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Management Assistant (h-f)

Unique Office | Bruxelles | Durée déterminée, Temps partiel

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Notre client est une fondation qui tente de sensibiliser le grand public et les sociétés à la lutte contre le cancer. 



En tant qu'roganisation nationale et indépendante, et en sa qualité de centre d’expertise également, elle peut porter un regard global et impartial sur la situation, identifier des priorités et actions efficaces à mettre en œuvre. Outre sa présence dans toutes les régions du pays, elle fait également partie d’un vaste réseau international. 


Management Assistant (h-f)

Description de la fonction

1) Administration du Conseil d'administration et réunions du Directoire




  • En tant que Management Assistant, vous assurez la coordination administrative et le soutien aux différents organes de direction de la Fondation (Comité de direction, Conseil d'administration, Comité de vérification, Comité de gestion, Comité départemental, etc.);

  • Vous préparez et faites le suivi pratique et organisationnel des réunions auxquelles la Direction est associée afin d'en assurer le bon déroulement;

  • Vous assurez la planification logistique des réunions (salle, restauration, stationnement, etc.), l'invitation, la préparation de l'ordre du jour et des documents connexes, la rédaction des procès-verbaux, la rédaction et la traduction des rapports, la publication des documents (sur le serveur), etc;

  • En tant que Management Assistant, vous préparez les présentations PowerPoint pour les différents organes, CEO et CFO;

  • Vous assurez la gestion documentaire et le suivi administratif des assurances; 

  • Vous lancez, coordonnez et contrôlez de manière proactive la publication obligatoire de toute modification des documents officiels de la Fondation (par exemple, les publications au Moniteur belge); 

  • Vous assurez également un suivi correct, proactif et opportun des rapports, déclarations et publications des différentes organisations à but non lucratif gérées par la Fondation;  

  • Vous assurez le suivi et la mise à jour proactive des bases de données pour l'envoi des communications de la direction (rapport annuel, souhaits, lettres de remerciements, etc.);

  • Vous assurez le suivi administratif des polices et dossiers d'assurance en étroite collaboration avec la Direction Financière;



2) Organisation d'événements et direction du Comité du Parti




  • En tant que Management Assistant; vous fournissez une assistance à l'organisation de divers événements (journées stratégiques, team building et fêtes du personnel et séances d'information, barbecue, etc.) à la demande de la Direction; 

  • Vous faites des suggestions sur les aspects logistiques et organisationnels (restauration, lieux, activités complémentaires, etc.);

  • Vous assurez l'organisation professionnelle de ces activités.



3) Gestion et suivi administratif des voyages




  • En tant que Management Assistant, vous organisez des voyages à la demande des employés, et ce, conformément à la politique que la StK applique à cet égard. Cela peut aller de l'information, de la remise, des demandes de prix pour le voyage et l'hébergement, à l'établissement des bons de commande et au suivi des documents de voyage.



4) Contrôler la permanence de l'assistance du CEO et du CFO




  • En l'absence de l'assistant déjà en fonction, vous assurez la continuité en ce qui concerne le soutien nécessaire du CEO et du CFO pour la gestion de l'agenda, les présentations, les traductions, le poste, etc.


Profil


  • Expérience requise de minimum 5 ans dans une fonction de secrétariat;

  • Expérience du travail avec des organes de gestion et/ou d'administration est un atout;

  • En possession d'un Bachelier professionnel en langues ou en secrétariat;

  • Parfaitement bilingue FR-NL avec une bonne connaissance de l'anglais;

  • Bonnes connaissances de la suite Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);

  • La confidentialité, le sens de l'organisation et la précision sont des qualités requises.


Offre


  • CDD de 6 mois avec une faible possibilité d'extension;

  • Mission à temps partiel, en 3/5 ou 2/5;

  • La possibilité de travailler dans une entreprise humaine avec une véritable mission d'intérêt public;

  • Situé à Bruxelles et facilement accessible en transport en commun;

  • Conditions salariales conformes à l'expérience et au secteur d'activité.


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À Unique Office | Schaerbeek 1030

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    Caractéristiques

    Exigences

    • Bachelor à orientation professionnelle (Enseignement Supérieur de Type Court)
    • Au moins 2 ans d'expérience
    • Néerlandais, Anglais, Français

    Offre

    • Durée déterminée
    • Temps partiel

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