Mag een recruiter zomaar je vorige werkgever contacteren?

Veel werkgevers nemen tijdens een sollicitatieprocedure contact op met voormalige leidinggevenden of ex-collega’s om een beter beeld te krijgen van een kandidaat. Zo’n referentiecheck lijkt vaak een routineonderdeel van een aanwerving. Toch kan het qua privacy gevoeliger liggen dan veel organisaties denken.

Een recente beslissing van de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) verduidelijkt de mogelijke privacy-impact van referentieonderzoeken.

De zaak draaide rond het doorgeven van referenties over een sollicitant aan een andere organisatie. Volgens de GBA moest de onderneming die informatie gaf er rekening mee houden dat die gegevens in het rekruteringsdossier van de kandidaat zouden worden opgenomen.

Maar hoe zit dat precies met de privacyregels?

Isabel Plets, advocaat bij Lydian, wijst op het privacy-aspect van referenties. “Referenties omtrent relevante ervaring en kwalificaties van een sollicitant zijn persoonsgegevens. Zelfs de doorgifte van referenties tijdens een mondeling telefoongesprek geldt in de meeste gevallen als verwerking van persoonsgegevens”, stelt ze.

Dat betekent dat ook een ogenschijnlijk informele referentiecheck onder de privacyregels kan vallen, en dus onder de GDPR-wetgeving.

Check: Naar welke persoonlijke info mag een werkgever niet vragen?

Wanneer mag een werkgever referenties opvragen?

Voor werkgevers bestaan er in principe twee mogelijke rechtsgronden om referentiegegevens te verzamelen.

Een eerste mogelijkheid is toestemming van de sollicitant. Dat kan bijvoorbeeld wanneer een kandidaat zelf een referentiepersoon vermeldt in het cv met de bedoeling dat die gecontacteerd wordt.

Die toestemming kan ook expliciet worden gevraagd via een document waarin onder meer staat wie gecontacteerd kan worden, welke gegevens zullen worden opgevraagd, waarom de informatie wordt verzameld en hoe lang de toestemming geldig blijft.
Een tweede mogelijkheid is het zogenaamde gerechtvaardigd belang van de werkgever, op voorwaarde dat de sollicitant vooraf wordt geïnformeerd.

Volgens Plets kan het controleren van referenties namelijk een legitiem doel zijn. “Het is een gangbaar en redelijk middel voor werkgevers om inzicht te krijgen in de professionele vaardigheden van een sollicitant.”

Daarbij gelden wel grenzen. De informatie moet relevant zijn voor de functie en mag niet verder gaan dan nodig is. De voorwaarde is ook dat de verzamelde informatie niet bij de sollicitant zelf kan worden verkregen. Vaak ook omdat die er belang bij heeft zich positief voor te stellen.

Referenties op je cv: Waardevol of waardeloos?

Moet ook de referentiegever opletten?

Ja, eigenlijk wel. Want niet alleen de nieuwe werkgever moet rekening houden met de privacyregels. Ook de persoon of organisatie die informatie over een voormalige werknemer doorgeeft, moet een geldige rechtsgrond hebben.

In veel gevallen zal dat opnieuw toestemming van de betrokken sollicitant zijn. Die toestemming kan al impliciet aanwezig zijn wanneer iemand een referentiepersoon vermeldt, maar in andere situaties kan een aparte toestemming nodig zijn.

Kortom, voor werkgevers en sollicitanten is het goed om te weten dat referentiechecks best zorgvuldig gebeuren.

Dat betekent dus kandidaten vooraf informeren, alleen relevante informatie opvragen en zorgen voor een duidelijke juridische basis voor de verwerking van persoonsgegevens.