om contact te houden: WhatsApp. “Wij houden mekaar op de hoogte van specifieke zaken die bij onze herstellingen komen kijken via WhatsApp. Je kunt zo heel snel je collega’s raadplegen”, vindt Michiel. “Veel technische productinformatie staat ook op ons intranet. Dat is erg nuttig en veel uitgebreider, maar als je ergens ter plaatse bezig bent, wil je ook graag meteen een oplossing”, stelt hij.

De WhatsApp-groep is een half jaar geleden opgericht, wat volledig vanuit de technici zelf gebeurde. Een privé-initiatief dus, maar wel voor het werk. “95 procent van de informatie die we daar delen is werkgerelateerd”, stelt Michiel.

(wv) 

Meer info over Jobs met toekomst , Persoonlijke ontwikkeling

02/06/2017