In 9 tips weg met de rommel op je to-dolijst

We leven in een tijd van overvloed. Overvloed aan informatie, mogelijkheden en zelfs afleidingen. Hoe meer mogelijkheden, hoe moeilijker om te kiezen voor de echte prioriteiten. Met deze 9 tips lukt dit wel.

“We leven in een geweldige tijd: er is zoveel informatie beschikbaar onder onze vingertoppen”, aldus Johan D'Haeseleer , hij coacht werknemers en zelfstandigen om efficiënter te werken. “Het is zo gemakkelijk om je sociale contacten te onderhouden. Het is zo gemakkelijk om overal bereikbaar te zijn.”

Hoe prioriteiten bepalen?

“Maar het is dus ook een hele taak om niet overspoeld te raken. Hoe meer mogelijkheden, hoe moeilijker om te kiezen. En ben je niet goed in kiezen? Dan wordt het probleem alleen maar groter. Als je niet oplet, raakt je tijd gevuld met triviale zaken. Bagatellen, rommel, waarvan je niet blij wordt.”

“Een steeds terugkerende vraag tijdens de workshops die ik geef is: hoe stel je je prioriteiten? Je wil met belangrijke zaken bezig zijn, in plaats van je tijd te spenderen aan bagatellen. Meer nog: je wil met dé belangrijkste zaak, dé prioriteit bezig zijn.”

Referentiepunt belangrijk

Wat we vaak missen bij het bepalen van dé prioriteit is een referentiepunt. “Dat is belangrijk, omdat een prioriteit iets relatief is. ‘Prioriteit’ is er altijd ten opzichte van iets anders.”

“Doordat je geen referentiepunt hebt, kom je in een volgmodus in plaats van een leidersmodus. Dat is het verschil tussen proactief en reactief, design en default of tussen bestuurder en passagier.”

Slaag je erin om de bagatellen van je bord te houden? Dan heb je een ongelofelijke productieve dag, een productieve week, een productief jaar.

In 9 tips weg met de rommel op je to-dolijst

1. Wat wil je bereiken in de komende 3 maanden?

Bepaal je doelen op korte termijn. Brengen al je projecten op je to-dolijst je naar die doelen? Schrap de projecten die er niet meteen toe doen en zet je ze op een andere lijst.

Hoe meer projecten je inplant in dezelfde tijdspanne, hoe langer het duurt voordat je projecten zijn afgewerkt. Hoe langer het duurt voordat een project is afgewerkt, hoe langer de opbrengsten op zich laten wachten.

De prijzen worden pas uitgedeeld aan de finish.

2. Vind het project dat alle andere projecten overbodig maakt

Zoek de optimale volgorde waarin je de projecten afwerkt. Bij een strike raakt de bal niet alle kegels, alleen de meest strategische. Vind het project dat alle andere projecten overbodig maakt.

3. Onthoud dat niet alles of iedereen gelijk is

Alles en iedereen is niet gelijk! Hoewel we vaak het omgekeerde te horen krijgen.

Maar dat is een dikke vette leugen. Sommige projecten zijn veel belangrijker dan alle andere. Die ‘gouden projecten’ brengen je veel sneller bij je doelen. Al de rest is geneuzel in de kantlijn. Rommel. Ook niet alle klanten of collega’s zijn even belangrijk. Durf nee zeggen tegen minder belangrijke zaken.

4. Blokkeer tijd voor dat ene belangrijke ding

Zonder tijd kan je je projecten niet afwerken. Er is voor alles tijd nodig. Dus ook (en vooral) voor dat ene belangrijke ding.

5. Stop met wachten

Stop met wachten op toestemming om triviale dingen te doen.

Wacht niet tot anderen de prioriteiten voor jou bepalen. Zeg zelf: dit is belangrijk en dat is niet belangrijk.

6. Focus

De ondernemer John Lee Dumas heeft een leuk acroniem voor Focus:

Follow
One
Course
Until
Success

John Lee Dumas heeft een fijne podcast over de reis van de ondernemer.

Een van de spreuken die hij nogal dikwijls herhaalt is: “If it’s not a clear yes, It’s a clear no.” Bij twijfel doe je het niet. Duidelijkheid is zo fijn.

7. Maak het af en toe stil

Te weten komen wat voor jou belangrijk is, vergt zoekwerk. Het externe lawaai zoals bagatellen en rommel leiden je af. Stilte en alleen zijn, kunnen helpen om dat zoekwerk te doen.

8. Geef jezelf toestemming om nee te zeggen

“If it’s not a clear yes, It’s a clear no.”

Zoveel is duidelijk. Maar hoe krijg je dat nu over je lippen?

Als het moeilijk is om nee te zeggen, zorg dan eerst voor een uitgestelde ja. Uitstel wordt dan afstel.

Nee zeggen tegen een taak of een project is niet hetzelfde als nee zeggen tegen een persoon. Gevoelsmatig is dat voor velen onder ons (als sociale dieren) een moeilijke gedachte. We willen zo graag anderen helpen.

Wil je een woord meer? Gebruik dan: “Ja, maar".

9. Verwar resultaat niet met de inspanning

Wat telt, zijn je resultaten. Niet hoeveel tijd, energie, aandacht en geld je eraan spendeerde.

(mr) – Met dank aan Johan D'Haeseleer voor de tips, hij is coach en helpt werknemers en zelfstandigen om te winnen van hun to do’s. Inschrijven op zijn nieuwsbrief met tips & tricks kan op zijn site .

Meer info over Stress , Ontspanning , Gelukkig op het werk , Evenwicht werk-privé

19/05/2015