Hoe moet ik een vergadering leiden?

Een vergadering leiden is niet vanzelfsprekend. Kris Perquy, hr consultant, vertelt waarop je moet letten:

Als gespreksleider van een vergadering neem je plaats op de meest opvallende plaats aan de tafel en zorg je ervoor dat je iedereen kan zien zonder je te moeten draaien. Die positie maakt het voor nieuwkomers duidelijk dat jij de vergadering leidt, maar zorgt er ook voor dat je de lichaamstaal van iedereen kan opvangen als je luistert naar een spreker.

Precies op tijd beginnen

Het is belangrijk de vergadering precies op tijd te laten beginnen. Wie wacht op laatkomers, zal in de toekomst nooit meer op tijd kunnen beginnen. De gespreksleider heet iedereen welkom. Meld ook altijd wie zich liet verontschuldigen voor de vergadering en waarom. Zijn er nieuwe mensen, stel ze dan voor. Vraag of iemand punten aan de agenda wil toevoegen.

Begin elke vergadering steeds met het verslag van de vorige vergadering. Overloop het kort en deel mee wat de evolutie van de punten ondertussen is. Het is dan ook heel handig in je verslag te vermelden wie wat gaat doen tegen welke datum, zodat je kan controleren of iedereen zijn taken heeft uitgevoerd.

Leg je horloge voor je, zodat je onopvallend de timing in de gaten kan houden. Vermijd dat mensen door elkaar gaan praten en sta ook niet toe dat er een gesprek ontstaat. Als er geen nieuwe argumenten meer worden aangebracht, rond dan het punt af met een beslissing.

Betrek iedereen bij het gesprek

Begin met het belangrijkste agendapunt. Zorg verder voor een thematische indeling van de vergadering, gegroepeerd rondom verschillende agendapunten. Las van tijd tot tijd korte pauzes in.

Probeer als gespreksleider iedereen bij het gesprek te betrekken. Mensen die zwijgen hebben ook een mening en het is belangrijk om die tijdens de vergadering te horen. Het komt vaak voor dat mensen in de vergadering zelf hun mond houden en pas na de vergadering in de wandelgangen hun mening uiten. Waak erover dat iedereen gerespecteerd wordt.