Minder werk na je verlof dankzij deze 6 tips

1. Informeer op voorhand

Verwittig tijdig klanten, projectcontacten en collega’s. Stel een briefing op voor je collega’s om werk op te volgen, of bespreek hoe het de komende week verder zal gaan. Bel je klanten of contacten op, of mail hen om ze te informeren en te bespreken wat er komen zal. Zal het project of de transactie stil liggen tijdens je afwezigheid? Zal iemand anders je activiteiten opvolgen? Als je hen ruim op voorhand informeert, kan er beter rekening gehouden worden met je verlof.

2. Out-of-office

Vergeet je standaardtools niet! Je Outlook beschikt over een out-of-office-functie, gebruik die. Je zal waarschijnlijk niet al je contacten kunnen informeren hebben, dus een klein berichtje waarin staat hoelang je afwezig bent en wie hen ondertussen verder kan helpen, zal deze mensen al een stuk verder kunnen helpen.

3. Automatiseer

SharePoint is één van de manieren om workflows te automatiseren. Verwijs bepaalde activiteiten automatisch door naar de juiste persoon, verwerk automatisch klantenvragen en verwittig op automatische piloot de juiste diensten van bepaalde zaken, terwijl je afwezig bent.

4. Gebruik self-service portalen

Een hoop dingen kunnen door de klant of collega zélf uitgevoerd worden, als ze maar toegang hebben tot de juiste formulieren en portalen. Je kent deze self-service portalen waarschijnlijk al van e-banking, online belastingaangiftes, internetdiensten of gewoon van online boodschappen te doen. Wat ze zelf kunnen uitvoeren, hoef jij achteraf niet meer te doen!

5. Gebruik 'bots'

Een bot heeft een antwoord op alles. De bot kan in alle computermappen, online databanken, contactgegevens, en kan daardoor op bijna alle standaardvragen gemakkelijk een antwoord vinden. Reikt de bot zijn dataverzamelcapaciteiten toch niet ver genoeg, dan verwijst hij de klant efficiënt door naar de juiste contactpersoon om hem of haar verder te helpen.

6. Help collega’s tijdens hun verlof

Niet alleen jij neemt wel eens vakantie. Spring jij tijdens hun afwezigheid wel eens in, dan zullen ze waarschijnlijk meer geneigd zijn om jou ook te helpen als jij een keer op vakantie bent. Collegialiteit loont!

(sjv) - Bron: OrbitOne.com