Mailen zonder stress: 6 tips

1. Mailboxmomenten

De een kan perfect uren werken zonder ook maar één mail te lezen, de ander heeft dan weer schrik om iets belangrijks te missen en kijkt elk berichtje meteen na. Maar wat is nu het beste? Wel, dat hangt helemaal van jezelf en je job af. Probeer het allebei een keer, en kijk wat het beste bij je past.

Handige tip: In Outlook heb je een zogenoemde ‘focused inbox’, Apple Mail werkt met ‘VIP’s’ en Gmail houdt het op ‘belangrijke e-mails’. Een handige tool waarmee je enkel een notificatie krijgt van belangrijke mails. En jij bepaalt helemaal zelf welke afzenders of onderwerpen belangrijk zijn. Wie dit gebruikt, is niet continu afgeleid.

2. Een duidelijke boodschap

Je hebt het ongetwijfeld zelf al meegemaakt: je krijgt een mailtje en eigenlijk weet je helemaal niet wat er precies verwacht wordt. Een gouden raad: maak je eigen boodschappen altijd zo duidelijk en kort mogelijk, zodat er zeker geen verwarring ontstaat.

Handige tip: Als je een mailtje naar al je collega’s stuurt, lijst dan even op wie wat moet doen. Daarmee voorkom je op-en-neer-gemail.

3. Opgeruimd staat netjes

En dat geldt des te meer voor je inbox. Maak verschillende mapjes aan, zodat je geen uren moet zoeken naar dat ene bericht. En natuurlijk win je zo alleen maar plaats in je inbox. Wist je trouwens dat je bepaalde mails automatisch kunt laten sorteren? Vergeet niet: hoe minder mails, hoe minder stress.

Handige tip: Laat mailtjes niet onnodig slingeren in je inbox. Kun je meteen antwoorden? Doen! Ben je niets met de e-mail? Verwijderen! Kun je niet meteen antwoorden? Bewaar het bericht dan in een apart mapje.

4. De juiste ontvangers

Blijkbaar bevat één op de vijf mails overbodige cc’s, of ontvangers. Zet dus alleen maar mensen in cc als die ook daadwerkelijk iets opsteken uit je informatie. Om je collega’s minder e-mailstress te bezorgen, vermijd je best ook de knop ‘reply to all’ of ‘allen beantwoorden’. Als je iets te zeggen hebt, doe dat dan tegen de persoon voor wie het bedoeld is.

Handige tip: Als je iemand in cc zet, zeg dan meteen waarom. ‘In cc: @Johan dit is ter info’. Een kleine moeite, die heel wat stress bespaart.

5. Een snel belletje

Eerlijk toegegeven: mailen is vaak de makkelijkste oplossing. Maar als het echt heel dringend is, dan neem je toch nog altijd best de telefoon, of ga je even langs bij je collega. Niet iedereen opent elke vijf minuten zijn of haar e-mailprogramma.

Handige tip: Verwacht je snel een antwoord? Maar is nog niet iedereen op de hoogte van alle info? Stuur dan snel een mailtje waarin je alles duidelijk op een rijtje zet. Dan is je contactpersoon al meteen op de hoogte en verlies je ongetwijfeld minder tijd.

6. De e-mailetiquette

Ben je nieuw in het bedrijf? Vraag dan altijd naar het e-mailprotocol. Zo weet je meteen wat er van je wordt verwacht. Heeft het bedrijf geen mailpolicy? Stel dan voor er eentje op te maken waarin de tone of voice, de beantwoordingstermijn, de aanspreking, … duidelijk vermeld staan. Zo weet iedereen meteen wat de verwachtingen zijn.

(dt/em) - Bron: Robert Half