Mag je met je bedrijfswagen op reis?

Ook al rij je met een firmawagen van het type Peugeot Traveller of Toyota Land Cruiser, verplaatsingen zijn niet onbeperkt. “Het is niet omdat een bedrijfswagen ook voor persoonlijk gebruik kan dienen, dat medewerkers er zomaar mee op vakantie naar het buitenland kunnen vertrekken”, stelt Yves Labeeu, tax en legal consultant bij Attentia.

1. Speelt het aantal kilometers een rol?

Medewerkers krijgen een bedrijfswagen in de eerste plaats voor professionele verplaatsingen. Maar wegens het persoonlijk gebruik ervan worden ze belast op een zogenaamd voordeel van alle aard. “Dit kan gaan om woon-werkverkeer of om zuivere privéverplaatsingen, zoals een privéreis naar het buitenland”, verduidelijkt Labeeu.

De waardering van dit belastbaar voordeel gebeurt op basis van onder meer de cataloguswaarde, de inschrijvingsdatum, het brandstoftype en de CO2-uitstoot. “Het aantal gereden kilometers speelt hierbij geen enkele rol, ook niet de kilometers tijdens een buitenlandse reis. Dit betekent ook dat het gebruik van een bedrijfswagen op reis niet uitdrukkelijk wettelijk geregeld is.”

2. Is er een car policy?

Experts zoals Yves Labeeu raden werkgevers alvast aan om de gebruiksvoorwaarden op reis op te nemen in de car policy. “In principe kan een bedrijf het gebruik van de bedrijfswagen voor buitenlandse reizen verbieden, maar in de praktijk gebeurt dat weinig.”

Regels die, volgens hem, wel vaak opduiken in zo’n car policy zijn onder meer een verbod om de tankkaart in het buitenland te gebruiken of een beperking van de reis tot landen die gedekt worden door de autoverzekering (vaak EU-landen). Soms is er ook een beperking van de medereizigers tot inwonende gezinsleden. “Daarnaast neemt men soms bepalingen op zoals over de montage van een trekhaak, dakkoffers en het gebruik van caravans.”

Aangewezen is volgens hem ook dat de policy vermeldt wat medewerkers moeten doen bij ongevallen in het buitenland, diefstal van de wagen en verkeersboetes.

3. Zijn er sancties?

Ter ontrading voorzien werkgevers vaak sancties voor als hun medewerkers de regels overtreden. “Afhankelijk van de aard van de overtreding, gaat de sanctionering van een schadevergoeding tot zelfs ontslag.” Tijdens het privégebruik van de wagen ligt de aansprakelijkheid ook volledig bij de medewerker. “Werkgevers vermelden in de car policy dan ook het best welke schade ze op de medewerker kunnen verhalen.” Duidelijke afspraken via zo’n policy vermijden nodeloze discussies achteraf. “Het juridisch team van Attentia helpt onze klanten overigens om zo’n car policy op te stellen. Zij weten perfect wat de mogelijkheden zijn en wat de wetgeving zegt.”

4. Mag je baas er geld voor vragen?

Het gebeurt slechts zelden dat een werkgever een vergoeding vraagt voor het gebruik van de bedrijfswagen in het buitenland. “Wil men dat toch doen, dan moet dit contractueel voorzien zijn. Wat de medewerker in zo’n geval zou moeten betalen, mag wel in mindering worden gebracht van het principieel belastbaar voordeel”, aldus Labeeu.

(wv) - Bron: MARK Magazine