Hoe kan ik efficiënt vergaderen?

Geen tijd verliezen dankzij een effciënte vergadering

Vind jij vergaderen tijdverspilling? Heel wat werknemers vinden dat samen met jou. Vergaderen kan echter een efficiënt middel zijn om de informatiestromen in goede banen te leiden en zo de juiste beslissingen te nemen.

We geven je enkele tips om efficiënt te vergaderen

  

  • Kies je locatie goed. Zorg ervoor dat mensen niet op elkaar gepropt zitten, of er enkelen moeten rechtstaan.
  • Bezorg iedereen op voorhand een agenda, tenzij je agendapunten om specifieke redenen stil wil houden. Geef bij elk agendapuntje een korte uitleg. Waarover gaat dit punt? Wil je informeren, verwacht je een beslissing of is het een rondvraag.
  • Leg een start- én einduur vast. Belangrijke vergaderingen organiseer je best 's ochtends, als iedereen fit is. Beleg je een vergadering net voor, net na of tijdens de middagpauze, zorg dan voor een lunch, eventueel broodjes.
  • Maak een tijdsplanning en hou je er aan
  • Behandel de belangrijkste punten eerst
  • Gebruik flipover of whiteboard om argumenten, planningen, ideeën, voorstellen, besluiten op te schrijven
  • Sluit agendapunten af met: wie doet wat wanneer?
  • Verspreid een actielijst binnen de 24 uur
    

Een whiteboard of flipchart kan handig zijn om schema's aan de groep voor te stellen of aandachtspunten te noteren.

Meer info over Samenwerken , Vergaderen

18/09/2008