Voor vertrek werk je tweemaal zo hard om alles af te krijgen. En bij terugkomst open je met angst en beven je inbox om te zien wat er in de tussentijd allemaal gebeurd is op kantoor.

Iedereen die op kantoor werkt heeft met deze uitdaging te maken. Wil je het jezelf dit keer zo gemakkelijk mogelijk maken? Doorloop dan deze drie stappen!

Voor vertrek: informeer je collega’s

Laat je collega’s weten dat je binnenkort vakantie neemt. Je kan een week voor vertrek bijvoorbeeld een e-mail naar hen sturen met de mededeling: “ik ben binnenkort met verlof, dus laat het snel weten als je iets van mij nodig hebt!”

Ten eerste is men meestal blij om te weten dat je weg gaat, want het gebeurt veel te vaak dat iemand door een onverwacht afwezigheidsbericht vastloopt met zijn of haar werk.

Ten tweede is jouw boodschap positief: “Ik wil je graag helpen”. Maar ... je boodschap heeft ook een duidelijke keerzijde: “In die periode moet je niets van mij verwachten.” Je collega’s zullen jou hierdoor ontzien tijdens je vakantie en het werk spreidt zich vanzelf over anderen uit.

Voor vertrek: opruimen

Zoals iedere kenniswerker houd jij natuurlijk een to-do lijst bij waarbij je er met een waterdicht systeem voor zorgt dat je nooit vergeet om een belofte na te komen. En in je agenda kun je zien welke andere activiteiten of vergaderingen tijdens je verlof gepland staan.

Bepaal ongeveer een week voor vertrek voor iedere taak of jij (of je organisatie) in de problemen komt als dit niet voor je vertrek is afgerond. Zo ja, zet een uitroepteken voor de taak en plan direct tijd in je agenda om dit nog voor je vertrek af te ronden.

Bij terugkomst: eerst verzamelen, dan doen

Het is enorm verleidelijk om je eerste dag te blokkeren voor het verwerken van e-mails. En veel mensen doen dit. Maar voor wie? Doe je dit omdat het jouw werkgever en collega’s vooruit helpt, of toch vooral omdat je jezelf een opgeruimd gevoel wilt geven?

Het lezen en beantwoorden van je berichten is natuurlijk één van de open taken bij terugkomst, maar het is niet de énige open taak. En zeer waarschijnlijk niet de belangrijkste open taak.

Voordat je ook maar iets uitvoert, volg je bij terugkomst dus het best de volgende stappen:

• Vraag je manager en/of naaste collega’s aan welke noodgevallen je vandaag moet werken. Noteer deze op je to-do lijst. (Zet deze meteen ergens bovenaan.)
• Scan je e-mails voor belangrijke taken. Let dus op hoofdletters, uitroeptekens en woorden zoals ‘belangrijk’ en ‘urgent’. Noteer relevante taken weer op je to-do lijst.
• Plan je dag.

Nu kun je beginnen met werken. Gewoon één voor één de taken op je lijst starten en afronden. En inderdaad: het opruimen van je mailbox zal op die lijst staan. Maar waarschijnlijk niet bovenaan.

Je zal zien, op deze manier kun je ook bij terugkomst kalm werken omdat je weet dat je aan de juiste activiteiten werkt. Je collega’s zijn blij dat je weer terug bent en direct weer laat zien hoe waardevol je bent.

E-mails vormen een andere grote bedreiging voor je effectiviteit op kantoor. Gelukkig bestaan er enkele simpele gewoontes waarmee je deze valkuil gemakkelijk kunt ontwijken. Deze gewoontes staan beschreven in het gratis rapport dat je kan opvragen via www.emailopkantoor.nl.

(ak) 

Alexander Keehnen is operationeel manager bij een start-up onderneming en geeft zeer praktijkgerichte trainings over zelfmanagement. Meer tips over stressvrij werken op kantoor zijn te lezen in zijn boek ‘Weg met Stress op Kantoor’.