Sept conseils pour ne pas être noyé sous le travail

Si vous êtes tous les jours submergé d’informations, comment encore apercevoir la forêt parmi les arbres ?

Après avoir mené une série de recherches, des scientifiques de la société Xerox ont mis au point une série de méthodes simples visant à gérer les flux d’informations et à rester maître de son temps.

  1. Soufflez un peu.
    Il est essentiel de vous octroyer régulièrement une pause. Quitter le bureau quelques minutes ou se dégourdir les jambes augmente la productivité.
  2. Optimisez votre emploi du temps.
    Essayez, dans la mesure du possible, de planifier vos réunions le même jour pour pouvoir consacrer les autres jours au traitement des informations.
  3. Faites un back-up de vos données.
    Mieux vaut conserver trop d’informations que pas du tout.
  4. Rangez votre bureau.
    Classez ou jetez immédiatement vos papiers après les avoir reçus. Scannez et archivez vos documents électroniquement pour gagner de la place. Débarrassez votre ordinateur des dossiers superflus et utilisez un moteur de recherche comme Google Desktop pour rechercher des informations.
  5. Traitez directement les informations.
    Souvent, vous perdez du temps à revenir plusieurs fois sur le traitement de la même information. Faites-le plutôt dès réception de celle-ci puis classez-la dans un dossier ou débarrassez-vous-en.
  6. Ne faites aucun cas des offres gratuites.
    Les e-mails superflus et les offres spontanées ont un coût. Gérez vos factures et comptes en ligne et demandez l’arrêt des publicités et coups de téléphone spontanés.
  7. Jouez la carte de la mobilité.
    Utilisez un GSM ou un PDA avec fonction « courrier électronique » pour rentabiliser les heures que vous passez en dehors du bureau. Si vous lisez des e-mails toute la journée, mieux vaut anticiper et lire les messages par petits lots dès qu’ils se présentent plutôt que de devoir trier et traiter ultérieurement une foule de messages en une seule fois.
 

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02/01/2009