Efficiënter werken, dat doe je zo: 5 tips

"Efficiënt werken is het verschil maken tussen wat belangrijk en dringend is en wat niet. Als je in een wereld leeft waar alles belangrijk en dringend is, loop je snel tegen de muur. Net zo belangrijk is je omringen met een goede ploeg die met dezelfde filosofie naar eenzelfde doelstelling toe werkt." (Jo Libeer, degelegeerd bestuurder Voka)

1. Leg een buffer aan

Voorzie voor een specifieke taak 25 procent buffertijd om onvoorziene problemen op te vangen. De dag (vol)plannen is goed, maar ook gevaarlijk. Een telefoontje van twee minuten worden er al snel twintig. Als je voor elke taak een vierde van de voorziene tijd bijtelt, kunnen onverwachte werkjes er gemakkelijk bij, zonder extra stress.

2. Begin met het vervelendste

Begin de dag met je meest vervelende taak en je voelt je onmiddellijk beter. Je mailbox overlopen doe je best niet eerst. Lezen betekent ook reageren. Je hebt geen idee hoelang dit zal duren. Een extra mail-tip: gebruik een kleurencode. Outlook kan je zo instellen dat berichten waar je alleen in cc bij staat in een andere kleur verschijnen. Die zijn geen prioriteit.

3. Zeg eens neen

Onderhandel over deadlines: het is niet altijd nodig dat je meteen in actie schiet. Door ‘ja’ te zeggen, als iemand zegt dat hij of zij dit ‘NU’ nodig heeft, neem je gewoon die persoon zijn stress over. Zeg eens dat je het morgen zal doen. In 80 procent van de gevallen zal dat geen probleem zijn.

4. Sluit je to do’s af

Zorg ervoor dat je to do’s op het einde van de dag afgehandeld zijn. Dat kan via ‘4 D’s’. Doe het nu (1): handel elke taak die in minder dan twee minuten gedaan kan worden, onmiddellijk af. Doe het later (2): maak een planning. Delegeer (3): besteed uit wat je zelf niet kan, om gelijk welke reden. Dumpen (4): onbelangrijke taken of onmogelijke. Ruim tenslotte op en bepaal je to do’s voor de volgende dag.

5. Deur toe

Hou je deur af en toe eens dicht en las een ‘nu even niet’-moment in. Heel belangrijk: doe dit tijdens de werkuren. Reserveer die tijd voor echt dringende zaken of voor taken waarvoor heel veel concentratie vereist is. Ideaal is om dit elke dag, week of maand - afhankelijk van je job - op hetzelfde tijdstip in te plannen.

(td) - Bron: MARK Magazine