Postuler

Assistant administratif - Service Coordination et appui transversal

  • COCOM
  • Etterbeek
  • Durée indéterminée, Temps plein
En ligne depuis 15 jours sur Jobat.be

Assistant administratif - Service Coordination et appui transversal

Commission communautaire commune de Bruxelles-Capitale (COCOM).
Depuis 1989, la COCOM joue un rôle clé en région bruxelloise. Elle est compétente à l’égard des personnes et de plus de trois cents établissements, services et centres bicommunautaires.
En vertu de la loi spéciale du 6 janvier 2014 relative à la Sixième Réforme de l’Etat, la COCOM se voit dotée d’importantes compétences supplémentaires au profit des Bruxellois et des établissements, centres et services établis sur le territoire bilingue de Bruxelles-Capitale.

Site internet: http://www.ccc-ggc.brussels

Description de la fonction

Seconder un directeur ou un chef de service, assurer le suivi de dossiers administratifs (conformément aux procédures ou aux instructions particulières), gérer des bases de données et les maintenir à jour régulièrement, effectuer des tâches variées de secrétariat pour le service.

En tant qu’assistant administratif : 

 
Marchés publics :

Support administratif pour les différentes étapes des marchés publics : courriers, suivi des échéances, liaison éventuelle entre les services pour les questions des soumissionnaires, classement dans Sharepoint,…
Back-up pour l’envoi trimestriel de l’inventaire des marchés publics aux Cabinets ministériels (liste des marchés publics suivant la délégation aux Fonctionnaires dirigeants).
Être capable de planifier ses activités : déterminer des priorités de manière efficiente et indiquer les actions nécessaires pour réaliser à court et long terme les objectifs posés.
 
Contrats et Protocoles :

Support administratif pour le suivi des contrats des SCR.
Suivi administratif des demandes dans le cadre du Protocole de support avec Iriscare (suivi des demandes via le formulaire des SCR, suivi de la refacturation, liaison avec les services de support, classement,…).
Suivi des procédures de commandes des SCR (MM dans SAP, documents à faire signer manuellement et suivi des workflows transversaux avec la Direction Support et ICT d’Iriscare).
 
Factures :

Vérification des factures dans VIM pour les contrats des SCR et liaison avec les services pour les justifications des factures du flux transversal.
Bons de commande via MM.
Export de données à la demande (tableau Excel de la situation par AB, capture d’écran de certains engagements) pour les collaborateurs du service et le management de la Direction. 
 
Conseil Consultatif :

Suivi des procédures du Secrétariat.
Gestion de la moitié des sections et bureaux et suivi de l’échéancier général des différentes réunions (pour le suivi en tant que back-up).
Suivi des rapports et du paiement des jetons de présence.
Suivi de la mise en place progressive de BOS.

Gestion de projets :

Secrétariat de la cellule PMO (organisation des réunions, récolte des données des sponsors pour la présentation du Copil projets,…).

En tant que support administratif : 
 
Avoir une bonne expertise d’outils informatiques Office et Sharepoint.
Avoir de bonnes connaissances du néerlandais / français.
Avoir des bonnes compétences rédactionnelles.

Profil

Le/la candidat(e) à l’emploi d’assistant administratif au sein du Service Coordination et appui transversal doit être :

Porteur d’un diplôme de gradué/bachelier en droit, ou de gradué/bachelier en secrétariat de direction.
Ou titulaire d’un diplôme de bachelier ou d’un diplôme supérieur de type court et faire valoir une expérience utile pour la fonction.

Offre

Avantages :
35 jours de congé par an
chèques-repas de 8 EUR par jours presté
possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme (via des formations certifiées)
nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
assurance hospitalisation
gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
accessibilité aisée via les transports en commun
possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
Calculer votre temps de trajet
À
COCOM | Bellard 71, 1040 Etterbeek

Cette adresse est introuvable.

Aucun itinéraire n'a pu être trouvé entre les deux adresses.

L’adresse exacte de ce poste n’est pas disponible. Il est donc possible que le temps de trajet calculé soit différent dans la réalité.
D'autres ont aussi consulté

    Le job a été sauvegardé

    Vous pouvez retrouver vos jobs sauvegardés sur la page d'accueil ou dans Mon Jobat.

    Pour pouvoir les consulter également sur d'autres appareils, connectez-vous.

    Encore 17 jours pour postuler

    Caractéristiques

    • Type de fonction : Service public
    • Secteur : Administration
    • Etterbeek (lieu de travail)
    Toutes les offres d'emploi chez COCOM

    Exigences

    • Néerlandais, Français

    Offre

    • Durée indéterminée
    • Temps plein

    Postuler avant le

    • 18 avril

    Recevoir des jobs par e-mail

    Recevez de nouveaux jobs pour 'Service public - Bruxelles' dans votre boîte mail.