3 tips om te leren delegeren

Leiding geven is niet bij iedereen een aangeboren talent. Gelukkig kan je het wel leren. Enkele tips om je werk uit handen te leren geven en je medewerkers te leren vertrouwen en appreciëren.

Je bevindt je in een situatie waarin je moet leiding geven en taken toewijzen aan anderen? Dat is niet voor iedereen even evident. Gelukkig is het een work skill , of professionele vaardigheid, die valt aan te leren.

Veel leidinggevenden of mensen die net naar een managementfunctie werden gepromoot, zijn het niet gewoon om de touwtjes uit handen te geven. Zij zijn vaak opgeklommen naar hun positie door zelfdiscipline, precisiewerk en door op eigen krachten uitmuntend werk af te leveren, met een “wat we zelf doen, doen we beter”-mentaliteit als gevolg.

Tem je innerlijke controlefreak

Herken je jezelf als iemand die maar moeilijk taken loslaat? De eerste stap is om je innerlijke controlefreak te erkennen en die dan minder macht te geven over je beslissingen. Je weet dat je collega’s competent genoeg zijn om de taken tot een goed einde te brengen, ook al zou je het liever zelf doen.

Een controlefreak zijn kan eigenlijk erg nuttig zijn. Het is een eigenschap die er waarschijnlijk voor heeft gezorgd dat je gepromoot bent naar een leidinggevende functie. De drang om al je werk op de voet op te volgen en elke taak perfect af te ronden, waardoor je steeds het beste resultaat bekwam, heeft je geen windeieren gelegd en je een goede reputatie bezorgd. Iets dat je innerlijke controlefreak alleen maar meer heeft bevestigd.

Nu je in een leidinggevende functie bent beland, moet je je controlereflex een beetje intomen. Loslaten en delegeren is niet alleen goed voor jou, je gezondheid en je carrière, maar zal eveneens een positief effect hebben op je medewerkers en hun carrière.

Doe je alles zelf, dan zal je minder tijd hebben om het volledige plaatje te overzien, zullen je medewerkers (te) weinig werk hebben of onzeker worden over hun competenties, en zal je uiteindelijk het gevoel krijgen dat je de controle verliest.

Focus meer op het grote plaatje en toon vertrouwen in je medewerkers. Je zal uiteindelijk blij zijn dat je het niet allemaal zelf hoeft te doen.

Draai je denkwijze om

Wat denk je wanneer je beslist om een taak toch niet uit te besteden? “Gaan ze deze taak wel aankunnen?”, “Gaan ze het wel op mijn manier doen?”, “Ik weet al hoe ik het zou aanpakken, dus ik doe het wel gauw…”, je kan waarschijnlijk wel genoeg excuses verzinnen om het zelf te doen en geen enkele schenkt veel vertrouwen aan je medewerkers.

Geef je personeel of collega’s de kans om zich te bewijzen. Misschien doen ze het niet op jouw manier, maar is hun manier even effectief en misschien zelfs verfrissend. In plaats van te denken “Ik weet niet of ze deze taak kunnen uitvoeren op de manier die ik zou willen, dus ik ga het wel snel zelf doen”, denk: “ik weet niet of ze deze taak kunnen uitvoeren op de manier die ik zou willen, dus ik ga hen een kans geven en zal zien hoe ze het er vanaf brengen”.

Het is belangrijk dat je taken leert doorgeven. Vrees je dat de kwaliteit van het afgeleverde werk naar beneden zal gaan, omdat de andere persoon nog niet zoveel ervaring heeft met dergelijke opdrachten? Dan is dat een risico dat je zal moeten nemen om vertrouwen op te bouwen en de andere persoon de kans te geven om te leren. Het kan zijn dat je collega of medewerker nog moet groeien en niet meteen op hetzelfde niveau zal zitten als jij, maar wie weet levert hij of zij perfect werk af. Jij hebt ook ooit de kans gekregen om van nul te beginnen. Gun je medewerkers nu hetzelfde voordeel van de twijfel.

Hoe begin je eraan?

  • Begin met een relatief kleine taak toe te wijzen, die toch weer niet onbelangrijk is. Op deze manier geef je je vertrouwen in de persoon een opkikker en neem jij je eerste stapje in het delegeren.
  • Zorg voor goede begeleiding. Is het voor jou van essentieel belang dat er op jouw manier wordt gehandeld en ben je bang dat ze ‘jouw systeem’ niet kennen? Leg het dan uit, zorg desnoods voor een stappenplan en monitor waar nodig.
  • Voorkom wel dat je in controlegewoontes hervalt en verwacht dus niet dat de persoon in kwestie de taak op exact dezelfde manier voltooit. Hij of zij kan in grote lijnen dezelfde stappen doorlopen en het gewenste resultaat behalen, en toch nog een eigen input hebben.
  • Respecteer ieders manier van werken en vaardigheden. Sta open voor suggesties die je medewerkers aanreiken voor een alternatieve aanpak. Je weet maar nooit of het de efficiëntie ten goede komt. Er is misschien meer dan één weg naar hetzelfde doel.

Het is jouw taak als leidinggevende om het beste uit je medewerkers te halen en hun sterktes te benutten. Zie iedereen in je team als een meerwaarde en dirigeer hen zo dat hun collectieve talent het beste resultaat creëert.

Delegeren loont

Even belangrijk als het delegeren zelf, is hoe je omgaat met het succes of falen van een toegewezen taak.

Levert de collega of medewerker goed werk af, dan is het belangrijk dat hij of zij daar mee krediet voor krijgt. Waardering werkt bevestigend en motiverend. Is het resultaat teleurstellend, dan is het eveneens belangrijk dat hij of zij mee de verantwoordelijkheid daarvoor draagt. Je deelt in de complimenten maar ook in de klappen, wat voor wederzijds respect zal zorgen.

Na elke taak zal je het zelfvertrouwen en de onafhankelijkheid van je medewerkers zien toenemen. Ze zullen meer verantwoordelijkheid nemen en groeien in hun functie. Jij laat dit gebeuren doordat je meer en meer taken aan hen toevertrouwt en dus blijk geeft van je vertrouwen in hun capaciteiten. Dit groeiproces zou zowel voor jou als voor je medewerkers motiverend en oppeppend moeten werken.

Lukt het in het begin niet zo goed? Vallen de resultaten wat tegen? Hou vol (binnen de lijnen van het redelijke). Alle begin is moeilijk. Monitor de prestaties. Waar loopt het mis? Voorzie desnoods extra training of opleidingsmogelijkheden. Begeleid, maar ga niet over op micromanagen. Vertrouw jezelf en je team.

Neem ten slotte ook de tijd om je medewerkers en collega’s te leren kennen. Wat zijn hun drijfveren en ambities? Wat motiveert hen en waar staan ze over 5 jaar? Naar welke doelen willen ze toewerken en wat is jouw rol daarin?

Je bent hun manager en dus deels verantwoordelijk voor hun carrière. Help hen groeien.

(sjv) – Bron: The Telegraph

Meer info over Stress , Workaholics , Collega's , Bazen , Teamwork , Persoonlijke ontwikkeling

17/08/2015