Open kantoor? 3 tips om beter te werken

open office

Veel bedrijven stappen over van individuele bureaus naar zogenaamde landschaps- of open kantoren. Sommige bedrijven kondigen zelfs een clean desk policy af. Zo’n onpersoonlijke werkplek is echter funest voor de tevredenheid en de efficiëntie van werknemers, aldus socioloog Ilse Van Eetvelde.

In landschapskantoren of open kantoren worden werknemers samengebracht op grote oppervlaktes om daar elke dag te werken. Sommige organisaties gaan zo ver om ook het eigen bureau af te schaffen: iedereen kiest dan bij het begin van de werkdag z’n eigen werkplek uit. Door het gebruik van internet, de cloud en gsm’s is dat technisch perfect mogelijk.

Hip

“Of bedrijven deze keuze nu maken uit economisch, ecologisch of communicatief oogpunt, of dat ze de overstap enkel maken omdat het hip is: het blijft voor medewerkers vaak even slikken, en dikwijls is er bij een flink aantal mensen weerstand”, vertelt socioloog en interieurexpert Ilse Van Eetvelde. “Het samenwerken in een grote ruimte maakt veel werknemers, die dit al jaren doen, niet gelukkig. Effectiviteit en efficiëntie, twee begrippen die zo belangrijk zijn voor sterke organisaties, worden dan zeer moeilijk. Tijdverlies, fouten, een slechte werksfeer, absenteïsme, … zijn dan het gevolg.”

Bedrijven denken best tweemaal na

“Het is belangrijk te beseffen dat een groot deel van ons gedrag aangestuurd wordt door onbewuste prikkels. Het gaat dan om instinctieve, onbewuste reacties op de prikkels die we via onze zintuigen in de hersenen ontvangen. Volgens onderzoeken kan dit wel 95 procent van ons gedrag bepalen”, aldus Ilse Van Eetvelde. “Ook de visuele prikkels die we onbewust uit onze omgeving krijgen, bepalen mee hoe goed en geconcentreerd we werken. Bedrijven die kiezen voor open kantoren, denken dan ook best tweemaal na hoe ze die optimaal kunnen invullen voor hun werknemers. Want snel of slecht uitgevoerde open kantoren kunnen schade aanbrengen aan het welzijn en de efficiëntie van het personeel.”

3 tips om beter te werken in open kantoren

1. Denk groen

Zorg dat er in een open kantoor zeker genoeg ‘natuur’ te ervaren is. Van levende planten op de werkplek is aangetoond dat ze bijvoorbeeld de productiviteit met 12 procent kunnen doen stijgen. Ook de stress zal in dezelfde mate dalen. Daarnaast brengen ramen met uitzicht op een park, tuintjes, velden of ander groen de natuur naar de werkplek. Het is ook aangetoond dat afbeeldingen van groen (zoals foto’s) een positief effect hebben op hoe medewerkers zich voelen. Door bloeiende planten en bloemen zal het geluksgevoel nog stijgen.

Kortom: het is noodzakelijk om in open kantoren letterlijk de natuur binnen te brengen om medewerkers zich zo gelukkiger te laten voelen, en hen beter te laten presteren.

2. Creëer ruimte en zorg voor lichte, frisse kleuren

Mensen zullen zich beter voelen en betere prestaties leveren als ze het gevoel hebben dat ze ruimte hebben, dit is een basisbehoefte die iedereen heeft. Ondanks een meestal behoorlijk aantal vierkante meters oppervlakte, voelen landschapskantoren vaak te krap en bekrompen aan. Door een aanpaste inrichting kan je hier erg veel aan verhelpen.

Lichte, frisse kleuren zijn een must. Blauw laat ruimtes groter lijken en is dus een prima kleur om te gebruiken, naast bijvoorbeeld wit en off-whites. Om dat gevoel van ruimte niet te overweldigend te maken, is het goed om hier en daar ook hoekjes te voorzien waar mensen zich even kunnen terugtrekken. Daar kunnen ze met collega’s kort overleggen of kunnen ze gewoon eens van werkplek afwisselen.

3. Weg met de clean desk

Pit en personalisatie zijn een must in een open kantoor of een landschapskantoor. Elke mens heeft er behoefte aan om zijn omgeving een stukje naar zijn hand te zetten, de een al meer dan de ander. Hoe meer impact je meent te hebben op je werkomgeving, hoe minder stress je zal ervaren. In sommige organisaties gaat men juist heel ver met het clean desk management en het ont-persoonlijken van de werkplek, met saaie grijze of beige eenheidsworst als resultaat. Dat zorgt juist voor frustratie, stress en een lagere betrokkenheid bij medewerkers.

In een open kantoor toelaten om met een paar persoonlijke spullen je werkplek op te fleuren, zorgt ervoor dat mensen zich meer betrokken zullen voelen bij het werk. Extra kleuraccenten, een individueel bureaulampje, … er zijn genoeg mogelijkheden om meer pit en persoonlijkheid te leggen in een open kantoor.

Deze drie tips van Ilse Van Eetvelde zijn geen pleidooi tegen open kantoren. “Landschapskantoren en open kantoorruimtes kunnen met groen, gevoel van ruimte en de nodige pittige accenten een prettige werkplek vormen waar mensen met plezier het beste van zichzelf geven”, besluit ze.

(mr) - Ilse Van Eetvelde is socioloog en interieurexpert bij KleurEnEffect. Vanuit haar achtergrond als socioloog heeft ze zich gespecialiseerd in het effect dat kleur en andere visuele prikkels op mensen heeft. Op www.kleureneffect.com kan je een gratis e-book ‘5 Fatale Flaters in de kleurkeuze in zorg, overheid en bedrijf’ aanvragen. 

Meer info over Samenwerken

27/02/2013