8 excuses waarom jij constant je mails checkt

mails checken

Het eerste wat we meestal doen op het werk is onze mailbox openen. En dan kan het al fout lopen: we krijgen niet gedaan wat we die dag wilden doen, want we zijn uren bezig geweest met die – meestal niet-dringende – mails. Je inbox is de handigste manier hoe anderen hun prioriteiten aan je opdringen, de kunst is slechts enkele keren per dag je mails te checken.

Tijdens de rit naar het werk had je je voorgenomen om aan project Y verder te werken. Om 11 uur heb je echter nog niets gedaan voor dat project. Toen je op het werk toekwam, startte je met het lezen van je e-mails en je bent nog niet uit je mailbox geweest. Voor velen van ons dagelijkse realiteit.

“In de ideale wereld kom je 's morgens op je werk toe en werk je aan de prioriteiten die je op het einde van de vorige dag bepaald had”, vertelt Johan D'Haeseleer, coach timemanagement. “Aan jouw prioriteiten en niet aan die van iemand anders. Dat document dat Peter via mail vraagt, is echt niet dringend. Hij wist al één week geleden dat hij dat nodig had.”

“In een ideale wereld word je alleen uit je concentratie gehaald wanneer er een crisis is. Een crisis voor jou, en niet voor degene die je uit je concentratie haalt. Je inbox is de handigste manier hoe anderen hun prioriteiten aan je opdringen. Elke keer wanneer je naar je inbox gaat, is er een grote kans dat je iemand anders zijn prioriteiten gaat doen.”

“Elk van de redenen waarom je altijd naar je inbox gaat, verdient een oplossing. Anders blijft het vechten tegen de bierkaai, want productiever worden én in je inbox leven sluiten mekaar uit. Behalve als je elke dag maar één of twee e-mails krijgt, maar dat is waarschijnlijk wel een tijdje geleden dat dit nog eens gebeurde.”

De 8 meest voorkomende excuses om constant je mails te checken

1. Je ongelezen mails zijn je openstaande taken

Je zet een mail terug op ongelezen als je die taak later nog moet afwerken. Of je reminders voor je projecten of de info die je nodig hebt om opdrachten af te werken, zitten in je mailbox.

Dan is ‘Inbox Zero’ een oplossing. De term werd door Merlin Mann bedacht. Merlin is van de eerste bloggers die op een sexy manier over productiviteit schreef. Het doel van Inbox Zero is niet om steeds een lege inbox te hebben. Dat kan ook niet meer, de stroom e-mails is niet meer te stoppen.

Met Inbox Zero zorg je ervoor dat een deel van je to do-lijst niet in je inbox staat, maar ergens anders. Daar bestaan aparte programma’s voor, waar je je to do’s veel beter kan managen.  

2. Je hoort of ziet een signaal bij een nieuwe e-mail

Wanneer we slechts een of twee mailtjes per dag of week kregen, was dit een goede feature. Nu onderbreekt dit signaal je ontelbare keren per dag. Afzetten die toeters. Ze hebben hun tijd en nut gehad.

3. Je moet een e-mail schrijven

En je gaat daarvoor naar je inbox. In de meeste mailprogramma's is dat niet nodig. In Microsoft Outlook kan je dat bijvoorbeeld doen door de toetsencombinatie Ctrl-Shift-M te gebruiken. Ook wanneer je in je kalender, takenlijst of contacten zit.

4. Je start je mailprogramma, je belandt in je inbox en de stroom e-mails grijpt je aandacht

Laat je e-mailprogramma starten met je kalender. Of maak een kalender los van je mailbox. Je start je dag het best met het bekijken van je agenda, en niet met mails te beantwoorden. Anders word je afgeleid van alle zaken die moeten gebeuren die dag.

5. Je bent bezig met een taak en moet iets hebben uit een mail

Je belandt opnieuw in je inbox en een nieuwe mail grijpt je aandacht. Wanneer je je inbox leeg gemaakt hebt, zet dan een filter op de inbox. Die filter zorgt ervoor dat je geen nieuwe mail te zien krijgt. Per toeval in je inbox belanden, is dan niet erg meer: er lijkt geen nieuwe e-mail meer te zijn.

6. Het cijfertje ongelezen mails verhoogt

Je houdt jezelf tegen om je inbox te checken. Maar dan verhoogt het cijfertje ongelezen mails met twee. En je wilskracht kraakt: je bent benieuwd en gaat kijken naar de inhoud van je inbox.

Oplossing: zorg dat er geen waarschuwingscijfer is voor nieuwe mails. Maak een regel die alle mails onmiddellijk op gelezen zet. Je hebt dat cijfer niet meer nodig om je te vertellen dat er een nieuwe e-mail is, want er is nieuwe e-mail. Nooit.

7. Sommige opdrachten komen automatisch in je inbox

Door bijvoorbeeld het SAP-systeem, het ticketprogramma of het CRM-systeem.

Je dient facturen goed te keuren en jij bent de bottleneck. De flow komt dan stil te liggen. Dus wanneer je 5 minuten hebt, ga je snel kijken of er dergelijke opdrachtmails zijn. Er zijn er geen, maar er zijn wel nieuwe mails en je begint ze te lezen. Wat zou je immers anders met je 5 minuten doen?

Maak regels die dergelijke opdrachten uit je inbox halen. Zorg dat ze in een takenfolder terechtkomen. Hier kan het aantal onverwerkte opdrachten interessant zijn. Het cijfertje (ongelezen taak) op de taakfolder kan helpen. Als er geen staan, hoef je die ook folder niet te openen.

8. Je vindt dat je snel dient te reageren op nieuwe e-mails

Is er een afspraak over de snelheid waarmee je moet antwoorden? Prijs jezelf gelukkig: je bedrijf behoort bij de minderheid. Dan kan je je werk eenvoudiger plannen. Stel dat je een antwoordtijd hebt van 24 uur, dan hoef je maar één keer per dag naar nieuwe mails te gaan kijken.

Zijn er geen afspraken, bepaal dan je eigen antwoordtijd. Druk je antwoord uit in uren, niet in minuten. Deel die ook mee aan de mensen waarmee je frequent samenwerkt. Dat zorgt voor realistische verwachtingen. Of vertel hen dat ze je moeten bellen in plaats van te mailen als ze binnen de 2 uur een antwoord verwachten.

(mr) - Johan D'Haeseleer is coach en helpt werknemers en zelfstandigen om te winnen van hun to do’s. Hij heeft een methode ontwikkeld om meer controle over je werk te krijgen. Meer info vind je op www.extratijd.be. Je kan er inschrijven op zijn nieuwsbrief en ontvangt dan regelmatig tips.  

Meer info over E-mail

06/12/2013