‘Een verbetering heeft pas zin als er een opbrengst is’ (Werkvereenvoudiger Wim Coenen)

Nochtans kan het de werknemers heel wat werk en tijd besparen om de vaak complexe processen waar ze dagelijks mee geconfronteerd zijn te vertalen naar eenvoudige werkmethodes. En dat doen ze het beste zelf, onder begeleiding van de werkvereenvoudiger weliswaar.

“Wie anders dan de payroll officer zelf is beter in staat om zijn werk kritisch in vraag te stellen? Diegene die het dagelijkse werk levert, is ook het beste geplaatst om de werkmethodiek te verbeteren. Het biedt hem de kans zijn job mee vorm te geven”, legt Wim uit. “Als werkvereenvoudiger ben je in feite de facilitator, jij beschikt over een gereedschapskist met allerlei tools die het mogelijk moeten maken om het project te helpen uitwerken.”

Deze werkvereenvoudiger is alvast begonnen om onproductieve handelingen binnen zijn eigen afdeling - Business Process Outsourcing of BPO - in kaart te brengen. “De medewerkers hebben de mogelijkheid om ‘signalen’ in te dienen in onze tool Lotus Notes. Met signalen bedoelen we onproductieve handelingen zoals gegevens dubbelchecken, de juiste contactpersoon zoeken enzovoort.

Praktische verwezenlijkingen, kleine successen, hopen we dan om te zetten in opbrengsten. Een verbetering heeft immers pas zin als er een opbrengst mogelijk is. Sowieso draagt eenvoudiger werken ook bij tot de arbeidsvreugde van mijn collega’s. Niet dat er vandaag geen arbeidsvreugde is binnen onze afdeling BPO, maar er kan altijd aan gewerkt worden.”

‘Totale kost voor de helft terugschroeven’

De dienst BPO wil onder andere via werkvereenvoudiging andere bedrijven helpen om de totale kost voor een personeelsdienst drastisch terug te schroeven, zelfs tot de helft. Zonder in te leveren op flexibiliteit en efficiëntie. “Bedrijven met een eigen personeelsdienst werken meestal met generalisten, die naast hun payroll-activiteiten nog een hoop andere taken hebben.

Wij kunnen het juiste profiel ter beschikking stellen, gekoppeld aan onze expertise die door werkvereenvoudiging nog eens aan efficiëntie wint. Daarbovenop komt nog eens het effect van de schaalgrootte. Het is voor ons perfect mogelijk om iemand bijvoorbeeld voor 42 procent van zijn tijd te laten werken voor een klant. Dat maakt dat we in sommige gevallen tot de helft van de total cost of ownerschip, de totale kost van het zelf te doen binnen het bedrijf, kunnen winnen.”

Daartoe probeert Wim zijn collega’s continu warm te maken voor werkvereenvoudiging. “Ons basisprincipe is: wat we vandaag doen, kan morgen beter. Maar je hebt er niets aan werkmethodes en processen uit te werken die nadien niet worden gevolgd door diegene die het proces moet uitvoeren”, merkt Wim op.

“Ik merk ook dat het vandaag zeer moeilijk is voor mijn collega’s om tijd te nemen voor werkvereenvoudiging. Je moet hen dus blijven aanspreken. Bovendien is het al een taak op zich om deze functie binnen de organisatie te promoten.”