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Immobru

Management Assistant – Office Manager

Immobru | Rhode-Saint-Genèse | Durée indéterminée, Temps plein

En ligne depuis 11 jours sur Jobat.be

Notre groupe de société est spécialisé dans la promotion d’immeubles de caractères, nous réalisons des appartements contemporains en respectant notre patrimoine Bruxellois.
Notre style nous différencie des autres promoteurs car chaque immeuble est étudié en profondeur afin de réaliser des appartements uniques, nous nous efforçons de suivre les tendances en associant différents types de matériaux. C’est simple nous devons nous sentir comme chez nous dans chacune de nos réalisations. 
Pour les différentes sociétés dans lesquelles les deux dirigeants sont administrateurs nous recherchons un(e) Management Assistant / Office Manager.
 

Management Assistant – Office Manager

Description de la fonction

  1. Management Assistant : 20 %
  • Gestion du courrier (poste et emails) entrant et sortant, accueil téléphonique, gestion d'agendas, accueil des visiteurs, classement, gestion des recommandés...
  • Participation aux réunions hebdomadaires, rédaction du rapport.
  • Rédaction et mise en forme de la correspondance sous forme de lettres, emails.
  • Gestion de l'archivage de tous les contrats avec les fournisseurs (également pour Immoweb contrats de software, IT, NDA, partenaires).
  • Assistance à la gestion des dossiers.
  • Organisation de réunions : invitations, réservation du local, catering.
  • Mise à jour des données des différents contacts des sociétés.
Office Manager :
  1. HR officer : 10 %
  • recrutement, rédaction des contrats, traitement des salaires et prestations, gestion des congés, contact RH pour les employés du groupe et relation avec le secrétariat social et le service externe de prévention.
  • Suivi du planning des concierges.
  1. Responsable de l'Office Management : 30 %
  • Responsable pour les commandes et la gestion du stock des approvisionnements cuisine, produits d'entretien et fournitures de bureau, commandes diverses (hors matériel de construction et soustraitants).
  • Gestion et suivis des différentes tâches administratives avec les notaires suite à l'achat ou la vente d'un bien.
  • Gestion et suivis des différentes tâches administratives avec les banques suite à l'achat, ou la vente d'un bien.
  • Gestion et classement des divers documents par immeuble de manière électronique et papier.
  • Traitement et suivi administratif des différents biens immobiliers.
  • Gestion des contrats avec les fournisseurs d’énergie, d’eau et gestionnaires de réseau énergie. Gestion des contrats GSM, contrat d’entretien divers.
  • Gestion de tous les contrats d’assurance, déclaration et suivi des sinistres.
  • Gestion des dossiers de demande de primes à la rénovation.
  1. Comptabilité : 40 %
  • ???????Suivi des paiements des loyers.
  • Mise à jour régulière des tableaux Excel de suivi pour chaque immeuble.
  • Gestion des factures et paiements : préparation des paiements des factures, vérifier le cash-flow, demande d’avances aux banques pour les différents projets immobiliers, classement des factures par projets et société, vérifications des comptes (extraits de compte vs factures).
  • Refacturation des travaux immobiliers
  • Gestion et suivis des différentes tâches administratives avec le bureau comptable (fiscaliste), préparation des documents pour la déclaration TVA (3 sociétés), clôture trimestrielle (6 sociétés)

Profil

  • maîtrise du français et du néerlandais + capacité rédactionnelle dans les deux langues + connaissance de l'anglais
  • Graduat en secrétariat/office management ou expérience équivalente
  • Expérience de minimum 5 ans en secrétariat de direction/office management
  • Sens de l'organisation, proactive
  • Précis, organisé
  • Gestion  des  priorités
  • Flexible
  • Sociable
  • Résistant(e)  au stress
  • Formation secourisme et conseiller en prévention (niveau de base) est un atout.

Offre

Une fonction pleine de challenges, aux responsabilités multiples, un entourage créatif et ultra professionnel, un salaire compétitif et autres avantages.

Informations internes :

+/- 40 immeubles
6 sociétés (dont 5 propriétaires)
3 sociétés assujetties
3 propriétaires privés
+/- 160 factures à payer par mois
+/- 15 refacturations par mois
 

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    Caractéristiques

    Exigences

    • Bachelor à orientation professionnelle (Enseignement Supérieur de Type Court)
    • Au moins 5 ans d'expérience
    • Néerlandais, Anglais, Français

    Offre

    • Durée indéterminée
    • Temps plein

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