70ste Jaarbeurs Gent: van alle markten thuis als beursorganisator

“Noem ons de moeder van alle evenementenbureaus.” (Jan De Geest, Directeur Jaarbeurs Gent)

Van 12 tot 20 september vindt in Flanders Expo de 70ste editie van de Jaarbeurs Gent plaats. Volgens directeur Jan De Geest wordt beurzen organiseren stevig onderschat als beroepskeuze: “Wij zijn een evenementenbureau avant la lettre, in een sector waarin je ook internationaal boeiende contacten legt.”

Een team vaste medewerkers, onderaannemers en freelancers werkt een heel jaar aan de organisatie van wat telkens weer een totaalervaring moet worden. “In 1946 werd de Gentse Jaarbeurs opgericht om de naoorlogse economie aan te zwengelen”, vertelt directeur Jan De Geest van beursorganisator IJF-IFAS.

“Toen was het nog zowel een vak- als een publieksbeurs. Anno 2015 is de Jaarbeurs een pure publieksbeurs, maar vooral een evenement voor alle leeftijden. Je vindt er elke sector: op de jaarbeurs kun je een nieuwe wasmachine op de kop tikken, je boodschappen van de dag doen, wijn bestellen, een tv of zelfs een auto kopen. De Jaarbeurs in Gent is ook de grootste van Vlaanderen: we mikken op 90.000 bezoekers, wat door de ideale timing vanaf de tweede week van september best haalbaar is.”

De Langste Toog

Naar de Jaarbeurs ga je om er iets te beleven, voor de totaalervaring. “Ons publiek verwacht dat ook”, vervolgt Jan De Geest. “Publieksbeurzen zijn geëvolueerd van koop- naar belevingsbeurzen: naast nieuwigheden ontdekken, maak je er van alles mee. Er is een kooktheater, waar de chef-kok op een podium op een entertainende manier gerechten bereidt. Aan de Langste Toog leer je dan weer bieren kennen, probeer je food pairing uit en steek je iets op over hun historiek. Voor kinderen is er heel wat animatie en we ontvangen een toeristisch eregastland. Voor de dames is er The Making of a Star, waar je een professionele beauty make-over krijgt. Die belevingsmomenten worden ieder jaar belangrijker.”

“Alle ideeën bedenken we zelf. We proberen standhouders te matchen: er gaat veel denkwerk vooraf aan manieren om exposanten elkaar te doen versterken en aantrekkelijker te maken”, legt De Geest uit. “Hoe koppel je een verdeler van stripverhalen aan een kinderkledingboetiek? Je laat hen bijvoorbeeld gezamenlijk iets voorstellen door hen op de beurs in elkaars buurt op te stellen. Communicatie en visibiliteit zijn essentieel. Als beursorganisator zijn we eigenlijk de moeder van alle evenementenbureaus (lacht). Omdat we al zeventig jaar bezig zijn, maar ook omdat dit ene evenement zoveel exposanten en activiteiten biedt die allemaal subevenementjes op zich zijn.”

Adrenalinejunk

“Behalve de Jaarbeurs organiseren we nog drie andere beurzen”, vult directeur De Geest aan. “Typisch voor België is dat je naast de grote jongens met meerdere beurzen veel kleinere spelers hebt, die één jaarlijkse beurs organiseren. Met 7 vaste medewerkers en veel onderaannemers en freelancers werken we op jaarbasis met een 25-tal fulltime equivalenten. Daar krijgen we soms verbaasde blikken over. Wat er allemaal komt kijken bij beursorganisatie wordt meestal onderschat. Er werd me ooit gevraagd wat ik naast de organisatie van de Jaarbeurs de rest van het jaar allemaal doe (lacht). Maar een beurs organiseren start vanaf het moment dat je de vorige editie afsluit. Daar ben je een jaar lang mee bezig: commercieel, op het vlak van communicatie, marketing, logistiek, administratie, …”

Jaarbeurs Gent
“We werken echt toe naar het moment van die opening. Dan voelt iedereen, naarmate die datum dichterbij komt, de spanning stijgen. Je bent volledig afhankelijk van heel veel mensen die deelnemen en van dichtbij of veraf betrokken zijn bij die beurs, om alles op tijd af te krijgen. De piekmomenten zijn niet voor de poes. Een beetje een adrenalinejunk zijn helpt dus wel. Zeker als je weet dat de Jaarbeurs Gent ook nog gepaard gaat met een ceremoniële openingsplechtigheid waar allerlei hoogwaardigheidsbekleders, inclusief een koninklijk vertegenwoordiger, hun weg moeten vinden.”

Live communicatie

“We zijn altijd op zoek naar opportuniteiten om nieuwe beurzen te creëren”, vertelt Jan De Geest. “Met mensen met ervaring of een specifieke knowhow over één bepaalde (niche-) sector kunnen we een nieuw communicatieplatform of beurs creëren. De mogelijkheden zijn enorm, en het kan snel gaan. Denk maar aan de eerste beurs voor drones die dit voorjaar werd gehouden.”

Maar hoe leer je dan het vak? “Hogere opleidingen besteden te weinig of geen aandacht aan beurzen. Er bestaan geen keuzevakken over dit medium. Alles wat we doen, is op eigen ervaring gebaseerd. Ik heb zelf een diploma wiskunde-IT, maar door als student te werken voor een on-site-cateraar kreeg ik de smaak voor eventorganisatie te pakken. Toch is dit zelfs voor een commercieel profiel geen eenvoudige sector. Je verkoopt geen kant-en-klaar product, wel oppervlakte die je als één grote puzzel aan elkaar geklikt moet krijgen door de juiste afspraken te maken om je bezoekers een fijne en informatieve ervaring te bieden. Je moet vooral hands-on zijn, gezond verstand hebben en problemen kunnen oplossen. Opportuniteiten zien is ook belangrijk: de vinger aan de pols houden van wat er leeft in de maatschappij. Een hogere opleiding is wel de basis, marketing en communicatie zijn flink vertegenwoordigd. Onze beroepsfederatie Febelux ijvert voor meer aandacht voor de live communicatiesector als beroepsgebied. En de digitale evolutie – zoals webshops – sluit onze verdere groei helemaal niet uit. Integendeel: als je ze slim matcht, versterken live en digitaal elkaar juist.”

(wdh) - Meer info over de Jaarbeurs, die van 12 tot 20 september plaatsvindt in Gent: www.jaarbeursgent.be 

Meer info over Welke job past bij mij? , Diploma's , Jobs met toekomst

03/09/2015