7 tips om te voorkomen dat een vergadering uitloopt

Vergaderen

Ook al te vaak een lange vergadering doorsparteld zonder het verwachte resultaat? Nochtans kan je er met een goede voorbereiding voor zorgen dat je gesprek niet uitloopt en je bovendien vol inspiratie de vergaderzaal verlaat ...

Niets zo frustrerend als een vergadering waarbij je het gevoel hebt dat je tijd aan het verliezen bent. Want een gesprek rond de tafel moet er net voor zorgen dat het werk vooruit gaat. Gelukkig heeft de Nederlandse vergaderdeskundige Carla van den Bos enkele praktische tips om slimmer informatie te wisselen en sneller tot besluiten te komen.

7 professionele vergadertips

  1. Bereid je vergadering (letterlijk) tot in de puntjes voor
    De voorbereiding is het halve werk. Zorg voor een duidelijke structuur, zodat je niet van de te behandelen agendapunten afwijkt.
  2. Maak een planning, en hou je eraan
    Zo voorkom je dat je de grip op het gesprek verliest en hou je de aandacht van alle deelnemers erbij.
  3. Wees streng
    Hou het doel van de vergadering voor ogen. Wijs mensen erop wanneer ze afwijken van afgesproken punten en noteer hun bijkomende opmerkingen voor een volgende vergaderronde.
  4. Hou de klok in het oog
    Maak de deelnemers duidelijk hoeveel tijd ze krijgen om een punt te bespreken. Alleen op die manier kan je de vergadering effectief structureren en zorg je ervoor dat ze niet uitloopt. Heeft een bepaald onderwerp toch meer tijd nodig dan gepland? Weeg af hoe dringend het is. Verschuif indien nodig een ander gespreksonderwerp naar een latere vergadering of plan het in voor de volgende gespreksronde als het nog even kan wachten. Het grote voordeel: zo kan iedereen dit punt alvast goed voorbereiden.
  5. Vat samen
    Herhaal de besluiten klaar en duidelijk en spreek af wanneer en door wie de plannen uitgevoerd zullen worden. Zo verloopt de volgende evaluatie meteen een pak sneller.
  6. Maak notulen
    Zorg ervoor dat alle punten in een mooi verslag genoteerd worden, zodat alle medewerkers er ook effectief mee aan de slag kunnen.
  7. Vergader alleen als het nodig is
    Waarom elke week op hetzelfde tijdstip vergaderen? Kom alleen samen wanneer er voldoende of dringende agendapunten zijn om te bespreken.

Besluit

Onthou vooral dat elke vergadering een doel heeft. Kom samen wanneer het werk en/of de organisatie erom vraagt en behandel alles punt voor punt. Zo kom je meteen tot de essentie en spaar je een hoop tijd (en frustraties) uit.

(jn) - Bronnen: Managersonline.nl / Vergaderendoejezo.nl 

Meer info over Vergaderen

26/01/2012