De optimale to-do lijst: 5 tips

Om optimaal te kunnen werken, loont het om even stil te staan bij de organisatie van je takenlijstje.

1. Je hebt maar één to-do lijst

Je open taken op meerdere plaatsen noteren brengt je vroeg of laat gegarandeerd in de problemen. Hoe kun je prioriteiten stellen als je niet eens een overzicht hebt van alles wat je nog wilt doen? Zorg dus altijd voor één to-do lijst, die je op een centrale plaats bewaart. Zo kun je hem op vrijwel ieder moment van de dag raadplegen of bijwerken.

Natuurlijk kun je acties tijdelijk op een andere plaats noteren - bijvoorbeeld in een notitieboekje - als ze later maar op je enige echte to-do lijst komen te staan.

2. De prioriteiten zijn direct zichtbaar

Je hebt nu een lijst met alle open taken. Dat kunnen er vijf zijn, of vijftig … dat hangt bijvoorbeeld af van je rol in de organisatie. Om te bepalen waarmee je zult starten, moet je in één oogopslag kunnen zien hoe belangrijk en urgent iedere taak is.

Bij het noteren van je taken schrijf je dus best direct ook de prioriteit op, bijvoorbeeld door middel van een cijfer- of lettercode.

3. Een ‘later lijst’ biedt verlichting

Niets is zo demotiverend als een eindeloze to-do lijst waarbij het einde maar nooit in zicht wil geraken. Om wat verlichting te bieden, kun je alle taken waar je niet binnen enkele dagen aan toe zult komen verwijderen en op je ‘later lijst’ noteren. Hier staan dan alle activiteiten met een lagere prioriteit op waarvan het geen ramp is als je er nooit (of in elk geval voorlopig niet) aan toe komt.

Wanneer in de toekomst een rustigere periode aanbreekt, kun je jouw ‘later lijst’ gebruiken om taken voor je to-do lijst te vinden.

4. Je werkt je to-do lijst voortdurend bij

Je takenlijst is jouw bijbel op kantoor. Het is het punt waarnaar je steeds terugkeert om te bepalen wat je gaat doen. Daarom moet je takenlijst altijd up-to-date zijn. Dus:

• zodra een taak is afgerond, verwijder je hem van je lijst
• minimaal eens per dag bekijk je of alle prioriteiten nog kloppen

De 10 minuten per dag waarin je aan het schuiven bent met de prioriteiten van je open taken gaan zich in een veelvoud van tijd terugbetalen!

5. Je takenlijst is digitaal

Om aan bovenstaande vereisten te voldoen, moet je to-do lijst wel digitaal zijn. Een lijst bijhouden op papier werkt niet, omdat je dan veel te gemakkelijk het overzicht verliest. Als op pagina 2 of 3 bijvoorbeeld nog open taken staan, dan zie je die gemakkelijk over het hoofd. En taken verschuiven omdat de prioriteiten veranderd zijn, lukt alleen op de computer. Een simpele tekstverwerker is dus de beste tool voor jouw to-do lijst.

Zorgen e-mails ervoor dat je nauwelijks aan je to-do lijst kunt werken? 9 snelle tips tegen een overvolle mailbox

(ak)

Alexander Keehnen is operationeel manager bij een start-up onderneming en geeft workshops op het gebied van zelfmanagement. Meer tips over stressvrij werken op kantoor zijn te lezen in zijn boek 'Weg met Stress op Kantoor'.