Doordacht e-mailen: 5 tips

mail katapult

Mailen is dagelijkse kost in de meeste bedrijven. Toch heeft niet iedere werknemer de kunst van het mailen onder de knie. Zo worden bijlages maar al te vaak vergeten of e-mails per ongeluk doorgestuurd naar collega's die de boodschap in kwestie beter niet lezen. Hoe ga je beter en professioneler te werk?

Deze 5 tips kunnen je helpen om het e-mailproces te vergemakkelijken …

1. Eenvoudige vragen

Wie eenvoudige vragen stelt, krijgt (hopelijk) eenvoudige antwoorden terug. Mails zijn ontzettend vatbaar voor miscommunicatie, dus hou het steeds zo simpel mogelijk. Toch een ingewikkelde en langdradige vraag? Stel deze dan via de telefoon. Zo krijg je wellicht nog de snelste reactie, aangezien complexe mails vaak gewoon genegeerd worden.

2. Tijdverlies

Denk er eens over na, hoeveel tijd verlies jij dagelijks zoal aan je mailbox? Best veel wellicht, als je het lezen, opstellen en verzenden van je e-mails samentelt. Besteed daarom enkel het noodzakelijke minimum aan je mails, dat komt je productiviteit alleen maar ten goede. Het kan helpen om bijvoorbeeld niet steeds al je collega's in cc te zetten, je e-mails enkel op gezette tijdstippen te checken of meldingen uit te schakelen zodat je niet continu afgeleid wordt.

3. Blijvend

Besef heel goed dat e-mails lange tijd bewaard kunnen blijven. Boodschappen met vertrouwelijke informatie geef je dus best niet door via e-mail, als je wil vermijden dat de info in verkeerde handen terechtkomt. Het blijvende karakter van mails zorgt er anderzijds wel voor dat je sommige zaken, beloftes of voorstellen kan herbekijken. Natuurlijk zolang je je mailbox niet opkuist.

4. IT

Hét middel bij uitstek voor communicatie met collega's van de IT-afdeling is uiteraard e-mail. Onderzoek gepubliceerd in de Journal of Computer-Mediated Communication wijst uit dat IT-professionals liever via mail dan face-to-face communiceren omdat ze zo meer tijd krijgen om informatie te verwerken en oude boodschappen sneller kunnen opzoeken.

5. E-mailtraining

E-mailtraining komt vaak handig van pas voor werknemers die het e-mailen niet volledig in de vingers hebben. Daarnaast zorgt het voor een vermindering van stress, aangezien er geleerd wordt hoe en wanneer men het best reageert. Hierdoor geraken werknemers ook minder snel afgeleid.

(nm) – Bron: Express.be 

Meer info over E-mail

07/08/2013