Een flexibel kantoor: goed voor je productiviteit?

flexibele werkplek
"Wanneer medewerkers de mogelijkheid krijgen om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, zijn ze vaak meer tevreden en betrokken.” (Emely Theerlynk, HR Research Expert Securex)

Belgische werknemers zijn geneigd om langer aan de slag te blijven als ze zélf mogen beslissen waar en wanneer ze werken. Die tevredenheid loont ook voor de bedrijfsresultaten. Dat blijkt uit onderzoek van Securex. Maar waar willen werknemers dan werken? En wanneer is een flexibele werkplek productief?

Op dit moment kan maar één op drie werknemers zelf zijn werkuren of -plaats kiezen. Nochtans geeft negen op de tien werknemers aan dat ze langer actief zouden blijven als ze zelf hun werkplek mogen bepalen. De meesten van hen zouden dan voor telewerk opteren. Werk van thuis uit, dus. Dat blijkt uit een onderzoek van Securex bij 2.088 loontrekkende werknemers en een bij 162 werkgevers uit de Belgische markt.

Meer winst

Voor grote bedrijven zou dat volgens Securex een hogere winst genereren. “Wanneer medewerkers de mogelijkheid krijgen om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, zijn ze vaak meer tevreden en betrokken”, stelt Emely Theerlynk, HR Research Expert bij Securex. “Hierdoor wordt de werknemer productiever en meer klantgericht, met betere  financiële resultaten tot gevolg.”

Volgens Frederik Anseel, professor Industriële en Organisatiepsychologie aan de Universiteit Gent, bieden echter veel te weinig Belgische bedrijven hun werknemers flexwerk aan. Meestal komt een flexibele werkvloer ook gewoon neer op de zogenaamde kantoortuinen, de gedeelde werkvloer waar het clean desk principe geldt en iedereen inplugt waar hem of haar dat uitkomt. Maar zijn die kantoortuinen wel efficiënt?

Lawaai en geen privacy

Niet altijd, want er zijn de nodige nadelen aan verbonden. Voor veel werknemers veroorzaakt zo’n flexibel kantoor geluidsoverlast en een gebrek aan privacy. Onderlinge communicatie is nuttig, te veel communicatie houdt iedereen van het werk. Het gevolg is een tanende concentratie. En dat beïnvloedt dan weer de productiviteit in de negatieve zin.

Het maakt ook dat werkende collega’s soms zoekende collega’s worden, met veel tijdverlies tot gevolg. Elke dag opnieuw aan een ander bureau beginnen, is een hel voor mensen wiens werktafel een gestructureerde chaos is. Het opsporen van collega’s die niet langer een eigen plekje hebben, is naast tijdverspilling ook gewoon vervelend. Idem dito voor de zoektocht naar de geschikte plek om even in alle rust te telefoneren of te vergaderen. Als de flexibele werkplek een slecht gestructureerde werkplek wordt, kan dat werknemers danig irriteren.

Meer communicatie en betrokkenheid

Heeft een flexibel kantoor dan geen voordelen? Jawel. Zo’n werkvloer is opener, ruimer en meestal ook rijker aan licht. Meer openheid – minder muren, meer glas – zorgt voor meer communicatie en snellere kennisoverdracht. Medewerkers die allemaal door elkaar zitten, hebben een hechter en efficiënter contact met elkaar. Dat verhoogt de betrokkenheid en verkleint de kloof tussen de werknemers en hun management, want ook zij kunnen deel uitmaken van die kantoortuin.

flexibele werkplek
Bovendien zorgt zo’n ruimte ook voor een financiële winst: de werkgever heeft immers minder ruimte te bekostigen. Wie 30 mensen tewerkstelt, maar er dagelijks maar 20 op de werkvloer heeft, heeft minder ruimte en computers nodig. De softwarepakketten laten bovendien toe om op verschillende plekken te werken, dus ook thuis. Dan is de enige voorwaarde dat de software goed werkt. Als dat niet vlot en foutloos gebeurt, is zo’n werkplek opnieuw nadelig.

Planten en een koffiebar

Werkgevers kunnen best ook eens verder denken dan de ‘gewone’ flexibele werkvloer. Volgens Quartz wordt de productiviteit op kantoor vergroot door bepaalde aroma’s, kleuren, geluiden en beelden toe te voegen. Zo zouden werknemers die omringd worden door planten en groen meer tevreden en dus efficiënter zijn. Werkomgevingspecialist Steelcase introduceerde dan weer het WorkCafé-concept, een informele werkomgeving binnen het bestaande kantoor. Een workcafé combineert een huiselijke touch met de atmosfeer van een koffiebar én de technologische ondersteuning die nodig is. Een verademing voor veel werknemers, volgens Steelcase.

Hoe dan ook: als het flexibele kantoor alleen maar een doel is om kosten uit te sparen, kan je er als werkgever beter niet aan beginnen. De vraag is: wat is de functie van het flexibele kantoor? En voor welke medewerkers is het het best geschikt? Betrokkenheid is voor veel werknemers een belangrijke indicator voor tevredenheid, durf als werkgever hen dan ook te vragen wat zij van zo’n werkvloer vinden en waar zij het liefste werken. Pas dan zal zo’n flexibele werkvloer ook effectief productiever worden.

(mr) 

Meer info over Werkplek

05/03/2015