Papierloos werken: de 5 basisregels

Dat weinig tot geen papier gebruiken goed is voor het milieu hoeft weinig uitleg. Maar er zijn nog tal van andere redenen om het witte vel te bannen!

Zo voorkomt het onder andere veel rommel en geneest het menig stukken bos. Je vindt belangrijke documenten veel makkelijker terug en kan ze ook beter beveiligen. Meer en meer bedrijven schakelen gestaag over naar een digitaal archief, wat heel wat stockagekosten bespaart. Ook thuis kan je proberen om je administratie volledig digitaal te houden.

De volgende 5 regels zetten je op weg om papierloos te werken. 

1. Selecteer

Start met al je papieren documenten manueel te doorlopen en selecteer diegene die je nog nodig hebt. Selecteer grondig, maar vooral bij boekhoudkundige documenten houd je er beter één te veel dan te weinig bij. Bij grote digitaliseringsoperaties is een papierversnipperaar geen overbodige luxe, maar eerst misschien toch nog eens dubbel checken of alles echt weg mag?

2. Scan

De papieren die je wenst bij te houden dienen gescand te worden. Goede scanners kosten al gauw wat geld maar dat is het waard. De goedkopere versies zijn bedoeld om sporadisch iets te digitaliseren, maar bij grote hoeveelheden zoals in een bedrijfsomgeving zal dit snel over grotere aantallen gaan.

Tip: sla al je documenten op als een pdf-bestand. Dit is een wijdverspreid bestandstype dat door quasi alle programma’s kan worden gelezen. Het is gevaarlijk om voor andere extensies te kiezen, deze kunnen sneller verdwijnen of vervangen worden dan de overal ingeburgerde pdf’s.

3. Structureer

Papierloos werken voorkomt veel rommel, op voorwaarde dat je die rommel niet mee digitaliseert. Denk goed na over de mappenstructuur zodat je snel de gewenste documenten kan terugvinden. Als meerdere mensen zaken moeten opslaan of raadplegen in dezelfde mappen, zorg er dan voor dat iedereen de titels van de mappen zeker goed begrijpt.

4. E-mails

Waar veel mensen niet aan denken maar wat heel handig is: je e-mails ook offline opslaan. Op die manier heb je ze steeds bij de hand als er geen internet beschikbaar is. Bovendien durft het al eens gebeuren dat je in je inbox een e-mail niet terugvindt, iets wat offline niet zal gebeuren.

5. Back-up

Wanneer een brand uitbreekt zijn alle papieren documenten in groot gevaar. Het is sterk aangeraden om al je gegevens ook op te slaan op een tweede locatie. In een cloud-omgeving kan je van al je documenten een offline back-up maken die je ook online, op andere computers, kan raadplegen.

Een ander groot voordeel van papierloos werken, is dat je altijd en overal de nodige documenten in je zak hebt zitten. Verbind je iPad en mobiele telefoon met je computer en je zal zien dat je tas een pak lichter wordt.

(mr)