Verdubbel je productiviteit in 4 stappen

Zijn deze 4 gewoontes al geïntegreerd in jouw routine?

1. Houd een to-do lijst bij

Alleen als je jouw taken steevast op je to-do lijst noteert, weet je zeker dat je niets vergeet. Zo leren collega’s dat ze er blind op kunnen vertrouwen dat jij je beloftes nakomt.

Bovendien vormt deze takenlijst dagelijks de basis om te bepalen wat je gaat doen (en belangrijker nog: wat je niet gaat doen). Zo kun je ervoor zorgen dat je altijd “ja” kunt antwoorden op de belangrijkste vraag in het time management: “Is wat ik nu doe het allerbelangrijkste waar ik aan zou kunnen werken?”

2. Plan je werkdag van morgen

Weer een dag hard gewerkt, laatste e-mail verzonden en *pats* de laptop dicht. Nee, zo gemakkelijk sluit je jouw werkdag niet af.

Als je nu vijf minuten de tijd neemt om met behulp van je agenda en je to-do lijst exact te bepalen wat je morgen gaat doen en wanneer, kun je écht met een gerust hart naar huis. Bovendien geef je zo de kans aan je innerlijke genie om je te helpen. Morgenochtend onder de douche zul je uit het niets een goed idee krijgen voor één van je taken van die dag.

3. Delegeer wat je delegeren kan

De snelste manier om je taken te doen, is door ze niet te doen. Het klinkt flauw, maar denk er maar eens over na. Taken waaraan jij een hekel hebt, vindt iemand anders misschien leuk. En voor taken die jij maar “even snel” erbij doet, is misschien wel iemand anders in dienst.

Stel jezelf voor iedere taak dus de vraag: wie zou dit in mijn plaats ook (goed genoeg) kunnen doen?

4. De wekelijkse evaluatie

De wekelijkse evaluatie helpt je om uit de waan van de dag te stappen. Neem iedere vrijdagmiddag een halfuur de tijd voor een aantal vaste acties.

Bepaal bijvoorbeeld wat je de volgende week allemaal wilt bereiken, stuur herinneringen aan de personen op wie je wacht, en bedenk proactief wat de volgende stappen zijn in je lopende projecten. Zo maak je de omschakeling van reactief naar proactief werken, en kun je met een gerust hart het weekend in!

Omgaan met e-mails

E-mails vormen een andere grote bedreiging voor je effectiviteit op kantoor. Gelukkig bestaan er enkele simpele gewoontes waarmee je deze valkuil gemakkelijk kunt ontwijken!

Deze gewoontes staan trouwens beschreven in dit gratis rapport.

(ak) 

Alexander Keehnen is operationeel manager bij een start-up onderneming en geeft zeer praktijkgerichte trainings over zelfmanagement. Meer tips over stressvrij werken op kantoor zijn te lezen in zijn boek ‘Weg met Stress op Kantoor’.