Mag mijn baas mijn telefoonrekening controleren?

Op je werk bestaat blijkbaar een regeling waarbij je een telefoonabonnement hebt gesloten en de facturen thuis ontvangt. Je betaalt de volledige factuur aan de telecomoperator, maar kan een terugbetaling verkrijgen van de telefoonkosten die voor professionele doeleinden zijn gemaakt.

Als je met het oog op een terugbetaling je factuur aan je werkgever voorlegt, zal je werkgever natuurlijk de volledige rekening overlopen om de professionele telefoonnummers te kunnen identificeren. Je zit hier verveeld mee. Nochtans kan dit gemakkelijk vermeden worden.

Simpele oplossing

De meest voor de hand liggende oplossing bestaat erin dat je alle private telefoonnummers schrapt zodat je werkgever enkel nog het professionele karakter van de resterende zichtbare nummers moet verifiëren. Door een deel van het administratieve werk van je werkgever over te nemen, vermijd je dat je werkgever je private telefoongesprekken kan zien.

Vele werkgevers hebben manieren uitgedacht om deze administratieve rompslomp te beperken. Een tweetal werkwijzen zijn populair:

1. Forfaitaire terugbetaling telefoonkosten
   Sommige bedrijven voorzien een forfaitaire terugbetaling van telefoonkosten. Het bedrag van het forfait werd vastgelegd op basis van het gemiddelde bedrag dat gedurende een aantal maanden op basis van telefoonfacturen aan de werknemer werd terugbetaald. Het is dan niet langer nodig om telefoonfacturen ter nazicht aan de werkgever voor te leggen. Deze werkwijze staat wel onder druk omdat de RSZ een forfaitaire terugbetaling van telefoonkosten in haar administratieve instructies aan de werkgever niet lijkt te aanvaarden.
    
2. Gesplitste facturen
   Andere bedrijven gebruiken een systeem van gesplitste facturen. De werknemer ontvangt dan een factuur voor zijn private telefoongesprekken en de werkgever ontvangt een factuur voor de professionele telefoongesprekken. Private telefoongesprekken worden geregistreerd door het intoetsen van een code alvorens te bellen. Op die manier worden private en professionele gesprekken mooi gescheiden gehouden en vermijd je dat je werkgever inzage heeft in je private telefoonverkeer.

Met dank aan Stijn Demeestere, advocaat bij Lydian. - Meer info: www.werk.belgie.be