Goodman Belgium schaft de 'eilanden' af

In zijn nieuwe kantoor in Brussel schaft vastgoedspecialist Goodman de traditionele 'eilanden' af. Waar je gaat zitten, wordt bepaald door wat je wil doen. Maar zo'n flexibele werkplekken mogen niet ten koste gaan van het teamgevoel, vertelt coo Dominiek Van Oost.

26 september 2014

Delen

kantoor eilanden
”Je kiest een werkplek in functie van de activiteit die je verricht.” (Dominiek Van Oost, coo Goodman Belgium)

De van oorsprong Australische onderneming Goodman is gespecialiseerd in logistiek vastgoed. "Wij bezitten, ontwikkelen en beheren wereldwijd grote opslagplaatsen en distributiecentra. Onze klanten zijn internetwinkels zoals Amazon en Zalando, maar ook logistieke bedrijven zoals DHL en TNT", vertelt chief operating officer Dominiek Van Oost. Het kantoor in Brussel is niet alleen verantwoordelijk voor de Belgische markt, maar levert ook ondersteunende diensten aan de andere kantoren in continentaal Europa. In Brussel werken tachtig mensen in verschillende teams zoals marketing, human resources, finance en IT.

Tot voor kort zat het Brusselse kantoor verspreid over twee verdiepingen, in een landschapskantoor waar elk team aan zijn eigen 'eiland' zat. Die omgeving bleek de samenwerking tussen teams te belemmeren, en was ook niet de beste plek om medewerkers van Goodman uit andere landen op te vangen, zegt Dominiek Van Oost. "Vaak verdwenen ze meteen in een vergaderzaal. Er was gewoon geen plaats waar ze konden samenwerken met de Belgische teams."

Activity based working

Goodman besloot om te verhuizen naar een nieuw kantoor waar alle medewerkers op dezelfde verdieping zaten. "Bovendien kozen we heel bewust voor activity based working. Dat houdt in dat je geen vaste werkplek meer hebt. Je kiest een werkplek in functie van de activiteit die je verricht", legt Dominiek Van Oost uit. "Op het oude kantoor deed iedereen alles op dezelfde plek: telefoneren, overleggen, proberen je te concentreren op het werk. Voor al die activiteiten zijn nu aparte plaatsen. Het kan zijn dat je op een dag op vijf verschillende plekken gaat zitten."

Een aparte lokaal met achttien werkplekken dient voor geconcentreerd werk. Daar mag niet gepraat of getelefoneerd worden. Een meer open ruimte is bedoeld voor 'non-focussed werk' dat onderbroken mag worden door een collega die iets wil vragen of door telefoons. De nieuwe omgeving moest ook de samenwerking stimuleren, vertelt Van Oost. "In het oude kantoor hadden we twee grote vergaderzalen, waar dan soms maar een handvol mensen samenzaten. Nu zijn er veel meer vergaderplekken met één of twee grote schermen waar mensen kunnen samenzitten."

Teamspirit

De vergaderplekken dienen ook om het teamgevoel te versterken. In een klassiek landschapskantoor zitten teamleden op een vaste plek aan een eiland, en daardoor ontstaat er spontaan een teamgevoel. In het nieuwe kantoor zijn er mensen die dat missen, geeft Dominiek Van Oost toe. "Aan zo'n eiland vang je vanzelf op waar anderen mee bezig zijn. In het nieuwe kantoor is dat niet zo, en sommigen voelen zich onzekerder omdat ze denken dat ze niet alle informatie krijgen. We moeten ons daarvan bewust zijn, en teams aanmoedigen om geregeld even samen te zitten." Een ruime lounge is voor dat soort informele bijeenkomsten bedoeld. " Het wordt aanvaard dat je daar een tijdje zit zonder te werken, om een praatje slaan. We willen dat stimuleren want zo worden ideeën uitgewisseld."

Goodman koos bij de verhuizing voor een paperless office. "In het oude kantoor hadden we 400 lopende meter papier. Nu staan er geen kasten met mappen meer en wordt alleen het hoogstnoodzakelijke op papier bewaard. We hebben de hoeveelheid papier al kunnen reduceren tot 100 meter."

De technologie speelt een grote rol in het nieuwe kantoor. De telefoontoestellen zijn vervangen door laptops met daarop Microsoft Lync, een messengerprogramma dat ook als internettelefoon dient. In de vergaderzalen staan geavanceerde videoconferencingsystemen van Polycom. Videoconferencing vindt traag ingang, zegt Dominiek Van Oost. "Het duurt even voor mensen er de meerwaarde van inzien. En eerlijk: het zou iets intuïtiever in gebruik mogen zijn."

Ambassadeurs

Zo'n ingrijpende verandering in de manier van werken kan alleen slagen als de medewerkers er op voorbereid worden. "Het helpt dat we konden investeren in het nieuwe pand. Het kantoor is qua sfeer, comfort en uitstraling zo veel verbeterd. Dat maakt de aanpassing makkelijker", vertelt Dominiek Van Oost. "Bestaande werknemers hebben een traject doorlopen om hen op het nieuwe werken voor te bereiden. Zij hebben dus al kunnen wennen aan het concept. Nieuwe werknemers, die misschien niet vertrouwd zijn met de nieuwe aanpak van werken, krijgen een buddy en een mentor toegewezen die hen wegwijs maken."

Het management van Goodman houdt de vinger aan de pols om te weten wat er bij de werknemers leeft. "Er is een groep van ambassadeurs in de verschillende afdelingen die mensen aanspreken om feedback te krijgen." De aanpak van het Belgische kantoor krijgt elders in Europa navolging. In het kantoor van Goodman in Düsseldorf werd al een 'stille zone' gecreëerd voor geconcentreerd werk. "Natuurlijk kan je wat wij gedaan hebben niet zomaar integraal overnemen in een veel kleiner team. En het is ook moeilijk om hetzelfde te doen in een bestaande omgeving die daarvoor niet is aangepast", geeft Dominiek Van Oost toe.

(wv)

Ontvang de nieuwste tips over werk en carrière

Meer dan 440.000 Jobat gebruikers zijn wekelijks op de hoogte

Aanbevolen jobs

Wij jij ook meer verdienen, leukere collega's of minder file ?

De job werd bewaard

Je kan je bewaarde jobs terugvinden onderaan deze pagina, maar ook op de homepage en in Mijn Jobat.

Wil je ze ook op andere toestellen kunnen bekijken? Meld je dan aan.