Hoe je voorbereiden op e-mailloze vrijdag? 5 tips

Je kent het wel, je wil uitbollen naar het weekend, maar je krijgt nog een volle inbox aan to do’s en lopende taken die je vrijdagavond om zeep helpen en zelfs je weekend verstoren. Toch zijn het vaak mails die vermeden kunnen worden of kunnen wachten tot maandag.

Daarom is er e-mailloze Vrijdag, een initiatief dat voor de 10de keer georganiseerd wordt en valt op 24 november, de laatste vrijdag van november. Niet toevallig, want 46 jaar geleden verzond Ray Tomlinson, programmeur bij BNN, de eerste e-mail. Zelf wist hij de exacte datum niet meer, maar het in november of december 1971. Dus prikten de organisatoren van E-mailloze Vrijdag een datum in het midden – min of meer.

Wat kan je doen om je vrijdag e-mailloos te maken?

1. Face-to-face

Loop langs bij collega’s, telefoneer als je iemand buiten je directe omgeving nodig hebt of zoek een andere creatieve oplossing om je boodschap te versturen.

2. Informeer je collega’s

Affiche

Het is moeilijk om je inbox leeg te houden als niemand in je omgeving weet heeft van e-mailloze vrijdag. Zorg ervoor dat de boodschap verspreid wordt. Druk bijvoorbeeld de officiële poster af van e-mailloze vrijdag en hang deze in je kantoor, op de deur van het toilet en op de drankautomaat. Je kan ook deze affiche met tips afdrukken om er zeker van te zijn dat je omgeving weet wat ze moeten doen.

Video

Je kan ook een video versturen (voor vrijdag) met enkele tips. De tips worden gegeven door de oprichter van het initiatief en zijn dus zeker goud (en een lege inbox) waard.

 

En stuur hen deze video de maandag erop...

 

Bureaublad

Stuur je collega’s deze link om een aangepast bureaublad te downloaden met een grote reminder dat ze vrijdag geen mails mogen versturen.

3. Informeer je inbox

Footer

Je mails gaan natuurlijk niet enkel en alleen uit naar mensen in je kantoor. Het beste is daarom om je e-mailcontacten in het algemeen te informeren door een footer in je mail te plaatsen tot zolang het nodig is.

Vrijdag 24 november 2017 is E-mailloze Vrijdag. Eén dag lang ben ik niet bereikbaar via elektronische post. Bel me die dag gerust op [hier je telefoonnummer]. 

Out-of-office

Mensen die je toch nog mailen op vrijdag kan je een automatische reply sturen door je out-of-office te programmeren voor die dag. Je informeert zo de mensen die deze dag vergeten zijn over het nut van je e-mailloze dag en je legt hen uit hoe ze je wel kunnen bereiken.

Beste 

Het is vandaag 24 november, E-mailloze Vrijdag. Ik probeer één dag te overleven zonder e-mail. Maandag krijgt uw mail alle aandacht die hij verdient.
Wilt u me graag vandaag nog bereiken? Dat kan. Bel me gerust op [hier je telefoonnummer].
 

Bedankt voor uw begrip. 

4. Overloop de 10 geboden

...voor minder e-mailverkeer en een gezonde relatie met je inbox.

  1. Controleer je e-mails slechts 3x per dag. Weersta aan de verleiding elk nieuw bericht onmiddellijk te willen lezen.
  2. Houd je inbox leeg. Je Postvak In is geen todo-lijst. Bewaar het overzicht.
  3. Wees spaarzaam met cc. Gebruik het alleen als de ontvanger het echt moet weten.
  4. Liever geen reply to all. Stuur je antwoord of bedenkingen alleen naar de originele afzender.
  5. Gebruik volle onderwerpregels. Een volle onderwerpregel vat je bericht samen zoals een krantenkop.
  6. Beperk je mail zo veel mogelijk tot de onderwerpregel en eindig met eom (end of message). De ontvanger moet je bericht niet meer openen.
  7. Forward berichten maximaal 2 keer. Leg uit waarom je forwardt.
  8. Schrijf je uit voor alle nieuwsbrieven die je niet leest. Doe hetzelfde met distributielijsten waarop je niet thuishoort.
  9. Gebruik je gezond verstand. Dertig e-mails per dag is meer dan genoeg. Less is more.
  10. Neem altijd de telefoon voor dringende berichten of complexe vragen.

(bron: emaillozevrijdag.be) 

Meer tips om minder e-mails te onvangen.

5. Ga voor een digitale detox

Gebruik deze dag om je volledig te detoxen! Gebruik jij wel eens excuses om toch maar te kunnen checken? Tijdens een e-mailloze dag gaan ze eens zo hard opvallen. Valt e-mailloze vrijdag je toch echt zwaar? Dan ben jij misschien een slaaf van je inbox? Doe de test!  

Maandag

Ga je je mailbox openen? Doet het niet als eerste ding bij het toekomen op je werk. Na een verlengd weekend weg te zijn van je inbox, is de verleiding waarschijnlijk groot, maar deze expert raadt het af en geeft enkele e-mailtips. Ga aan het begin van de week voor een frisse start en analyseer je e-mailgewoonten!

Veel succes!

(sjv) - Bron: emaillozevrijdag.be 

Meer info over Stress , Workaholics , Evenwicht werk-privé , Collega's , Ongewenst gedrag , E-mail

23/11/2017