De perfecte werk-privébalans bereik je zo

“Het overgrote deel van de deelnemers aan mijn workshops droomt ervan om een balans te vinden tussen privé en professioneel, en om het delicate evenwicht tussen alle verschillende verantwoordelijkheden te beheren”, vertelt coach Johan D'Haeseleer. “Als het evenwicht niet goed zit, leidt dat tot onrust.”

Meer controle

Bij Johan D'Haeseleer was dat onevenwicht zelfs de aanleiding om zelf coach te worden. In een vorig leven was D'Haeseleer chef van de afdeling werkvereenvoudiging bij Colruyt. Hij is de man dankzij wie we geen munten in de Colruyt-winkelkarretjes moeten stoppen. “Negen jaar geleden vond ik het genoeg geweest. Ik wilde niet blijven schuiven met mijn privé en professionele tijd. Ik kreeg alles niet meer gecombineerd en wou rust in mijn hoofd.”

Johan is zich gaan verdiepen in de problematiek en heeft een methodiek ontwikkeld om meer controle over je werk te krijgen. “Vroeger werkte iedereen in de fabriek van negen tot vijf, dat waren duidelijke grenzen. Nu zijn die grenzen weg en is het altijd mogelijk om te werken. Het cruciale is dan niet timemanagement, maar aandachtsmanagement. De focus bewaren dus, want je brein heeft geen gevoel voor ritme en timing. Als je veel aan je hoofd hebt en je bent niet gestructureerd bezig, zit je hoofd continu vol.”

Meer overzicht

Bezig zijn met alles wat op je afkomt, kan je weghouden van je verantwoordelijkheden. “Het is makkelijk om mee te gaan in de snelheid en dringendheid van je acties, taken en projecten. Denk maar aan de vele mails en telefoons die binnenkomen. Maar zijn ze ook allemaal even dringend? Wat makkelijk is, zal meestal ook gebeuren. Zo zit de mens nu eenmaal in elkaar. Het ontbreekt de meeste mensen aan een overzicht van hun verantwoordelijkheden. Dat overzicht zit in hun hoofd. En ons brein is slecht in het exact weergeven van een overzicht.”

De essentie van Johans benadering is dat je een betrouwbaar to do-systeem moet creëren buiten je hoofd. “Onbewust heb je bij elk van je verantwoordelijkheden ook een tevredenheidsniveau. Je bent broer of zus. Jij bent misschien tevreden wanneer je elke week je broer/zus gehoord hebt. Voor anderen is dat elke maand.”

Projecten en taken centraliseren

Een goede tip: bekijk alles wat je doet volgens deze driehoek.

“De sterke basis wordt gevormd door de acties die je doet doorheen de week. Acties die projecten of taken vooruithelpen, of losstaande acties. Losstaande acties horen bij geen enkele taak of project. Je kreeg een voicemail met daarin de vraag om terug te bellen. Wanneer je luisterde, kon je niet terugbellen. Je plaatst de bel-actie op je actielijst voor deze week.”

De eerste laag boven de acties zijn de projecten en de taken. Die zou je op één centrale lijst moeten zetten, Johan noemt dit de masterlijst. “Projecten en taken komen op je masterlijst wanneer je ze nog niet schrapte. Zelfs niet wanneer alle acties op je actielijst voor deze week werden afgewerkt.”

Ligt je tevredenheidsniveau niet te hoog?

De laag daarboven zijn je verantwoordelijkheden. “Je verantwoordelijkheden zijn nooit helemaal klaar. Je zal ze altijd hebben. Je zal bijvoorbeeld altijd broer of zus blijven. Je zal tevreden zijn over je verantwoordelijkheden wanneer je boven je tevredenheidsniveau zit.”

Indien je onder dat (on)bewuste tevredenheidsniveau raakt, zijn er 2 manieren om er iets aan te doen.

1. Doe projecten en taken en acties die bij die verantwoordelijkheid horen. Je gaat naar de sauna of kijkt een filmpje met je zus/broer.
2. Verlaag bewust (tijdelijk?) je tevredenheidsniveau. Wanneer je je zus eenmaal per maand hoort, is dit ook goed.

Verhelder je verantwoordelijkheden

“Groepeer de projecten en taken op je masterlijst. Je merkt dat je 5 projecten hebt om verkoop te doen. Verkopen/sales is dan duidelijk een van je verantwoordelijkheden.”

Beantwoord de hypothetische vraag: ‘Wat doe je als je twee extra dagen hebt per week?’ Ga je dan meer sporten? Dan kan de verantwoordelijkheid 'mijn conditie' zo op je lijst. Wil je meer vakliteratuur gaan lezen, zet dan gerust 'eigen expertise' op je verantwoordelijkhedenlijst.

Niets door de mazen van het net

Neem je jobomschrijving bij de hand. Als deze goed is, staan daar een aantal verantwoordelijkheden in. Helemaal mooi is het wanneer het tevredenheidsniveau vermeld staat.

Start een mindmap met in het midden je naam. De takken worden je verantwoordelijkheden. Op deze manier worden je verantwoordelijkheden visueel. Het wordt ook makkelijker om te gaan groeperen.

“Als dat lukt, ben je de koning te rijk. Het is een zalig gevoel als niets nog door de mazen van het net glipt, en je een goed evenwicht hebt tussen je professioneel en privéleven”, besluit Johan D'Haeseleer.

(mr) - Johan D'Haeseleer is coach en helpt werknemers en zelfstandigen om te winnen van hun to do’s. Hij heeft een methode ontwikkeld om meer controle over je werk te krijgen. Daardoor krijg je de dingen gedaan en krijg je extra tijd voor zaken die je ook belangrijk vindt. Meer info vind je op www.extratijd.be. Je kan er inschrijven op zijn nieuwsbrief en ontvangt dan regelmatig tips.