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Management Assistant in Brussels (part time)

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Bright Plus Brussel | Bruxelles | Intérim option contrat fixe, Durée indéterminée, Temps partiel

Secretary Plus devient Bright Plus ! Chez Bright Plus, nous nous chargeons de ce que nous savons faire de mieux : nous vous aidons à trouver un emploi fait pour vous ! Nous lançons et/ou boostons votre carrière grâce à nos offres d'emploi, nos formations et nos conseils carrière. Telle est la mission de Bright Plus depuis près de 25 ans.

Management Assistant in Brussels (part time)

Description de la fonction

Our client is the association of crafts and SMEs in Europe with around 70 member organisations from over 30 European countries.

For our client located in Brussels, we are searching for a part-time management assistant who will: 

  • Manage the mailboxes by sending communications to members, stakeholders and institutions, dispatching and following up on mail;
  • Manage the post by drafting letters, dispatching post, go to post office, receive and send deliveries;
  • Manage the telephone by handling telephone inquiries and dispatch phone calls;
  • Manage meetings and events by manage meeting calendar, prepare meetings (book rooms, organise catering, set up necessary audio-visual tools for distance meetings – e.g. go-to-meeting, send out invitations, follow up registrations, upload documents to the intranet, prepare documents for President and staff, etc.), take on welcome and registration at occasional events, draft report of staff meetings;
  • Make travel arrangements by booking flights and hotels via a travel agency for staff;
  • Manage databases for by setting-up and manage it daily, keeping it up to date;
  • Manage filing system for directors;
  • Manage calendar of President and Director by following up on calendar, planning and communicating detailed itinerary to President;
  • Manage orders for stationery and office equipment, following up on office equipment maintenance, printing services, warranty, after-sales, IT coordination, etc.;
  • Manage invoices in cooperation with a financial officer.

Profil

  • Strong experience in the field of administrative management and holding a bachelor diploma;
  • Fluent in English and French – knowledge of other European languages is an added value;
  • Fully IT skilled, with good knowledge of MS Office applications and remote meeting applications (Skype for Business, Google Hangouts, Webex, Go-to-meeting); 
  • Excellent interpersonal skills and team player; 
  • Analytical, creative and problem-solving abilities; 
  • Effective verbal and written communication skills;
  • Attention to detail and high level of accuracy; 
  • Very effective organisational skills;
  • Time management skills.

Offre

You will have a part-time contract with an attractive remuneration package with fringe benefits.

Plus d'info

Bright Plus
Avenue de Tervuren 270-272
1150 Brussels
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À Bright Plus Brussel | Bruxelles 1000

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Aucun itinéraire n'a pu être trouvé entre les deux adresses.

i L’adresse exacte de ce poste n’est pas disponible. Il est donc possible que le temps de trajet calculé soit différent dans la réalité.

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    Caractéristiques

    Exigences

    • Bachelor à orientation professionnelle (Enseignement Supérieur de Type Court)

    Offre

    • Intérim option contrat fixe
    • Durée indéterminée
    • Temps partiel
    • Assurance groupe
    • Chèques-repas

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