Hoeveel dagen per jaar verspillen we aan meetings?

“Een onderzoek over nutteloze meetings, volg mij dan maar eens een hele werkdag!” Kan jij je ook vinden in dit gevoel? Dan ben je niet alleen! Elke dag ergeren werknemers zich rot aan slecht georganiseerde, verplichte vergaderingen, maar hoeveel tijd verspillen we nu concreet?

3 december 2018

Delen

Meeting
Vergaderingen worden steeds langer en vinden steeds vaker plaats.

De cijfers

Werknemers wonen jaarlijks gemiddeld 187 uur vergaderingen bij. 187 uur per jaar, dat zijn 23 werkdagen. Van deze 23 dagen worden 56% als nutteloos bestempeld, waardoor een totaal van gemiddeld 13 dagen per jaar wordt verspild aan meetings. Dat blijkt uit een onderzoek uitgevoerd in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en Duitsland bij meer dan 2.000 werknemers.

Het jaarlijks aantal meetings zou volgens een Amerikaans onderzoek van MIT Sloan verdubbeld zijn tussen 1960 en 1980. Zij bevroegen 1.900 bedrijfsleiders, waarvan 72% aankaart dat ze meer tijd besteden aan vergaderingen dan vijf jaar geleden én 49% van hen vermoedt dat dit alleen maar zal vermeerderen. In Amerika blijkt het aantal meetings zelfs nog hoger te liggen. Ze kwamen op een punt waar de gemiddelde bedrijfsleider ongeveer 23 uur per week in vergadering is, wat neerkomt op bijna 150 dagen per jaar.

Het resultaat van slecht georganiseerde vergaderingen

De problematiek omtrent vergaderingen is al lang een fel besproken onderwerp. Er bestaan vele meningen over en nog meer zogezegde oplossingen. Een duidelijke agenda, vergaderingen rechtstaand houden, af en toe aan een collega vragen om in jouw plaats te gaan, enzovoort. Maar werken deze oplossingen nu echt? Neen. Een vergadering die je niet persoonlijk aangaat, kan je interesse niet vasthouden. De focus gaat verloren, je raakt afgeleid en begint andere dingen te doen.

In het onderzoek zat een goed voorbeeld van een Amerikaanse software ontwikkelaar. Hij werd steeds opnieuw op elke meeting verwacht, ondanks het feit dat hij er bijna nooit nuttige informatie uit overhield. Daarom besloot hij zijn eigen taken tijdens de meeting uit te voeren. Dit klinkt als een goede oplossing, toch? Helaas is dit niet het geval. De individuele productiviteit gaat op korte termijn omhoog, maar de productiviteit op groepsniveau gaat naar beneden en de vriendschap binnen het team verminderde op lange termijn.

Alleen langer en meer

Zoals eerder vermeld, worden vergaderingen steeds langer en vinden ze steeds vaker plaats. De reden hiervoor is eigenlijk simpel. Stel, de vergadering heeft niets met jouw takenpakket te maken. Je raakt afgeleid, maar opeens vragen ze van iedereen een mening… Een beetje beschaamd moet je vragen om de vraag te herhalen, waarna je nog moet beginnen nadenken over het onderwerp, om pas daarna een mening te geven. Jammer genoeg een vaak voorkomend probleem, veroorzaakt door het feit dat bedrijven bezorgd zijn om hun mate van democratie. Iedereen heeft het recht zijn mening te geven, zelfs als het onderwerp je eigenlijk niet aangaat…

De goede soldaat

Wanneer er echter wordt gevraagd of het beter zou zijn om geen meetings meer te houden, is het antwoord meestal rechtuit neen. De meeste werknemers willen goede soldaten zijn. Ze offeren hun eigen tijd op voor het hoger belang van de onderneming. Door zo het “beste” voor hun werkgever na te streven, slaan we eigenlijk de bal volkomen mis. Ondernemingen verliezen tijd die je eigenlijk had kunnen spenderen aan creativiteit en efficiëntie. Daarbovenop zorgt een slechte planning van vergaderingen ervoor dat je uit je workflow wordt gehaald. Het resultaat hiervan is dat werknemers vaak vroeger op de dag, later of in het weekend werken om zich beter te kunnen concentreren.

Maak meetings beter

Vergaderingen zijn nuttig. Wanneer ze op de juiste manier worden aangepakt, zorgen ze voor een verhoogd gevoel van voldoening, een verhoogde productiviteit, communicatie en efficiëntie.

Wil je zelf bijdragen aan een positieve houding tegenover vergaderingen? Hou dan in gedachten dat communicatie een belangrijke factor is. Een vergadering is voor niemand nuttig als er niets wordt gezegd, dus weet dat jouw bijdrage over het onderwerp geapprecieerd wordt binnen de meeting. Dit haalt niet alleen het nut van de vergadering voor het bedrijf naar omhoog, maar maakt de vergadering ook voor jou interessanter.

Als er op een goede manier wordt samengewerkt, kunnen vergaderingen helpen om prioriteiten te bepalen en zo het werk vlotter te laten verlopen. Op het einde van de rit zorgen betere vergaderingen voor een betere werksfeer en een heel wat minder frustratie.

(mr) 

Ontvang de nieuwste tips over werk en carrière

Meer dan 440.000 Jobat gebruikers zijn wekelijks op de hoogte

Aanbevolen jobs

Wij jij ook meer verdienen, leukere collega's of minder file ?

De job werd bewaard

Je kan je bewaarde jobs terugvinden onderaan deze pagina, maar ook op de homepage en in Mijn Jobat.

Wil je ze ook op andere toestellen kunnen bekijken? Meld je dan aan.