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Office & Travel Manager

Office & Travel Manager

Profile Group | Ixelles | Durée indéterminée, Temps plein

En ligne depuis 8 jours sur Jobat.be

Profile Group est spécialisé dans la sélection et le recrutement depuis presque 30 ans pour un éventail de sociétés très large. Notre objectif est de vous aider dans votre recherche d"emploi, d"optimiser votre processus de sollicitation et de valoriser vos compétences pour réussir un bon entretien.

Notre client, situé à 1050 Bruxelles, recherche un(e) Office & Travel Manager.

Office & Travel Manager

Description de la fonction

En tant qu"Office & Travel management coordinator Senior, vous êtes le premier point de contact pour la gestion des installations et des voyages de notre siège mondial. Vous êtes le visage exécutif de notre société vis-à-vis des visiteurs et fournisseurs et contribuez à un environnement de travail satisfaisant et professionnel pour nos employés, en veillant au bon déroulement des opérations quotidiennes.

Vous travaillez sous la supervision du HR Process & Administration Advisor et vous fournissez un soutien RH de base.

Gestion de bureau

Sous la supervision de votre responsable, vous contribuez à la gestion de l"aménagement du bureau avec des partenaires externes:

  • Vous planifiez et coordonnez toutes les installations (télécommunications, chauffage, électricité, etc.) et les rénovations de bureaux
  • Vous examinez et allouez des espaces de bureau en fonction des besoins de l"organisation
  • Vous coordonnez et contrôler l"attribution des places de stationnement, conformément à la politique
  • Vous vous assurez que l"état du bureau reste optimal et coordonnez tous les besoins en réparation, intervention et rénovation; vous vous assurez que les installations de base sont bien entretenues
  • Vous supervisez les contrats et les fournisseurs pour les services tels que la construction, la sécurité, le nettoyage, la collecte des déchets, le catering etc., et vous vous assurez que les accords de niveau de service sont respectés et que des actions correctives sont prises si nécessaire.
  • En étroite collaboration avec le Global Procurement et votre responsable, vous contribuez à la négociation des contrats et des prix avec les fournisseurs de services de gestion de bureau et les prestataires de services, en tenant compte des besoins de l"entreprise et du budget alloué.
  • Vous supervisez des équipes pluridisciplinaires (nettoyage, maintenance, construction, sécurité)
  • Vous faites équipe avec votre collègue réceptionniste pour que les visiteurs se sentent les bienvenus et vous répondez aux appels entrants
  • Vous faites partie de l"équipe "stand-by" de la société de sécurité externe (c"est-à-dire 247 personnes de contact en cas d"alarme)

Gestion des voyages

  • En tant que point de contact principal avec l"agence de voyage, vous gérez les préparatifs de voyage et les réservations d"hôtel pour le siège de la société (à l"exception du Comité exécutif) en liaison avec l"agence de voyage et en veillant au respect de la politique de la compagnie en matière de voyage.
  • Vous créez et mettez à jour les profils des employés dans l"outil de voyage en ligne
  • Vous contrôlez rigoureusement les factures de voyages en fonction des réservations

Soutien administratif

  • Gestion de flotte pour les employés basés à Bruxelles et au Luxembourg
  • Le meilleur lieu de travail: accueil des nouveaux employés
  • Soutien administratif ad hoc

Profil

  • Bachelor (par exemple en Office Management, Management Assistant)
  • Maîtrise de l"anglais, du français et du néerlandais
  • Solide expérience (5-8 ans) en gestion de bureau et de voyages au sein d"un siège
  • Expérience dans un contexte international est un atout
  • Désireux de fournir un service impeccable, à la fois aux clients internes et externes, et ce avec le sourire
  • Excellentes aptitudes collaboratives, vous traitez les personnes (internes et externes) avec respect
  • Très bonnes compétences en résolution de problèmes
  • Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite, bonnes aptitudes à la négociation
  • Perspicacité financière
  • Excellentes compétences MS Office

Offre

En plus de vous offrir l"opportunité de travailler dans un environnement stable et agréable où l"ouverture d"esprit et la bonne atmosphère priment, notre client offre un package attractif au candidat qualifié.

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Delphine Castelain
02 738 02 69

Bruxelles

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Caractéristiques

Exigences

  • Bachelor académique
  • Au moins 5 ans d'expérience
  • Néerlandais, Français, Anglais

Offre

  • Durée indéterminée
  • Temps plein

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